Hệ thống Reservation khách sạn hoạt động như thế nào?

Hệ thống Reservation là một phần quan trọng trong quản lý khách sạn, giúp khách sạn khai thác và bán phòng hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu cách chúng hoạt động, đem lại hiệu quả cho khách sạn của bạn trong bài viết sau.

Hệ thống Reservation là gì?

Hệ thống Reservation là công cụ được các khách sạn sử dụng nhằm mục đích cho phép du khách đặt phòng trực tuyến. Chúng được biết đến nhiều như một hệ thống đặt phòng trung tâm và giúp các chủ khách sạn nhận được nhiều đặt phòng hơn thông qua các kênh bán phòng khách sạn đang dùng.

Các kênh bán phòng ở đây có thể bao gồm: kênh bán phòng trực tuyến mạnh mẽ như Booking.com và Expedia, website và Facebook (fanpage) của khách sạn hoặc Metasearch như Google Hotel Ads của Google.

Hệ thống Reservation khách sạn có thể tích hợp với các công cụ chính khác như Channel Manager và Booking Engine. Chúng sẽ đảm bảo giá và tình trạng phòng trống của khách sạn luôn được cập nhật, giá đặt phòng luôn ở mức phù hợp với khách sạn lẫn du khách. Ngoài ra, khách sạn cũng có quyền kiểm soát nhiều dữ liệu giá trị để đưa ra quyết định phù hợp.

Hệ thống Reservation là công cụ được các khách sạn sử dụng nhằm mục đích cho phép du khách đặt phòng trực tuyến.

Các loại hệ thống Reservation trong ngành khách sạn

Trong ngành khách sạn hiện nay, đang có rất nhiều loại hệ thống Reservation và chúng gây ra nhiều nhầm lẫn cho các chủ khách sạn. Một phần là bởi, chúng được dùng các tên, thuật ngữ khác nhau cho các sản phẩm tương đồng, chỉ khác ở một vài công cụ hoặc tính năng. Cùng xem 5 loại hệ thống Reservation phổ biến nhất hiện nay.

Hệ thống Reservation thủ công

Reservation thủ công là phương pháp đặt phòng truyền thống, không áp dụng công nghệ vào quá trình. Chúng được thể hiện qua việc khách sạn sẽ quản lý đặt phòng qua giấy tờ, số sách, điện thoại… cũng như các phương tiện, công cụ thủ công khác.

Ngày nay, phương pháp này ít được sử dụng trong các khách sạn, bởi khi áp dụng các công cụ quản lý trực tuyến giúp mọi hoạt động sẽ trở nên đơn giản, nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều. Do vậy, các khách sạn nếu muốn thành công thì họ cần phải bỏ các phương pháp đặt phòng thủ công lỗi thời.

Hệ thống Reservation trên nền web

Hệ thống Reservation trên nền web là một hệ thống Reservation trực tuyến, vận hành thông qua internet để quản lý hoạt động, tích hợp với các hệ thống Reservation trực tuyến khác. Đây là một hệ thống được nhiều khách sạn tin dùng, sử dụng để quản lý đặt chỗ, tình trạng phòng trống và phân phối phòng trên các kênh.

Khi sử dụng hệ thống Reservation trên nền web, khách sạn có thể tự động và đồng bộ hóa các hoạt động, từ đó giúp mọi việc trở nên đơn giản hơn. Điều này đem lại lợi ích thiết thực là thời gian được tiết kiệm, chủ khách sạn có thể tự do làm những việc khác và ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Hệ thống đặt phòng trung tâm

Hệ thống đặt phòng trung tâm (Central Reservation System – CRS) là một hệ thống Reservation trực tuyến, được các khách sạn sử dụng để quản lý phòng trống, giá và lịch sử đặt phòng. Chúng vừa có thể triển khai độc lập, hoặc kết hợp với các hệ thống khác, nên chúng thường được gọi chung cho hệ thống Reservation và các thuật ngữ liên quan.

Hệ thống Reservation cho khách sạn nhỏ

Hệ thống Reservation cho khách sạn nhỏ hoạt động tương tự như mọi hệ thống Reservation khác, chỉ khác là chúng được thiết kế riêng để phù hợp với các khách sạn nhỏ. Cụ thể, chúng ưu tiên tính thân thiện, dễ dùng, chi phí thấp và độ tin cậy cao.

Thông thường, các khách sạn nhỏ khi sử dụng hệ thống Reservation thì chỉ cần một vài mục tiêu và tính năng để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Một nhà cung cấp hệ thống Reservation chuyên nghiệp là khi cung cấp các gói, chính sách phù hợp với các khách sạn, cũng như không ép chủ khách sạn phải trả tiền cho các tính năng mà họ không dùng.

Hệ thống Reservation motel

Hệ thống Reservation motel cũng tương tự như các hệ thống Reservation trên, giúp các chủ nhà nghỉ tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng một hoặc nhiều yêu cầu quản lý đặt phòng từ họ. Về cơ bản, việc sử dụng và lợi ích giữa hệ thống này và các hệ thống trên là rất giống nhau, chỉ khác ở quy mô.

Tại sao các khách sạn cần một hệ thống Reservation khách sạn?

Hệ thống Reservation là công cụ cần thiết cho mọi khách sạn hiện nay, dù ở quy mô hay cấp độ nào. Các khách sạn đang phải thích ứng với nhu cầu đặt phòng trực tuyến ngày một cao, thể hiện qua con số 1/3 chi tiêu cho du lịch – tương đương 145 tỷ đô là thông qua đặt phòng trực tuyến. Ngoài ra, ngày càng nhiều du khách chỉ đặt phòng thông qua kênh trực tuyến và nếu không thay đổi để đáp ứng nhóm khách hàng này – khách sạn của bạn sẽ thâm hụt doanh thu đáng kể.

Các khách sạn hiện nay cũng đầu tư, áp dụng hệ thống quản lý đặt phòng ngay trong khách sạn, bởi chúng vừa tiện cho du khách lẫn nhân viên. Thay vì phải tìm đến quầy lễ tân, du khách có thể kiểm tra tình trạng phòng, đặt phòng và xác nhận chuyến đi của họ ở bất kỳ đâu, và không phải trao đổi trực tiếp với lễ tân như trước giờ.

Cụ thể hơn, khi đầu tư vào hệ thống Reservation, khách sạn của bạn sẽ nhận lại những lợi ích thiết thực dưới đây.

Đạt được lợi thế cạnh tranh

Hiện nay vẫn còn nhiều khách sạn nhỏ chưa sử dụng hệ thống Reservation trực tuyến. Chúng gián tiếp khiến du khách ít lựa chọn và tìm đến đặt phòng hơn, bởi khả năng hiển thị thấp và hình thức đặt phòng không thuận tiện. Khi áp dụng quy trình đặt phòng đơn giản và thuận tiện hơn, khách sạn của bạn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh với các khách sạn cùng phân khúc và đối thủ xung quanh.

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Khi áp dụng hệ thống Reservation, tình trạng phòng trống của khách sạn sẽ được cập nhật ngay lập tức khi nhận được lượt đặt, hủy phòng; không chỉ với một kênh, hệ thống mà với mọi kênh, hệ thống Reservation được kết nối. Điều này sẽ giúp khách sạn tiết kiệm được thời gian, công sức cho các hoạt động; và đồng thời giảm nguy cơ overbooking khi nhận đặt phòng khách sạn.

Các tính năng của hệ thống Reservation

Khách sạn cần biết, lưu ý các tính năng cần thiết, đem lại giá trị cho khách sạn lẫn du khách. Chúng không chỉ là việc tạo ra nhiều lượt đặt phòng tốt, mà còn tự động hóa các tác vụ để tạo ra những trải nghiệm đúng nghĩa, được cá nhân hóa cho mọi du khách. Một số tính năng cơ bản bao gồm:

Tích hợp, đồng bộ với các hệ thống quản lý mà khách sạn đang dùng

Điều bắt buộc là hệ thống Reservation có thể tích hợp liền mạch với các hệ thống khác mà khách sạn đang sử dụng, ví dụ như Channel Manager và Booking Engine. Nếu không, các công việc, hoạt động trong khách sạn sẽ trở nên phức tạp vì thiếu công nghệ tương ứng.

Một tính năng tích hợp khác là xử lý thanh toán trực tuyến, giúp du khách thoải mái và có nhiều lựa chọn thanh toán, phù hợp với hình thức ưa thích và tiện dụng cho họ. Đây cũng là cách tránh tình huống du khách hủy, không đặt phòng nữa khi không thấy hình thức thanh toán phù hợp, an toàn và chuyển đổi ngoại tệ tương ứng cho họ.

Quản lý đặt phòng của du khách

Quản lý thông tin và liên lạc với du khách rất quan trọng, nhằm để duy trì trải nghiệm tốt cho khách. Hệ thống Reservation sẽ giúp bạn dễ dàng thêm và cập nhật, chỉnh sửa thông tin chi tiết của khách cũng như cá nhân hóa email marketing gửi cho họ.

Ứng dụng trên thiết bị di động

Khách sạn đầu tư, sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp có cung cấp ứng dụng trên thiết bị di động tốt sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn. Với ứng dụng trên thiết bị di động, các thông báo và quản lý đặt phòng từ xa sẽ hiệu lực, giúp bạn thoải mái và linh hoạt, không nhất thiết phải luôn túc trực lễ tân khách sạn để quản lý đặt phòng nữa.

Báo cáo

Quyền xuất báo cáo và thông tin về hiệu suất bán phòng phải là một tính năng mặc định của hệ thống Reservation khách sạn. Nhìn thấy và hiểu rõ hiệu suất bán phòng sẽ giúp bạn ra quyết định tốt hơn cho khách sạn của mình.

Nhưng trên hết, tính năng cần và quan trọng nhất của các hệ thống quản lý đặt phòng là hỗ trợ. Bởi khách sạn về bản chất là một giải pháp hoạt động 24/7, nên mọi sự cố hoặc vấn đề phải được giải quyết ngay lập tức.

Hệ thống Reservation hoạt động như thế nào?

Hệ thống Reservation hoạt động bằng cách gửi và nhận dữ liệu, thông tin về lượt đặt phòng, thường là thông qua Channel Manager và phần mềm quản lý khách sạn.

Thông tin sẽ được chia sẻ, phản hồi hai chiều giữa Channel Manager, các kênh bán phòng được kết nối và phần mềm quản lý khách sạn. Hệ thống đặt phòng trung tâm (CRS) sẽ là kênh trung gian, đảm bảo dữ liệu truyền tải là chính xác, cập nhật và sẵn sàng truy xuất khi cần thiết.

Tích hợp các hệ thống khác vào hệ thống Reservation của khách sạn

Như đã nêu trên, hệ thống Reservation nên được tích hợp với các hệ thống khác để tăng cường hiệu quả hoặc khai thác tốt các tính năng. Ví dụ sẽ được nêu ở phần dưới đây.

Hệ thống Reservation tích hợp, hoạt động trên website khách sạn như thế nào?

Khi có một lượt đặt phòng trực tiếp được thực hiện trên website khách sạn, thông qua Booking Engine hoặc các công cụ khác, dữ liệu sẽ được cập nhật trên hệ thống Reservation và lưu trữ an toàn.

Hệ thống Reservation sẽ thông báo, truyền tải thông tin này đến Channel Manager và phần mềm quản lý khách sạn. Từ đó, tình trạng phòng trống sẽ luôn hiển thị chính xác và nhanh chóng cho dù du khách đặt phòng ở đâu, như thế nào.

Mối quan hệ giữa hệ thống Reservation và hệ thống lễ tân khách sạn

Hệ thống lễ tân là trung tâm của tất cả hoạt động trong khách sạn, vì thế mà khi có đặt phòng thì thông tin cũng sẽ đổ về đây. Dữ liệu này sẽ giúp điều chỉnh giá, cập nhật phòng trống, thực hiện thủ tục checkin và checkout, dịch vụ phòng và nhiều hơn thế nữa.

Bạn chỉ có thể quản lý khách sạn của mình hiệu quả và thành công khi có tất cả các dữ liệu cần thiết, quan trọng được cập nhật theo thời gian thực.

Các vấn đề thường gặp khi sử dụng hệ thống Reservation và cách giải quyết

Đôi khi, một vài vấn đề kỹ thuật phát sinh khi sử dụng hệ thống Reservation, do các hệ thống và nhà cung cấp hệ thống có cách vận hành và công nghệ khác nhau. Dưới đây sẽ là một vài vấn đề, cũng như giải pháp để giải quyết.

Đặt phòng trùng do thiếu tích hợp

Overbooking không chỉ khiến du khách không hài lòng, mà còn ảnh hưởng đến doanh thu thu. Cách giải quyết là sử dụng hệ thống tích hợp all in one (tất cả trong một), cho phép khách sạn hoạt động liền mạch, chính xác trên mọi kênh và mọi lúc.

Thiếu các tính năng cần thiết

Khi bạn sử dụng hệ thống Reservation nhưng vẫn phải dành nhiều thời gian, và thao tác thủ công nhiều, thì có điều gì đó đang không đúng. Điều này vừa khiến khách sạn của bạn thiết chuyên nghiệp khi vận hành, và mất doanh thu bởi chậm trễ và bỏ lỡ những cơ hội.

Để giải quyết, hãy suy nghĩ về những vấn đề mà bạn đang phải giải quyết, ví dụ như tăng lượt đặt phòng và tiết kiệm thời gian, hoặc các tính năng chi tiết, nâng cao như đóng nhận đặt phòng vào một thời điểm nhất định.

Dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ

Nếu hệ thống Reservation đang sử dụng cung cấp dữ liệu không chính xác hoặc đầy đủ, đây là một rủi ro nghiêm trọng. Ví dụ: thông tin đặt phòng thiếu thời gian đến checkin, khách sạn sẽ bị động và khó chuẩn bị tốt cho việc checkin khi du khách đến.

Với giải pháp all in one, dữ liệu sẽ được tích hợp liền mạch và bạn sẽ sớm có được thông tin mình cần. Chúng cũng có thể dễ dàng truy xuất với chỉ một click, hay thậm chí là in ra để bạn lưu trữ dễ dàng.

Hạn chế khi giao tiếp với du khách

Nếu khách sạn quên gửi thông tin liên lạc, tin nhắn trao đổi với du khách, đó sẽ là một trải nghiệm tiêu cực cho du khách. Vấn đề này sẽ được giải quyết khi sử dụng hệ thống Reservation, bởi chúng sẽ cho phép khách sạn tự động hóa thông tin liên lạc và cá nhân hóa thông điệp gửi cho từng khách.

Hệ thống Reservation có thể sử dụng miễn phí không?

Không thể đảm bảo rằng hệ thống Reservation chất lượng có thể sử dụng miễn phí mãi mãi, nhưng các nhà cung cấp đều cho phép dùng thử miễn phí hệ thống của họ.

Bản dùng thử miễn phí sẽ cho phép khách sạn khai thác hết tất cả các tính năng, lợi ích của sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định mà không tốn phí. Bạn có thể sử dụng thời gian này để tìm hiểu hệ thống, đo lường và đánh giá tính hiệu quả và quyết định xem chúng đảm bảo hiệu quả khi khách sạn của bạn sử dụng hay không, trước ra khi quyết định đầu tư sử dụng.

Tư vấn sử dụng hệ thống Reservation

Bên cạnh thời gian dùng thử miễn phí, bạn cũng có thể nhận được hướng dẫn trực tuyến hoặc demo về hệ thống Reservation mà bạn quan tâm.

Bản demo sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan, nhanh chóng nhưng toàn diện về các tính năng, chức năng của hệ thống Reservation để bạn có thể đưa ra quyết định có nên sử dụng sản phẩm này với khách sạn của mình hay không.

Quy trình triển khai hệ thống Reservation

Với nhà cung cấp phù hợp, việc triển khai hệ thống Reservation có thể diễn ra rất nhanh chóng và dễ dàng, phụ thuộc vào nhu cầu và hệ thống Reservation trước đó đã sử dụng. Thậm chí, việc setup và sử dụng ngay lập tức có thể diễn ra trong vòng 24 giờ từ lúc bạn đăng ký, còn việc hỗ trợ và hướng dẫn sẽ diễn ra trong quá trình vận hành.

Nếu có vấn đề hoặc nhu cầu tìm hiểu, bạn nên liên hệ và trao đổi để được hỗ trợ cài đặt, cấu hình hệ thống và đào tạo sử dụng sản phẩm. Tháng đầu tiên khi sử dụng là thời gian miễn phí, và khi hết tháng sẽ là lúc bạn quyết định có chi tiền để thành khách hàng của hệ thống Reservation hay không.

Tăng trưởng hoạt động kinh doanh khách sạn của bạn cùng hệ thống Reservation của giải pháp

Điều tuyệt vời bạn cần biết rằng, giải pháp là hệ thống all in one, cho phép bạn sử dụng tất cả các tính năng của hệ thống đặt phòng khách sạn, cùng những tính năng khác để vận hành khách sạn được hiệu quả và thành công. Cân nhắc sử dụng để nhận nhiều lượt đặt phòng, kiểm soát khách sạn chặt chẽ hơn cùng với:

– Hệ thống lễ tân – Tiết kiệm thời gian, giúp cuộc sống thêm tự do và thoải mái khi tất cả công việc, hoạt động đều được tập trung về một trung tâm duy nhất.

– Channel Manager – Đăng và hiển thị thông tin phòng trên nhiều kênh, bao gồm cả website khách sạn. Danh sách phòng trống sẽ luôn được cập nhật và dữ liệu được chia sẻ 2 chiều với hệ thống lễ tân khách sạn.

– Booking Engine – Nhận đặt phòng miễn phí, không tốn phí hoa hồng thông qua website hoặc Fanpage khách sạn, đồng thời xây dựng và quản lý thông tin khách hàng thân thiết.

– Ứng dụng di động – Quản lý đặt chỗ và khách đến, đi ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào với ứng dụng di động hàng đầu cho các khách sạn.

– …

Và nhiều hơn thế nữa những tính năng, lợi ích dành cho khách sạn của bạn. Liên hệ ngay với giải pháp để được hỗ trợ tức thời, 24/7.

Cuối cùng, hệ thống Reservation sẽ tạo nên sự khác biệt và chuyên nghiệp cho khách sạn khi sử dụng, cũng như đem lại những hiệu quả thiết thực cho trải nghiệm khách hàng. Chính vì thế, đây là công cụ hữu hiệu, nên sử dụng khi bạn đang vận hành khách sạn, để cạnh tranh và tạo ra những trải nghiệm tích cực cho du khách khi lưu trú tại khách sạn của bạn.