Tầm quan trọng của đặt phòng trực tiếp với các khách sạn

Nhiều chủ khách sạn đang phân vân đâu là kênh bán phòng nêu ưu tiên, là bán phòng trực tuyến thông qua tối ưu kênh OTA hay trực tiếp trên website khách sạn? Bài viết sau tập trung vào bán phòng trực tiếp để chỉ ra những lợi ích, và những cách để tối ưu kênh bán phòng này cho các khách sạn.

Tại sao đặt phòng trực tiếp lại quan trọng?

Mới đây, Cloudbeds xuất bản Báo cáo Nhà ở Độc lập (State of Independent Lodging Report), chi ra là: 57% lượt đặt phòng đến từ kênh bán phòng trực tuyến, mà tập trung nhiều ở kênh OTA; 43% còn lại là từ các kênh bán phòng trực tiếp, phủ rộng khắp website bán phòng, email hay đặt tại quầy lễ tân. Trong 43% ấy, website khách sạn chiếm đến 60% lượt bán phòng, và các kênh như mạng xã hội, khách bộ hành… chiếm 40% ít ỏi còn lại. Điều này cho thấy du khách vừa tin tưởng nhất định vào các khách sạn có website, lại vừa cho thấy hiệu quả khi áp dụng công nghệ khách sạn vào vận hành.

Đặt phòng trực tiếp là hình thức đặt phòng khách sạn mà không thông qua bất kỳ kênh bán phòng, công cụ trung gian nào. Một số hình thức đặt phòng trực tiếp phổ biến như website khách sạn, hotline, email, hay boxchat… giải pháp này giúp các khách sạn không phải tốn chi phí trung gian như hoa hồng kênh OTA hay chi trả dựa trên lượt bán phòng thành công, và cải thiện lợi nhuận cho khách sạn.

Đây là hình thức đặt phòng truyền thống, gắn liền với các kênh kết nối đơn giản như điện thoại, email hay đặt phòng trực tiếp tại quầy lễ tân… Chúng vẫn hiệu quả trong bối cảnh hiện nay, nhưng chưa đáp ứng được các yêu cầu quản lý, vận hành nâng cao từ các khách sạn. Do đó, các công cụ, công nghệ khách sạn mới hơn như Booking Engine trên website khách sạn dần được áp dụng rộng rãi, đem lại hiệu quả như khi sử dụng các công cụ đặt phòng trực tuyến khác.

Khi sử dụng kênh đặt phòng trực tuyến để tối ưu kênh OTA, khách sạn lẫn khách đặt phòng sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể:

– Lấy khách hàng làm trung tâm, giúp khách sạn tương tác trực tiếp, hiểu nhanh và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách đặt phòng như bán thêm dịch vụ, nâng hạng phòng, hoặc phục vụ bữa sáng theo yêu cầu…

– Quản lý thông tin hiệu quả, an toàn và rõ ràng, không bị kiểm soát bởi bên thứ 3 (cung cấp, vận hành nền tảng bán phòng trực tuyến).

– Giảm giá thành, cạnh tranh với các đối thủ tốt hơn khi hạn chế được chi phí hoa hồng từ các kênh bán phòng, chiết khấu với mỗi lượt bán phòng thành công.

Tăng doanh thu trực tiếp

Đặt phòng trực tiếp giúp khách sạn giữ lại phần lớn doanh thu thay vì phải chia sẻ với các kênh phân phối bên thứ ba như OTA. Điều này giúp tối ưu lợi nhuận và giảm chi phí hoa hồng.

Kiểm soát trải nghiệm khách hàng

Khi khách hàng đặt phòng trực tiếp, khách sạn có thể kiểm soát toàn bộ quá trình từ lúc khách hàng tìm kiếm thông tin đến khi hoàn tất đặt phòng và trải nghiệm dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ và tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng.

Tăng cường quan hệ khách hàng

Đặt phòng trực tiếp giúp khách sạn xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng. Thông qua đó, khách sạn có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng để gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt và duy trì liên lạc thường xuyên.

Dữ liệu khách hàng chính xác

Đặt phòng trực tiếp cung cấp cho khách sạn dữ liệu khách hàng chính xác và đầy đủ. Điều này giúp khách sạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện dịch vụ và xây dựng chiến lược marketing hiệu quả hơn.

Đặt phòng trực tiếp cũng là một thị trường tiềm năng, khi giúp các khách sạn trên toàn cầu kiếm được 250 tỷ đô vào năm 2019, và tăng trung bình 30% vào các năm tiếp theo. Nhưng dù doanh thu từ chúng lớn, thì cũng không ngăn được các chủ khách sạn muốn ưu tiên, bán phòng nhiều hơn qua các kênh bán phòng trực tuyến. Điều này đã tạo ra một cuộc chiến ngầm giữa các kênh OTA và Booking Engine trên website khách sạn, khi bên nào có thể đem lại nhiều lượt đặt phòng, doanh thu cho khách sạn hơn.

Cũng vì là thị trường tiềm năng, nên rất nhiều giải pháp, công ty công nghệ khách sạn phát triển các công cụ, giải pháp để khai thác bán phòng trực tiếp tốt hơn. Dựa vào đó, các khách sạn có thể ứng dụng bán phòng trực tiếp tốt hơn, nhằm khai thác đối đa sức mạnh và tạo nên những trải nghiệm tốt hơn cho khách đặt phòng tại khách sạn.

Những cách để tối ưu kênh OTA cho các khách sạn

Tiếp theo đây, chúng ta cùng tìm hiểu những cách tăng lượt đặt phòng trực tiếp cho khách sạn, để cải thiện tỷ lệ đặt phòng trực tiếp, nhằm tối đa hóa doanh thu mà khách sạn nhận được.

Sử dụng công cụ đặt phòng không tính phí hoa hồng

Dù có nhiều kênh triển khai bán phòng trực tiếp, nhưng để khai thác hiệu quả thì các khách sạn cần sử dụng các công cụ, nền tảng được xây dựng với mục đích tối ưu hoạt động. Khi lựa chọn các nền tảng nhằm vận hành công cụ bán phòng trực tiếp, hãy lựa chọn các công cụ miễn phí hoa hồng bán phòng, tức thu phí dựa trên mỗi lượt bán phòng thành công. Thay vào đó, hãy chọn các nền tảng thu phí thuê bao theo tháng, với một mức phí cố định, được thanh toán định kỳ như mỗi tháng, quý hoặc theo năm.

Dù không phải lúc nào khách sạn cũng có lượng khách cố định, và có những giai đoạn dù không có khách nhưng vẫn phải chịu phí thuê bao dịch vụ. Nhưng giải pháp này giúp các khách sạn đặt mục tiêu và xây dựng chiến lược tính cực, hiệu quả hơn, nhất là vào mùa du lịch thấp điểm để kích cầu, và bán được nhiều phòng hơn.

Xây dựng website khách sạn hiện đại, thân thiện với người dùng

Website là ấn tượng ban đầu, là nơi mà du khách tìm đến khi tìm hiểu khách sạn của bạn. Xây dựng website hiện đại, thân thiện, dễ trải nghiệm và thao tác, đơn giản trong việc đặt phòng là điều phải có. Một số tiêu chí phải có khi vận hành website khách sạn là:

– Hình ảnh, video rõ nét, thẩm mỹ cao, phản ánh chính xác không gian, kiến trúc của khách sạn, phòng ốc.

– Thông tin mô tả phòng đơn giản, rõ ràng, tạo ấn tượng ngay lần đọc đầu tiên.

– Nút đặt phòng nổi bật, thu hút và khơi gợi được nhu cầu đặt phòng.

– Quy trình đặt phòng nên đơn giản, tiện lợi, tối đa 3 bước để người dùng có thể thao tác đặt phòng nhanh chóng, đơn giản nhất.

Bên cạnh đó, khách sạn cũng nên tối ưu hiển thị trên thiết bị di động, khi xu hướng thao tác và đặt phòng trên di động ngày một tăng, nên nếu không ưu tiên kênh này sẽ khó để đáp ứng, tạo nên khác biệt cho nhu cầu của khách đặt phòng.

Website là kênh quan trọng để khách hàng tìm kiếm thông tin và đặt phòng trực tiếp. Một website tối ưu sẽ giúp tăng cường trải nghiệm người dùng và thúc đẩy đặt phòng trực tiếp.

– Thiết kế thân thiện với người dùng: Giao diện website cần phải trực quan, dễ dàng điều hướng và hiển thị rõ ràng các thông tin cần thiết.

– Tốc độ tải trang nhanh: Đảm bảo website tải nhanh trên mọi thiết bị để không làm gián đoạn trải nghiệm của khách hàng.

– Tối ưu SEO: Sử dụng từ khóa liên quan và tối ưu nội dung để website dễ dàng xuất hiện trên các công cụ tìm kiếm.

Đa dạng gói giá, dịch vụ trong khách sạn

Một chiến lược tối ưu doanh thu mà các khách sạn nên áp dụng là đa dạng gói giá, không chỉ nên áp dụng duy nhất một giá cho các hạng phòng, dịch vụ hay gói dịch vụ. Đa dạng gói giá nhằm đáp ứng sự đa dạng về nhu cầu, mục tiêu và khả năng chi tiêu của từng nhóm khách hàng. Đồng thời, với từng mức giá, khách sạn cũng có thể áp dụng các chính sách giá linh hoạt như: Hoàn tiền, không hoàn tiền, hoàn tiền linh hoạt… tương tự như các kênh bán phòng trực tuyến.

Tạo ra các ưu đãi đặc biệt và khuyến mãi chỉ dành riêng cho khách hàng đặt phòng trực tiếp là cách hiệu quả để tối ưu kênh OTA nhằm thúc đẩy doanh số.

– Giảm giá đặc biệt: Cung cấp các mã giảm giá hoặc ưu đãi giảm giá khi khách hàng đặt phòng trực tiếp qua website.

– Gói dịch vụ: Tạo ra các gói dịch vụ hấp dẫn bao gồm phòng ở, bữa ăn và các dịch vụ tiện ích khác với giá ưu đãi.

Cung cấp các sản phẩm bán thêm và tiện ích bổ sung trong quá trình đặt phòng

Khách phòng khi đặt phòng sẽ không chỉ muốn đặt phòng, mà họ còn muốn sử dụng các gói, dịch vụ khác trong khách sạn như là thuê xe, bữa ăn, spa, giặt là, tour du lịch… Khách sạn dựa trên các dịch vụ hiện có, nhu cầu mà khách đặt phòng mong muốn để thể hiện, cung cấp các dịch vụ tương ứng, giúp khách đặt phòng dễ dàng lựa chọn, mua thêm để bổ sung trải nghiệm cho chuyến đi.

Một điều cần lưu ý rằng, không phải giải pháp, công cụ hỗ trợ bán phòng trực tiếp nào cũng hỗ trợ mở rộng các gói dịch vụ khách sạn, điều này đã giới hạn phần nào khả năng mở rộng, bán thêm của các khách sạn. Vậy cho nên khi áp dụng, các khách sạn nên tìm hiểu trước thật kỹ càng nhằm đảm bảo các giải pháp ấy đem đến trải nghiệm đúng như kỳ vọng của mình.

Tận dụng tiếp thị kỹ thuật số

Thời đại kỹ thuật số kéo mọi người đến gần với nhau hơn, từ đó giúp các khách sạn dễ dàng tiếp cận, tạo sự quan tâm, thúc đẩy hành vi đặt phòng khách sạn dễ dàng hơn.

Bước đầu tiên cần thực hiện, là xây dựng thương hiệu khách sạn, dựa trên những giá trị nội tại, là những ưu thế đang có của khách sạn như lợi thế về không gian, vị trí địa lý, chính sách giá… và nhu cầu, mong muốn của khách đặt phòng như cần một khách sạn như thế này, đáp ứng được điều kia…

Sau đó, khách sạn cần tối ưu hiển thị bằng SEO khách sạn, quảng cáo khách sạn nhằm tăng cường độ phủ, cải thiện nhận diện thương hiệu. Với SEO, khách sạn nên chú ý các yếu tố trên website như tốc độ tải trang, hình ảnh minh họa hoặc nội dung chuẩn SEO. Với quảng cáo khách sạn, cần tìm kiếm và xác định các từ khóa quan trọng, đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của người dùng khi tìm kiếm thông tin.

Và cũng đừng quên tích cực hoạt động trên mạng xã hội. Bởi nhiều khách sạn hiện nay không bán phòng trực tuyến, cũng không sử dụng website mà chỉ bán phòng trên fanpage, vì họ thấy khả năng tiếp cận và tiềm năng bán phòng tốt hơn mọi kênh khác. Dù có thể rằng đây không phải là kênh bán phòng chính, nhưng khách sạn của bạn cũng đừng nên bỏ qua, nhằm tiếp cận và lan tỏa các xu hướng phổ biến, để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng cho khách sạn của mình hơn.

Và cũng đừng quên tạo nên những hashtag mới, đặc trưng cho khách sạn của mình nhằm xây dựng cộng đồng riêng, dễ dàng tìm kiếm và theo dõi các bài viết liên quan đến khách sạn của mình.

Song song với đó, các khách sạn cũng có thể thông qua metasearch để hiển thị khách sạn của mình được rộng hơn, trực quan và sát với nhu cầu của du khách hơn. Nếu khách sạn đã có thương hiệu được một nhóm khách hàng nhất định biết thì có thể sử dụng Free Booking Links để tối ưu kênh bán phòng trực tiếp, khi hiển thị nổi bật, thu hút người dùng truy cập để đặt phòng trực tiếp trên website khách sạn.

Mạng xã hội là công cụ mạnh mẽ để quảng bá và tăng cường đặt phòng trực tiếp.

– Quảng cáo trên mạng xã hội: Sử dụng các chiến dịch quảng cáo trên Facebook, Instagram, và các mạng xã hội khác để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng.

– Tương tác với khách hàng: Tạo nội dung hấp dẫn, tương tác thường xuyên và phản hồi nhanh chóng các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng trên mạng xã hội.

Đảm bảo thông tin liên lạc chính xác, rõ ràng, luôn túc trực

Một lợi thế lớn của kênh bán phòng trực tiếp là kết nối trực tiếp với khách hàng, do vậy kênh liên lạc là yếu tố quan trọng, cần xây dựng và đảm bảo, tránh những trải nghiệm khó chịu cho khách đặt phòng. Hãy chắc chắn rằng hotline khách sạn luôn có người túc trực và sẵn sàng trả lời hết mọi thắc mắc, giải đáp trọn vẹn mọi yêu cầu mà kênh bán phòng trực tuyến, mạng xã hội không thể cung cấp được. Khách sạn cũng có thể áp dụng botchat, AI để giải quyết những câu hỏi, thắc mắc đơn giản như xác nhận thông tin đặt phòng, yêu cầu dịch vụ hoặc tìm hiểu thông tin về khách sạn.

Trên đây là những điều cần biết, và làm thế nào để khai thác bán phòng trực tiếp hiệu quả, đem lại doanh thu như kỳ vọng lẫn đáp ứng được nhu cầu bán phòng của khách sạn. Việc áp dụng có điều chỉnh, phù hợp với mô hình, phương pháp vận hành của khách sạn sẽ là tiền đề cơ bản, giúp hiệu quả đem lại vượt trội, như ý mà khách sạn muốn hơn.

Tăng cường trải nghiệm đặt phòng

Đảm bảo quá trình đặt phòng trực tiếp diễn ra suôn sẻ và dễ dàng sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và quay lại đặt phòng nhiều lần.

– Quy trình đặt phòng đơn giản: Tối giản các bước đặt phòng và yêu cầu thông tin cần thiết nhất để khách hàng không cảm thấy phiền phức.

– Thanh toán an toàn: Cung cấp các phương thức thanh toán an toàn và đa dạng để khách hàng yên tâm khi đặt phòng.

Cách để khai thác bán phòng trực tiếp hiệu quả cho các khách sạn

Tích hợp công nghệ

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu quy trình đặt phòng trực tiếp và quản lý khách sạn hiệu quả.

– Hệ thống quản lý khách sạn (pms): Sử dụng PMS để quản lý thông tin khách hàng, đặt phòng và các hoạt động kinh doanh khác một cách hiệu quả.

– Công cụ đặt phòng trực tuyến: Tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến trực tiếp trên website để khách hàng dễ dàng thực hiện giao dịch.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm đặt phòng trực tiếp tốt nhất cho khách hàng.

– Kỹ năng giao tiếp: Đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp, tư vấn và chăm sóc khách hàng để tạo ấn tượng tốt và khuyến khích khách hàng đặt phòng trực tiếp.

– Hiểu biết sản phẩm: Nhân viên cần nắm rõ thông tin về các dịch vụ, tiện ích của khách sạn để tư vấn chính xác và thuyết phục khách hàng.

Chương trình khách hàng thân thiết

Chương trình khách hàng thân thiết giúp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và khuyến khích họ quay lại đặt phòng trực tiếp.

– Điểm thưởng: Tích điểm cho mỗi lần đặt phòng và cho phép khách hàng đổi điểm lấy các dịch vụ hoặc ưu đãi đặc biệt.

– Ưu đãi đặc biệt: Cung cấp các ưu đãi đặc biệt dành riêng cho thành viên của chương trình khách hàng thân thiết.

Những lưu ý cần thiết khi bán phòng trực tiếp

Đảm bảo tính minh bạch

Minh bạch trong thông tin về giá cả, dịch vụ và các điều khoản đặt phòng là yếu tố quan trọng để tạo lòng tin với khách hàng.

– Giá cả rõ ràng: Hiển thị rõ ràng giá phòng và các chi phí liên quan để khách hàng không bị bất ngờ khi thanh toán.

– Điều khoản và chính sách: Cung cấp thông tin chi tiết về điều khoản đặt phòng, chính sách hủy phòng và các quy định khác.

Tập trung vào chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ là yếu tố quyết định khách hàng có quay lại đặt phòng trực tiếp hay không.

– Dịch vụ tận tình: Đảm bảo nhân viên phục vụ tận tình, chu đáo và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.

– Tiện nghi đầy đủ: Cung cấp các tiện nghi đầy đủ và chất lượng cao để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất.

Đánh giá và phản hồi

Đánh giá và phản hồi từ khách hàng là nguồn thông tin quý giá để cải thiện dịch vụ và chiến lược bán phòng trực tiếp.

– Khảo sát hài lòng: Gửi khảo sát hài lòng sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ để thu thập ý kiến và phản hồi.

– Phản hồi nhanh chóng: Đảm bảo phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp đối với các đánh giá và phản hồi của khách hàng.

Kết luận

Đặt phòng trực tiếp không chỉ giúp khách sạn tối ưu kênh OTA và tăng cường doanh thu mà còn nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ. Bằng cách tối ưu website, cung cấp ưu đãi đặc biệt, sử dụng mạng xã hội, tích hợp công nghệ, đào tạo nhân viên và xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, khách sạn có thể khai thác hiệu quả kênh bán phòng trực tiếp. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch, tập trung vào chất lượng dịch vụ và chú trọng đến đánh giá và phản hồi của khách hàng là những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển kênh bán phòng trực tiếp.