Tương lai của công nghệ dọn phòng khách sạn

Giao tiếp nội bộ suôn sẻ là chìa khóa tạo nên trải nghiệm ma thuật mà khách cảm nhận được khi bước vào một khách sạn được vận hành hiệu quả. Khi giao tiếp gặp trục trặc, các điểm nghẽn xuất hiện, dẫn đến khách hàng không hài lòng, nhân viên không thỏa mãn và trải nghiệm khách sạn kém chất lượng. Đây là điều ngược lại với hoạt động tập trung vào khách hàng.

Để thúc đẩy hoạt động suôn sẻ và ngăn chặn sự ma sát xảy ra, điều quan trọng là triển khai công nghệ để tinh giản quy trình của khách sạn, đặc biệt là trong bộ phận dọn phòng. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá lý do tại sao bộ phận dọn phòng lại là điểm khởi đầu quan trọng.

Bộ phận dọn phòng

Bộ phận dọn phòng là trung tâm của hoạt động khách sạn của bạn. Họ làm sạch các phòng khách, khu vực công cộng và các khu vực hậu trường, đảm bảo rằng các phòng đã sẵn sàng cho khách tiếp theo. Họ quản lý việc giặt giũ, sấy khô và phân phối ga trải giường, khăn tắm và khăn trải bàn. Bộ phận dọn phòng cũng có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung cho khách như dịch vụ làm giường, nơi họ kéo rèm, gấp gọn giường, thay khăn tắm và có thể để lại một viên kẹo hoặc bánh quy trên giường. Họ cũng xử lý các yêu cầu đặc biệt về tiện nghi như chăn, gối hoặc đồ dùng cá nhân.

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc của bộ phận dọn phòng bao gồm một Quản lý Dọn phòng điều hành toàn bộ hoạt động, điều phối lịch làm sạch, quản lý ngân sách và đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh cũng như sự hài lòng của khách hàng được đáp ứng. Họ cũng chịu trách nhiệm đào tạo và giám sát nhân viên cũng như giải quyết bất kỳ khiếu nại nào của khách.

Hỗ trợ cho Quản lý Dọn phòng là các Trợ lý Quản lý Dọn phòng, người quản lý các hoạt động hàng ngày như dọn dẹp phòng và khu vực chung và xử lý các công việc thường xuyên. Ngoài ra, còn có một đội ngũ nhân viên giặt là chuyên trách, chịu trách nhiệm quản lý ga trải giường, khăn tắm, đồng phục và các mặt hàng khác cần giặt ủi, cũng như kiểm soát tồn kho.

Các thách thức chính trong bộ phận dọn phòng

Chúng ta đã đề cập đến tầm quan trọng của giao tiếp trong hoạt động khách sạn, nhưng với nhu cầu của bộ phận dọn phòng phải quản lý nhiều nhiệm vụ dưới thời hạn gắt gao, sự hiểu lầm và sai sót trong giao tiếp đôi khi xảy ra. Dưới đây là một số thách thức chính mà bộ phận dọn phòng thường phải đối mặt, cùng với một số giải pháp công nghệ.

Giao tiếp liên phòng ban

Mối quan hệ truyền thống giữa bộ phận lễ tân và bộ phận dọn phòng thường xuyên gặp vấn đề, và giống như bất kỳ sự ganh đua anh em nào, nguyên nhân chính là chất lượng giao tiếp giữa hai bên.

Việc hiểu biết về các điểm nghẽn là rất quan trọng, và điều này đã trở nên dễ dàng hơn với các hệ thống quản lý tài sản thông minh cho phép tích hợp phần mềm hữu ích. Lập kế hoạch linh hoạt, cập nhật trạng thái theo thời gian thực và giao tiếp tức thì có thể dẫn đến việc quản lý chi phí chưa từng có cho khách sạn, cũng như giảm xung đột giữa các phòng ban.

Chẳng hạn, khi một khách hàng trả phòng, bộ phận dọn phòng có thể được thông báo tự động qua điện thoại thông minh hoặc thiết bị, loại bỏ sự cần thiết phải chờ đợi các cập nhật thủ công tại lễ tân trước khi chuẩn bị phòng cho khách tiếp theo.

Thời gian chờ

Thường có một khoảng thời gian chờ đợi đáng kể giữa lúc phòng đã sẵn sàng và khi khách có thể nhận phòng.

Truyền thống, các giao diện giữa hệ thống quản lý tài sản và hệ thống điện thoại có nghĩa là các nhân viên dọn phòng phải quay số trên điện thoại để thông báo lễ tân khi phòng đã sẵn sàng. Tuy nhiên, với công nghệ hiện đại như nhận diện khuôn mặt và các giải pháp di động, tương lai của quản lý dọn phòng khách sạn nằm ở việc tận dụng công nghệ di động để tinh giản quy trình, giảm sử dụng tài nguyên và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Về cơ bản, việc áp dụng công nghệ di động có thể tinh giản quy trình, giảm sử dụng tài nguyên và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Vấn đề nhân sự

Bộ phận dọn phòng là một trong những bộ phận có tỷ lệ thay thế nhân viên cao nhất, dẫn đến việc phải đào tạo liên tục nhân viên mới và thường xuyên thiếu nhân sự. Điều này có thể gây căng thẳng cho các thành viên trong nhóm bị phân tán. Đào tạo liên tục giúp giải quyết những vấn đề này. Bằng cách đào tạo nhân viên của bạn thường xuyên và xác định các lĩnh vực cần cải thiện, bạn thể hiện sự đầu tư vào đội ngũ của mình. Bạn càng đầu tư nhiều vào nhân viên, họ càng cam kết hơn với khách sạn của bạn, dẫn đến tỷ lệ thay thế nhân viên thấp hơn. Việc sử dụng nền tảng e–learning như Mews University cung cấp cho nhân viên sự tự do học tập theo lịch của họ, bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu.

Bảng kẹp

Bảng kẹp có thể gây ra lỗi như dọn dẹp phòng sai và không thể giao tiếp trong tình huống khẩn cấp. Bảng kẹp nên trở thành một phần của quá khứ. Mặc dù việc hỗ trợ chuyển giao từ kỹ thuật số là quan trọng, các công ty phần mềm khách sạn cần xây dựng các giải pháp cho các nhân viên dọn phòng mà không yêu cầu đào tạo kéo dài nhiều ngày và phù hợp với các nhà điều hành nhỏ nhất.

Ngoài việc giúp khách sạn tăng năng suất, các giải pháp di động có thể giúp loại bỏ rác thải giấy do nhiều bản in trong nhiều bộ phận dọn phòng. Việc số hóa dữ liệu cũng giúp các quản lý tổng hợp và rút báo cáo theo thời gian thực cho tình trạng hoạt động tổng thể.

Với sự gia tăng của các nền tảng phá cách như Airbnb, các định dạng mới của ngành khách sạn đang xuất hiện, bao gồm các cụm căn hộ ở nhiều vị trí khác nhau vẫn cần được quản lý như một khách sạn truyền thống. Công nghệ di động sẽ là rất quan trọng để bảo vệ hoạt động dọn phòng khách sạn trong tương lai khi các hình thức lưu trú trở nên phức tạp và phân tán hơn.

Nhược điểm của việc áp dụng một hệ thống như vậy là gì? Có một luận điểm học thuật rằng, nếu một ứng dụng dọn phòng dựa trên đám mây đã được tích hợp vào hoạt động của khách sạn giả tưởng Beresford trong bộ phim hài lãng mạn Maid in Manhattan, thì có thể Jennifer Lopez đã được thông báo về sự hiện diện của một khách trong phòng và sẽ không gặp Ralph Fiennes và sống hạnh phúc mãi mãi. nhưng ngoài điều đó, tương lai của phần mềm dọn phòng khách sạn có vẻ như là di động và dựa trên đám mây.

Tương lai của công nghệ dọn phòng khách sạn nằm ở các ứng dụng di động Dọn phòng có thể được coi là hoạt động kém hiệu quả nhất trong bất kỳ khách sạn nào. Giữa một mê cung các phòng với khách hàng bí ẩn ra vào, bảng kẹp và báo cáo in ấn thường là la bàn duy nhất mà các nhân viên dọn phòng có để điều hướng qua các công việc hàng ngày của họ và tìm phòng tiếp theo để dọn dẹp.

Thật sốc, hầu hết các khách sạn vẫn sử dụng bộ đàm để giao tiếp giữa lễ tân và bộ phận dọn phòng. Tuy nhiên, với công nghệ hiện có, các nhân viên dọn phòng có thể sử dụng điện thoại thông minh, có thể là của riêng họ, để đăng nhập vào hệ thống quản lý tài sản (PMS) và kiểm tra các phòng nào đã sẵn sàng để dọn dẹp, thay đổi trạng thái của phòng khi chúng đã được dọn dẹp và kiểm tra tên của khách trước khi gõ cửa. Các khách sạn cần dựa vào hệ thống của họ và biết rằng khi một phòng được kiểm tra, nó sẽ được báo cáo ngay lập tức cho lễ tân. Tính khả dụng tăng lên cho phép nhân viên lễ tân di chuyển các đặt phòng nhanh hơn mà không làm gián đoạn quy trình dọn phòng với việc ưu tiên lại liên tục.

10 công nghệ đang cách mạng hóa bộ phận dọn phòng

Công nghệ từ lâu đã được coi là giải pháp cho các khách sạn nhằm tăng cường hiệu quả trong các bộ phận. Nó tinh giản quy trình, giảm chi phí và tạo ra môi trường khách sạn được thiết kế để gây ấn tượng và để lại dấu ấn lâu dài với khách hàng. Hãy xem mười giải pháp đang cách mạng hóa bộ phận dọn phòng.

Ứng dụng di động cho quản lý dọn phòng

Dọn phòng thường là hoạt động kém hiệu quả nhất trong một khách sạn. Công nghệ di động có thể giúp các nhân viên dọn phòng đăng nhập vào PMS, kiểm tra các phòng nào đã sẵn sàng để dọn dẹp, thay đổi trạng thái của phòng khi chúng đã được dọn dẹp và kiểm tra tên của khách trước khi gõ cửa. Điều này tăng cường hiệu quả và giảm gián đoạn trong quy trình dọn phòng.

Ứng dụng di động – Loại 1: Quản lý nhiệm vụ/ lịch trình

Dọn phòng khách sạn di động đã phát triển thông qua quản lý nhiệm vụ/ lịch trình và các giải pháp dựa trên danh sách như RoomChecking và Optii. Các công cụ này tự động phân công nhiệm vụ và lập lịch dựa trên trạng thái phòng theo thời gian thực và sự sẵn có của nhân viên, cải thiện hiệu quả và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Ứng dụng di động – Loại 2: Giải pháp quản lý hành vi

Các giải pháp quản lý hành vi, như HotelKit, cung cấp các hệ thống giao tiếp tích hợp giống như Slack cho khách sạn. Các nền tảng này cho phép các đội ngũ vận hành khách sạn phân công nhiệm vụ và lên lịch nhanh chóng và chủ động qua ứng dụng di động, nâng cao khả năng phối hợp và phản ứng trong đội.

Phần mềm dọn phòng tích hợp vào PMS

Một PMS như Mews có tích hợp phần mềm dọn phòng là lý tưởng để tăng năng suất, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Phần mềm này cho phép bạn quản lý việc xoay vòng phòng, khối lượng công việc, phân công phòng, làm sạch hàng ngày và các nhiệm vụ bảo trì. Nó tinh giản giao tiếp với các cập nhật trong ứng dụng, giúp nhân viên hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả.

Danh sách kiểm tra kỹ thuật số

Danh sách kiểm tra kỹ thuật số tích hợp vào phần mềm dọn phòng PMS của bạn có thể giúp nhân viên chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ, theo dõi những gì đã được hoàn thành và những gì vẫn còn cần phải làm. Điều này đảm bảo tuân thủ, cung cấp cho lễ tân ước lượng tốt hơn về tình trạng phòng và giúp quản lý các nhiệm vụ bảo trì hoặc yêu cầu của khách một cách hiệu quả hơn.

Máy dọn dẹp robot tự động

Robot đang cách mạng hóa việc dọn phòng khách sạn. Dòng máy dọn dẹp robot thương mại TASKI Intellibot của Diversey Care cho phép nhân viên khách sạn tập trung vào các nhiệm vụ tạo doanh thu và giá trị gia tăng khác. Mặc dù không được thiết kế cho các chi tiết phức tạp của việc dọn dẹp phòng, chúng xuất sắc trong các không gian lớn với ít vật cản hơn.

Khử trùng bằng tia cực tím

Trong những năm sau Covid–19, khách hàng trở nên yêu cầu cao hơn về tiêu chuẩn vệ sinh. Việc giới thiệu công nghệ ánh sáng UV–C có thể khử trùng bề mặt bằng cách tiêu diệt vi khuẩn và virus. Giải pháp không hóa chất này không chỉ giúp giảm sự lây lan của nhiễm trùng mà còn lý tưởng cho các mục đích vệ sinh.

Trí tuệ nhân tạo

Trí tuệ nhân tạo và học máy không nên bị bỏ qua khi phân tích dữ liệu tốt hơn, dự đoán nhu cầu bảo trì và tối ưu dự báo nhân sự dựa trên nhu cầu. Bằng cách sử dụng AI, mô hình dự đoán trở nên chính xác hơn, và bạn có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu quá khứ mà nếu không sẽ rất tốn thời gian.

Công nghệ RFID

Các thẻ RFID có thể được sử dụng để theo dõi ga trải giường, tồn kho và đồng phục hiệu quả hơn, giảm thiểu tổn thất và trộm cắp đồng thời cải thiện quản lý tồn kho tổng thể. Kiểm soát tồn kho chính xác giảm thiểu mất doanh thu do các mặt hàng không được tính toán.

Xe đẩy dọn phòng

Xe đẩy của nhân viên dọn phòng là văn phòng de facto của họ. Một xe đẩy dọn phòng được tổ chức và trang bị tốt là chìa khóa cho hiệu quả, giúp nhân viên phòng tránh lãng phí thời gian tìm kiếm một vật dụng dọn dẹp hoặc phải quay lại phòng giặt để lấy thêm đồ. Số lượng các mặt hàng được chất lên xe đẩy thay đổi tùy thuộc vào các loại phòng được dọn dẹp, tiện nghi được cung cấp bởi cơ sở và kích thước của xe đẩy. Truyền thống, xe đẩy đủ rộng để mang theo tất cả các vật dụng cần thiết cho các nhiệm vụ phòng trong nửa ngày, nhiều khách sạn hiện nay đang thay thế các xe đẩy cồng kềnh bằng các mẫu nhỏ hơn, điện tử giống như túi golf, được khen ngợi vì sự tiện lợi, hiệu quả và vẻ ngoài không gây cản trở.

Tận dụng tiềm năng của công nghệ dọn phòng khách sạn thông qua đào tạo Tuy nhiên, khi triển khai bất kỳ công nghệ mới nào, đào tạo là chìa khóa. Việc áp dụng công nghệ trong dọn phòng là một hành trình dài hơn nhiều so với bất kỳ bộ phận nào khác. Quan trọng là bạn phải chỉ định ai đó đặc biệt ủng hộ văn hóa mới này và chịu trách nhiệm về kết quả. Ai đó không sợ công nghệ và thúc đẩy sự thay đổi, CEO của chúng tôi, Matthijs Welle nói.

Mặc dù các nhân viên dọn phòng thường bắt đầu lúc 8 giờ sáng, các báo cáo thường chỉ ra rằng hầu hết các phòng chỉ được trả lại vào khoảng 3–4 giờ chiều. Điều này trùng với thời gian mà các nhân viên dọn phòng kết thúc ca làm việc và nộp một tờ giấy với các phòng mà họ đã kiểm tra.

Sự chậm trễ này dấy lên câu hỏi: nếu các nhân viên dọn phòng bắt đầu sớm như vậy, tại sao các phòng không được kiểm tra sớm hơn? Vấn đề nằm ở việc thiếu quyền truy cập vào ứng dụng di động của Mews bởi các nhân viên dọn phòng, điều này là do đào tạo nhân sự chưa đủ. Các giải pháp kỹ thuật đã tồn tại, nhưng chúng không phải lúc nào cũng được sử dụng hiệu quả. Tại Mews, chúng tôi phải hỗ trợ các khách sạn trong việc chuyển đổi sang công nghệ di động mới này.

Chúng tôi thấy rằng, tại các khách sạn mà ứng dụng Mews được sử dụng tích cực, khách hàng nhận phòng sớm hơn đáng kể, Matthijs tiếp tục.