10 điều nên và không để tối ưu hệ thống PMS dựa trên nền tảng đám mây

Công nghệ dựa trên nền tảng đám mây là tiêu chuẩn mới trong hầu hết các ngành công nghiệp. Trong ngành khách sạn, ngày càng có nhiều nhà quản lý khách sạn từ bỏ các giải pháp lưu trữ cồng kềnh tại chỗ để chuyển sang hệ thống quản lý tài sản (PMS) dựa trên nền tảng đám mây.

Tuy nhiên, việc thay đổi hệ thống PMS đơn thuần chưa đủ để biến đổi doanh nghiệp của bạn. Để thực sự trải nghiệm lợi ích của công nghệ dựa trên nền tảng đám mây, bạn cần sẵn sàng thay đổi những quy trình vận hành nhỏ (và đôi khi là đáng kể). Nói cách khác, nếu bạn vẫn giữ nguyên cách làm việc cũ, bạn sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội.

10 mẹo để tối ưu hệ thống PMS dựa trên nền tảng đám mây

Danh sách này sẽ giúp bạn khai thác tối đa hệ thống PMS dựa trên nền tảng đám mây, giúp đảm bảo tiết kiệm thời gian và tăng doanh thu mà doanh nghiệp của bạn xứng đáng nhận được.

Dành thời gian đào tạo đội ngũ

Để khai thác tiềm năng thực sự của công nghệ dựa trên nền tảng đám mây, đội ngũ của bạn cần biết cách sử dụng nó đúng cách. Đây là một phần quan trọng của sự thay đổi tư duy, đặc biệt nếu nhân viên của bạn đã quen với các nền tảng và quy trình cũ. Hãy thực hiện các lộ trình học tập tự hướng dẫn, dựa trên vai trò để giảm thiểu thời gian đào tạo.

Tận dụng khả năng truy cập di động

Một trong những lợi ích lớn khi sử dụng PMS dựa trên nền tảng đám mây là bạn có thể truy cập mọi thứ bạn cần từ điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop, bất cứ nơi nào bạn ở. Điều này cho phép nhân viên có thể ra khỏi bàn lễ tân lớn, và quản lý có thể kiểm tra tình trạng khách sạn và chạy báo cáo từ văn phòng trung tâm, nhà riêng, hoặc khi họ đang đi công tác.

Tích hợp thanh toán liền mạch

Tự động hóa thanh toán hoàn toàn có nghĩa là mọi giao dịch đều diễn ra nhanh chóng và an toàn. Khi bạn đã xác minh thông tin thẻ (được mã hóa, tất nhiên), bạn có thể thực hiện thanh toán tiếp theo chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này loại bỏ phần lớn yếu tố giao dịch trong tương tác với khách hàng, giúp họ (và bạn) tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm ý nghĩa hơn.

Kết nối với phần mềm hàng đầu trong ngành

Các hệ thống đám mây tiên tiến không tính phí kết nối để tích hợp với các công cụ khách sạn khác. Hãy tận dụng khả năng kết nối này để xây dựng hệ sinh thái công nghệ hoàn hảo cho bạn – và nếu một tích hợp không hoạt động như mong đợi, bạn có thể dễ dàng ngắt kết nối và thử nghiệm giải pháp khác.

Suy nghĩ lại về trải nghiệm khách hàng

Khi bạn chuyển sang nền tảng đám mây, nó mở ra nhiều khả năng mới cho trải nghiệm khách hàng. Bạn có thể dễ dàng cung cấp các điểm tiếp xúc mới như check-in trực tuyến và các ki-ốt tự phục vụ, hoặc thậm chí chìa khóa phòng kỹ thuật số. Loại bỏ bất kỳ phần nào trong hành trình của khách hàng không mang lại giá trị – chỉ vì bạn phải làm trước đây không có nghĩa là bạn cần tiếp tục làm điều đó.

Tối đa hóa doanh thu trên toàn bộ tài sản của bạn

Giới thiệu các dòng doanh thu mới tích hợp liền mạch vào hành trình của khách hàng. Thêm các dịch vụ upsell chỉ bằng một cú nhấp chuột vào công cụ đặt phòng trực tuyến, tại ki-ốt tự phục vụ và khi check-in trực tuyến. Và bán các không gian khác nhau như bãi đậu xe và bàn làm việc chia sẻ, tất cả đều từ trong cùng một nền tảng.

Áp dụng các tính năng bảo mật nâng cao

31% các tổ chức khách sạn đã bị tấn công dữ liệu vào năm 2023. Các tính năng như xác thực hai yếu tố (2FA) và mã hóa thẻ rất dễ thực hiện với giải pháp dựa trên đám mây và đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng và doanh nghiệp luôn an toàn. Thêm vào đó, các chứng chỉ như SOC 2 và ISO 27001 giúp bạn yên tâm rằng các đối tác công nghệ của bạn coi trọng bảo mật.

Chú ý đến các tính năng mới

Không giống như các giải pháp tại chỗ, khi ở trên đám mây, bạn sẽ được hưởng lợi từ các bản cập nhật sản phẩm liên tục và phát hành các tính năng mới. Một số có thể là những cải tiến nhỏ về hiệu suất, nhưng những tính năng khác có thể có tác động lớn đến cách đội ngũ của bạn làm việc. Hãy đăng ký nhận cập nhật từ PMS của bạn hoặc thường xuyên kiểm tra trang phát hành các tính năng mới.

Đánh giá lại KPI của bạn

Các dòng doanh thu mới, quy trình mới và báo cáo mới có thể thay đổi cách bạn đo lường sự thành công của doanh nghiệp. Đừng chỉ bám vào những gì bạn đã làm trước đây; hãy xem xét việc theo dõi các chỉ số như RevPAG (doanh thu trên mỗi khách hàng có sẵn) và sử dụng không gian để có được bức tranh rõ ràng hơn về hiệu suất của bạn.

Hướng tới sự cải tiến liên tục

Theo dõi phản hồi từ khách hàng để bạn có thể thấy cách cải thiện trải nghiệm. Có rất nhiều công cụ quản lý danh tiếng thông minh giúp tìm kiếm và phân tích các đánh giá, và việc thay đổi trở nên dễ dàng hơn trong một hệ thống linh hoạt dựa trên đám mây. Thu thập phản hồi từ nhân viên cũng là một cách tốt để tìm ra những quy trình có thể cải thiện.

10 điều cần tránh khi chuyển sang PMS dựa trên nền tảng đám mây

Chúng ta đã thảo luận một số điều nên làm trong quản lý khách sạn dựa trên đám mây, nhưng còn những điều không nên làm thì sao? Dưới đây là những điều bạn KHÔNG NÊN làm.

Đừng sử dụng công nghệ cho mọi thứ

Có lẽ điều này nghe hơi lạ khi một công ty công nghệ khách sạn lại nói như vậy, nhưng chúng tôi thực sự tin tưởng điều này. Sử dụng PMS của bạn để tự động hóa tất cả các công việc không mang lại giá trị cho trải nghiệm của khách hàng, để đội ngũ của bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho khách hàng.

Đừng giữ nguyên cách làm việc cũ

Nếu bạn chỉ đơn thuần chuyển các quy trình vận hành từ hệ thống tại chỗ sang hệ thống dựa trên nền tảng đám mây, bạn sẽ không thấy những lợi ích lớn mà bạn mong đợi. Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự hiểu phần mềm mới của mình và sức mạnh của nó trong việc biến đổi cách bạn làm việc.

Đừng sử dụng mẫu tiêu chuẩn

Bạn nên tận dụng tự động hóa trong việc liên lạc với khách hàng như xác nhận đặt phòng, check-in trực tuyến và phản hồi sau khi ở. Tuy nhiên, đừng chỉ sử dụng mẫu mặc định. Ngay cả những thay đổi nhỏ về nội dung và hình ảnh cũng sẽ đảm bảo một trải nghiệm thương hiệu gắn kết hơn.

Đừng đối xử với mọi khách hàng như nhau

Một số khách hàng muốn trải nghiệm hoàn toàn kỹ thuật số, trong khi những người khác lại muốn tương tác cá nhân hơn. Công nghệ dựa trên đám mây giúp dễ dàng cung cấp sự lựa chọn, vì vậy bạn có thể đảm bảo mọi người đều hài lòng. Cá nhân hóa cũng cho phép bạn cung cấp các ưu đãi và thông điệp phù hợp hơn.

Đừng quên cập nhật cho đội ngũ của bạn

Chúng ta đã đề cập đến lợi ích của việc cập nhật sản phẩm thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai trong tổ chức cũng sẽ đọc chúng. Tốt nhất là bạn nên chỉ định một người chịu trách nhiệm truyền đạt các bản cập nhật liên quan.

Đừng thử quá nhiều thứ cùng một lúc

Việc thay đổi PMS là một việc lớn và sẽ có một khoảng thời gian thích nghi. Hãy ưu tiên những gì quan trọng nhất để tránh gây quá tải cho nhân viên.

Đừng bỏ qua dữ liệu

Bạn sẽ có rất nhiều dữ liệu, nhưng nó sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn không dành thời gian phân tích nó.

Đừng quá lo lắng về đối thủ

Tập trung vào những gì làm cho thương hiệu của bạn độc đáo thay vì quá tập trung vào đối thủ.

Đừng bỏ qua quyền truy cập

Thiết lập quyền truy cập dựa trên vai trò sẽ giúp bảo mật dữ liệu.

Đừng vội vàng đưa ra quyết định

Nếu bạn vẫn chưa chuyển sang sử dụng PMS dựa trên đám mây, đừng hoảng loạn. Đúng là bạn cần thực hiện bước chuyển này sớm, nhưng không nên làm điều đó quá vội vàng. Hãy cẩn thận trong việc nghiên cứu và tìm một đối tác phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, người có thể trở thành một đối tác thực sự để phát triển cùng nhau trong tương lai.

Chuyển sang PMS dựa trên đám mây

Vậy là bạn đã có một danh sách chi tiết, mặc dù chưa đầy đủ, về những điều nên và không nên khi sử dụng PMS dựa trên đám mây. Và vâng, có thể chúng tôi vừa lập kỷ lục về số lần nhắc đến từ dựa trên đám mây trong một bài viết duy nhất.