Phần mềm quản lý khách sạn tăng cường trải nghiệm khách hàng, và hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả

Các khách sạn hiện đại, chuyên nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để đơn giản hóa và tạo hiệu suất cao trong việc quản lý, vận hành. Đây là giải pháp chuyên nghiệp, hỗ trợ mạnh mẽ giúp các khách sạn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cũng như giảm rủi ro sai sót trong công việc.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, các khách sạn cũng vừa cải thiện sự hài lòng của du khách, khi nâng cao trải nghiệm và đơn giản hóa mọi quy trình mà họ phải thực hiện. Đồng thời, chúng cũng giúp ích rất nhiều cho nhân viên khách sạn, khi vừa đơn giản công việc, tiết kiệm thời gian và hiệu suất công việc cao hơn khi không sử dụng phần mềm.

Để làm được những điều này, mọi thông tin và tác vụ mà phần mềm quản lý khách sạn thể hiện đều nằm trên một bảng thông tin (dashboard), giúp việc theo dõi và điều phối hoạt động trở nên trực quan hơn bao giờ hết. Nhưng đó chưa phải là tất cả những gì mà một phần mềm quản lý khách sạn có, hãy cùng tìm hiểu chi tiết những lợi ích chúng đem lại cho khách hàng lẫn nhân viên của bạn.

Mối quan hệ giữa trải nghiệm khách hàng và công nghệ khách sạn

Trải nghiệm khách hàng tại khách sạn là toàn bộ những gì khách đặt phòng nhận được, xuyên suốt quá trình tương tác và sử dụng dịch vụ của khách sạn. Trải nghiệm khách hàng tại khách sạn thưởng được nhắc đến ở bước đặt phòng khách sạn, checkin, trải nghiệm phòng và dịch vụ, thanh toán và checkout… Đồng thời, trải nghiệm khách hàng tại khách sạn không chỉ là với nhân viên khách sạn (lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật…), mà còn là cơ sở hạ tầng (thang máy, điện nước…) và dịch vụ hỗ trợ (kênh đặt phòng trực tiếp, hotline…). Tổng quan lại, những gì tương tác trực tiếp lẫn gián tiếp với khách đặt phòng đều là trải nghiệm khách hàng tại khách sạn.

Công nghệ khách sạn là hệ thống cơ sở hạ tầng, dịch vụ và công cụ hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin để vận hành, thao tác và giải quyết yêu cầu cụ thể. Công nghệ khách sạn từ đơn giản như hệ thống điện nước, wifi trong khách sạn; cho đến những giải pháp chuyên môn cao như phần mềm quản lý khách sạn, phần mềm kho, công cụ đặt phòng trực tuyến, điểm bán hàng (POS)… trong khách sạn. Công nghệ khách sạn giúp đơn giản hóa các thao tác, rút gọn quy trình và giúp toàn bộ hệ thống tiết kiệm thời gian lẫn công sức.

Khi trải nghiệm khách hàng nhất quán và thuận tiện, thì sự hài lòng của họ lại càng tăng. Thông qua các giải pháp công nghệ, các khách sạn dần đáp ứng các nhu cầu, mong muốn ngày một khắt khe và phức tạp trong hành trình du khách tìm đến và ra quyết định đặt phòng tại khách sạn của bạn, cũng như giữ chân và thu hút họ quay trở lại lần sau. Một điều cần lưu ý là, trải nghiệm khách hàng luôn thay đổi theo thời gian, tạo nên những xu hướng du lịch mới mẻ và cần các khách sạn nhanh nhạy nắm bắt, theo dõi.

Hotelogix mới đây đã thực hiện một nghiên cứu trong phạm vi du khách Mỹ, và chúng ta có được những số liệu vô cùng thú vị sau:

– 80% lượt đặt phòng thành công mà không có tương tác (chọn khách sạn, dịch vụ, tùy chọn thanh toán…) của con người.

– 83% du khách ưu tiên kênh đặt phòng trực tuyến so với kênh đặt phòng truyền thống.

– 90% du khách mong muốn trải nghiệm đặt phòng được cá nhân hóa hơn những gì đang có.

Đây không phải số liệu, xu hướng toàn cầu nhưng phần nào cũng phản ánh được xu hướng lựa chọn kênh đặt phòng chung của du khách hiện nay. Chính vì thế, khi áp dụng công nghệ khách sạn để tạo nên những trải nghiệm tích cực và thú vị cho khách đặt phòng, bạn cũng đừng quên việc cá nhân hóa những trải nghiệm đó, để họ luôn cảm thấy những phản hồi, tương tác nhận được là không đến từ máy móc vô tri vô nghĩa.

Phần mềm quản lý khách sạn giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng như thế nào?

Nếu chưa có phần mềm quản lý khách sạn, các khách sạn thường gặp nhiều vấn đề về trải nghiệm khách hàng và khó đáp ứng được hết chúng, một số tiêu biểu như overbooking, no show, lỗi thanh toán… Đa số chúng có nguyên nhân đến từ cơ sở hạ tầng, hệ thống dịch vụ không theo sát nhu cầu đang thay đổi từng ngày của du khách.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, không chỉ các tác vụ đều được đơn giản, tự động hóa giúp mọi thao tác đều nhanh chóng và tiện lợi; mà các dịch vụ, tiện ích đi kèm luôn được cập nhật, kết nối tức thời, giúp đáp ứng tốt nhất các nhu cầu, mong muốn và phục vụ khách đặt phòng tốt hơn những gì đã có. Một số tiện ích mà khi sử dụng phần mềm, giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách đặt phòng có thể kể đến là:

– Hỗ trợ tác vụ từ xa: Du khách có thể yêu cầu hỗ trợ và thực hiện các tác vụ trong khách sạn từ xa, từ đặt phòng, checkin, checkout, hay yêu cầu dịch vụ đến sửa chữa hệ thống trong phòng… thông qua công cụ đặt phòng trực tuyến, ứng dụng quản lý khách phòng nội bộ, hoặc hotline nội bộ của khách sạn.

– Lưu trữ và truy xuất thông tin tốt hơn: Khi khách đặt phòng, những thông tin cơ bản và hữu ích như thông tin cá nhân (họ tên, giới tính, dịch vụ…), thông tin vị trí (khách ở địa phương nào)… sẽ giúp khách sạn chuẩn bị, phục vụ khách đặt phòng tốt hơn. Ví dụ: phục vụ bữa ăn là đặc sản hoặc theo khẩu vị tại địa phương, trao đổi với khách bằng tên riêng (thay vì chỉ gọi là anh, chị…).

– Ưu đãi dành riêng, độc quyền: Với tệp khách hàng được quản lý từ phần mềm quản lý khách sạn, bạn hoàn toàn có thể xây dựng tệp khách hàng trung thành tiềm năng, với những tiêu chí cụ thể như đặt phòng trên 3 lần, thường xuyên sử dụng dịch vụ, giới thiệu bạn bè… để cung cấp những ưu đãi, khuyến mãi dành riêng cho họ để giữ chân, kích cầu nhằm bán phòng, dịch vụ được nhiều hơn.

– Mua, sử dụng các dịch vụ, tiện ích trong khách sạn dễ dàng hơn: Phần mềm quản lý khách sạn có thể kết nối, tích hợp hóa đơn thanh toán tại các POS trong khách sạn, như điểm bán đặc sản, miễn thuế… và khách đặt phòng có thể mua ngay mà không cần thanh toán vì hóa đơn sẽ được cập nhật vào hóa đơn tổng khi họ checkout.

Tổng quan lại, phần mềm quản lý khách sạn cung cấp nhiều dữ liệu, hỗ trợ khách sạn quản lý và phục vụ khách đặt phòng được tốt hơn. Dù khách sạn cung cấp dịch vụ, tiện ích chất lượng cao nhưng không thật sự hiểu nhu cầu khách hàng, biết họ đang cần gì và làm thế nào để phục vụ tốt nhất, thì nhanh chóng họ sẽ thành khách hàng thân thiết của đối thủ.

Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ nhân viên khách sạn làm việc tốt hơn như thế nào

Một điều hiển nhiên rằng, khách đặt phòng là trung tâm tại mọi khách sạn; nhưng cũng đừng quên rằng – nhân viên là sinh khí, là bộ mặt để tạo nên hình ảnh tại mỗi khách sạn. Một khách sạn dù có hệ thống phòng ốc, dịch vụ tốt đến đâu nhưng nhân viên khó chịu, cãi tay đôi với khách thì không sớm cũng muộn sẽ lụi tàn vì không ai muốn đặt phòng.

Do vậy, quan tâm, hỗ trợ và quản lý nhân viên khách sạn hiệu quả để họ làm tốt công việc là điều mà bạn nên quan tâm và tìm cách giải quyết. Đặc thù công việc của nhân viên khách sạn là làm việc trong thời gian dài mỗi ngày, thường xuyên giao tiếp và phục vụ khách hàng cũng như phải luôn giữ thái độ ứng xử tốt nhất nên rất dễ gây ra sự căng thẳng, mệt mỏi.

Thông qua phần mềm quản lý khách sạn, vấn đề này phần nào sẽ được khắc phục với những giải pháp cụ thể, song hành cùng hoạt động và quá trình vận hành của khách sạn. Cụ thể, phần mềm quản lý khách sạn giải pháp sẽ hỗ trợ, giúp nhân viên khách sạn làm việc hiệu quả hơn khi:

– Tối ưu thời gian và phân bổ khối lượng công việc hợp lý: Các tác vụ khi cập nhật trên hệ thống sẽ cung cấp thông tin chi tiết, mức độ ưu tiên, vai trò phụ trách và deadline cụ thể để từng nhân viên phân bổ, sắp xếp thời gian để xử lý hiệu quả.

– Làm việc linh hoạt, không giới hạn trên bàn giấy: Không chỉ phần mềm quản lý khách sạn giải pháp, mà bất kỳ phần quản lý khách sạn nào cũng cung cấp phiên bản trên thiết bị di động, hoạt động song song với phiên bản máy tính để bàn. Dù ở phiên bản nào đi chăng nữa, tất cả đều dựa vào cloud để hoạt động, giúp nhân viên linh hoạt thao tác, nhận và xử lý mọi công việc khắp mọi ngóc ngách trong khách sạn, từ đó cải thiện và nâng cao hiệu quả công việc hơn.

– Giao việc, kết hợp cùng xử lý tác vụ: Cùng một yêu cầu công việc thông thường sẽ cần nhiều người để phụ trách. Do vậy, khi áp dụng công nghệ khách sạn, thông qua phần mềm quản lý khách sạn, các nhân viên khi nhận việc sẽ biết cần kết hợp làm việc, giao việc với ai. Điều này vô cùng hữu ích trong việc cung cấp thông tin, tăng cường kết nối và giúp các nhân viên nhanh chóng hoàn thành công việc, đáp ứng hết mọi yêu cầu khi làm việc cũng như tối ưu năng lực và hiệu quả công việc cho từng nhân viên khách sạn.

Nhìn chung, phần mềm quản lý khách sạn hoặc giúp các tác vụ thực hiện tự động, hoặc mọi thứ trở nên đơn giản để các nhân viên có thể làm nhiều, thực hiện tốt các yêu cầu công việc hơn. Từ đó, giúp họ hài lòng với công việc, được ghi nhận thành quả xứng đáng và ở lại lâu hơn tại công ty.

Trong ngành dịch vụ, đặc biệt là ngành khách sạn thì trải nghiệm khách hàng là điều quan trọng nhất, luôn cần đảm bảo và đáp ứng hoàn hảo. Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, trải nghiệm khách hàng tại khách sạn phần nào đó sẽ được đáp ứng, hoàn thiện và tạo nên sự tin cậy cho du khách khi sử dụng các dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, nếu khách sạn của bạn chưa áp dụng công nghệ khách sạn, cụ thể là phần mềm quản lý khách sạn giải pháp, thì đây là lúc nên bắt đầu triển khai.