Hướng dẫn quản lý kênh bán phòng trực tuyến khách sạn hiệu quả

Theo nghiên cứu từ Google, 60% du khách tìm cảm hứng cho chuyến đi trên internet. Vậy cho nên, các khách sạn cần làm nổi bật thương hiệu với các gói giá, dịch vụ nhằm thu hút nhiều khách đặt phòng hơn nữa. Bằng các chiến lược được nêu chi tiết trong phần dưới đây, các khách sạn sẽ nâng cao khả năng khai thác và bán phòng hiệu quả hơn.

Nên tập trung bán phòng trên kênh trực tiếp hay kênh trực tuyến?

Nhiều khách sạn cho rằng, ưu tiên kênh đặt phòng trực tiếp sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn. Khía cạnh rõ nhìn thấy nhất chính là việc đỡ phần nào chi phí bán phòng khách sạn – đây là một điểm đau chí mạng của nhiều khách sạn. Tuy nhiên, chỉ tập trung vào một hệ thống kênh bán không phải lựa chọn tốt. Các khách sạn cần cân bằng chiến lược bán phòng giữa trực tiếp và trực tuyến để đạt hiệu quả tốt nhất.

Việc chỉ tập trung vào duy nhất một hệ thống kênh bán sẽ giảm công suất phòng, tăng chi phí để có khách hàng mới lẫn chi phí trực tuyến… Đó là những con số cụ thể và khách sạn có thể đo lường, thấy được mức độ ảnh hưởng nếu không đa dạng kênh bán phòng.

Ngoài ra, khách sạn cũng cần lưu ý đến hiệu ứng Billboard – phản ánh việc khách hàng nhìn thấy khách sạn trên kênh này và tiến hành đặt phòng thông qua kênh khác, ví dụ giữa các kênh như Ads (Facebook, Google…), metasearch (Google Search), OTA… Điều này giúp du khách có thể tiếp cận và đặt phòng với khách sạn ở rất nhiều kênh, và dù đặt ở kênh nào đi chăng nữa thì khách sạn cũng hưởng lợi sau cùng.

Bên cạnh đó, phân khúc khách sạn cũng ảnh hưởng phần nào đến hành vi đặt phòng của du khách. Cụ thể, với từng tệp khách hàng và vị trí địa lý riêng, họ sẽ có những kênh đặt phòng ưa thích riêng biệt. Chính vậy, khách sạn cần đảm bảo rằng các kênh bán trong thời điểm hiện tại bao quát, đảm bảo tiếp cận đến được đúng khách hàng tiềm năng của khách sạn. Nội dung này sẽ được trình bày chi tiết trong phần dưới của bài viết.

Các việc cần làm để quản lý kênh bán phòng trực tuyến hiệu quả

Thị trường bán phòng trực tuyến hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt, du khách cũng có nhiều lựa chọn hơn thông qua các công cụ đặt phòng trực tuyến, cho nên các khách sạn cần làm nhiều hơn nữa để quản lý kênh bán phòng, thu hút đặt phòng hiệu quả.

Trên thực tế, người dùng khi tìm kiếm thường truy cập từ 2 – 4 website trong cả 3 giai đoạn: lựa chọn điểm đến (địa phương), lựa chọn khách sạn, và đặt phòng. Vì thế, thật hợp lý khi các khách sạn đăng bán phòng trên nhiều kênh để tăng độ phủ và tiếp cận nhiều du khách hơn. Như vậy, chiến lược bán phòng là một trong những khía cạnh tạo nên sự thành công cho chiến lược bán phòng của khách sạn trong hiện tại. Dưới đây sẽ là một vài cách để khách sạn quản lý kênh bán phòng được tốt, hiệu quả hơn.

Để quản lý kênh bán phòng trực tuyến hiệu quả là thì giải quyết lượng phòng trống của khách sạn để tối ưu chi phí, và bán được nhiều phòng hơn. Khách sạn có thể sử dụng các công cụ phân tích thị trường, phân tích kênh bán phòng để tìm ra mô hình phù hợp với khách sạn của bạn. Dựa vào số liệu thu thập được, khách sạn có thể điều chỉnh và áp dụng những chiến lược cho phù hợp để đem lại hiệu quả cho khách sạn của mình. Chúng sẽ bao gồm nhiều công việc như là:

– Đánh giá lại nội dung, thông tin, hình ảnh trên hồ sơ kênh đặt phòng của khách sạn.

– Cân nhắc chi phí hoa hồng của các kênh phải trả, nhằm giảm chi phí thâm hụt ở các kênh không đem lại hiệu quả.

– Đo lường, cân bằng chiến lược bán phòng với các bên thứ 3.

– Xác định chi phí có khách hàng mới (acquisition costs).

– Xác định tỷ lệ hoàn, hủy phải trả cho các kênh bán phòng.

– …

Khi đa dạng hóa kênh bán phòng, khách sạn có thể tiếp cận nhiều nguồn đặt phòng, từ đó tăng lượt tiếp cận để cải thiện tỷ lệ đặt phòng. Muốn làm được điều đó, trước tiên khách sạn cần chú ý những đầu mục công việc nêu trên để đẩy lượng phòng tồn của khách sạn. Đó là danh sách phòng chưa được bán của khách sạn trên tất cả các kênh, nếu không bán được thì khách sạn sẽ chịu lỗ giá trị phòng của ngày hôm đó.

Tối ưu kênh kết hợp chiến lược kinh doanh

Đầu tiên, khách sạn cần hiểu rõ phân khúc du khách để kết hợp chiến lược kinh doanh với tối ưu kênh bán phòng. Trong hầu hết các trường hợp, du khách được chia làm 2 nhóm: năng suất đặt phòng thấp, năng suất đặt phòng cao. Nhóm khách đặt phòng năng suất thấp thường xuất phát từ bán buôn (tour, nhóm, đoàn…), họ đặt phòng sớm và ổn định suốt cả năm. Nhóm khách đặt phòng năng suất cao lại đặt chủ yếu qua kênh OTA, hoặc cả website khách sạn, họ thường đặt phòng ngay trước khi họ đến và trả giá cao hơn vì cách tiếp cận và cách đặt phòng của họ.

Khi xác định phân khúc phù hợp, khách sạn có thể xây dựng chiến lược bán phòng tương ứng, điều chỉnh chiến lược hiện tại để tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả như kỳ vọng.

Kết hợp bán phòng trực tuyến lẫn bán phòng offline

Trong chiến lược bán phòng đa kênh, khách sạn nên kết hợp cả bán phòng trực tuyến lẫn offline nhằm tối ưu nguồn đặt phòng, tiếp cận được tối đa lượt đặt phòng.

Các kênh bán phòng trực tuyến có thể kể đến như là OTA, website khách sạn, mạng xã hội. Các kênh bán phòng offline bao gồm điện thoại, thông qua công ty tour hay đặt tại quầy lễ tân.

Với sức mạnh của bán phòng trực tuyến, khách sạn có thể tiếp cận du khách với phạm vi toàn cầu. Với khả năng tương tác của bán phòng trực tiếp, khách sạn có thể truyền tải đúng, đủ thông điệp về khách sạn đến với du khách. Do vậy, các kênh bán phòng trực tuyến lẫn trực tiếp đều có vị thế song hành, không lỗi thời mà cùng hỗ trợ giúp khách sạn bán phòng hiệu quả hơn.

Áp dụng công nghệ vào quản lý và bán phòng khách sạn

Chiến lược giá và chiến lược kênh bán phòng là những thành phần quan trọng trong chiến lược bán phòng tổng thể, nhưng chúng sẽ không hoàn chỉnh nếu khách sạn thiếu công nghệ phù hợp, giúp liên kết các các thành phần này lại với nhau.

Khi áp dụng công nghệ, khách sạn có thể giải phóng sức lao động khi khối lượng công việc giảm xuống, tài nguyên được tiết kiệm và năng suất tăng lên. Cùng với đó, khách sạn có thể tập trung vào những công việc khác nhằm đem lại trải nghiệm tốt hơn cho du khách, tăng doanh thu cho khách sạn.

Các công cụ, công nghệ mà khách sạn có thể khai thác, áp dụng có thể kể đến như là: phần mềm quản lý khách sạn, hệ thống đặt phòng trung tâm, công cụ booking engine, công cụ channel manager… Chúng sẽ hữu ích trong việc kết nối các kênh bán phòng, đồng bộ giá và tối ưu việc quản lý khách sạn, quản lý kênh bán phòng. Đó là lý do tại sao tích hợp đồng bộ 2 chiều lại là tính năng quan trọng nhất trong các công cụ quản lý khách sạn hiện nay.

Các kênh bán phòng khách sạn cần chú ý

Các khách sạn hiện nay có nhiều hơn những lựa chọn để đăng bán khách sạn. Điều này cũng đồng nghĩa là, họ cũng dễ lãng phí thời gian và tiền bạc cho những kênh bán kém hiệu quả, không phù hợp.

Đặc biệt là với các khách sạn độc lập, quy mô nhỏ thì ngân sách hạn chế để thu hút nhiều khách đặt phòng hơn. Vì vậy, dưới đây là 5 kênh bán phòng có khả năng tiếp cận và tương tác, hiệu quả tốt nhất, giúp khách sạn khai thác và thu hút đặt phòng hiệu quả nhất có thể.

Website khách sạn

Website khách sạn không chỉ là thương hiệu trực tuyến, mà còn là kênh bán phòng hữu hiệu. Chúng không chỉ là địa chỉ đáng tin cậy cho du khách khi họ tìm kiếm và kiểm chứng thông tin, mà còn giúp khách sạn tiết kiệm phần nào chi phí bán phòng.

Mạng xã hội

Các mạng xã hội được xem là Holy Grail (chén thánh) của mảng marketing. Bằng cách sử dụng các nền tảng, công cụ tiếp thị như Facebook, Instagram, Tiktok… để quảng bá thương hiệu, khơi gợi nhu cầu đặt phòng trên chính kênh đó hoặc tại kênh khác của khách sạn.

22% du khách sử dụng mạng xã hội để tìm và đặt phòng khách sạn, chứng tỏ rằng thị phần từ mạng xã hội là điều mà các khách sạn không nên bỏ qua khi muốn có thêm lượt đặt phòng mới. Công cụ nhắn tin, đặt chỗ hiện có trên các mạng xã hội như Facebook sẽ cho phép khách sạn tiếp nhận thêm lượt đặt phòng mới nhanh chóng, thân thiện với người dùng.

Mạng xã hội cũng là kênh giao tiếp quan trọng, hữu ích và được du khách tin cậy khi sử dụng. Do vậy, các khách sạn có thể sử dụng chúng như kênh giao tiếp chính thức, đem lại trải nghiệm liền mạch và trọn vẹn cho du khách khi họ đặt phòng tại khách sạn của bạn.

Điện thoại, đặt phòng tại quầy lễ tân

Đặt phòng qua điện thoại, hay tại quầy lễ tân là các hình thức đặt phòng mang tính truyền thống, nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng với các khách sạn. Tại Trung Quốc, dù các hình thức này chỉ đem lại 10% tổng lượt đặt phòng thì đó vẫn là lựa chọn hàng đầu của thế hệ cũ tại đây. Chúng cũng giúp khách sạn kiểm soát thông tin, mức giá cung cấp và dữ liệu khách hàng hiệu quả, bên cạnh tối ưu được chi phí hoa hồng cho khách sạn.

Công ty tour, du lịch lữ hành

Các công ty tour, du lịch lữ hành đóng vai trò quan trọng trong hệ thống bán phòng, khi cung cấp nguồn phòng với các dịch vụ đi kèm với mức giá hợp lý. Thông thường, phòng khi bán thông qua các công ty tour, du lịch lữ hành sẽ theo số lượng lớn, nên việc đẩy hàng tồn cũng nhanh và hiệu quả không kém.

Chính vì vậy, các khách sạn có thể liên kết để bán phòng với các công ty tour, du lịch lữ hành nhằm đẩy lượng phòng tồn, khai thác bán phòng hiệu quả hơn. Đây cũng là một chiến lược bán phòng quan trọng, hữu ích mà nhiều khách sạn đang áp dụng.

Như vậy, với các chiến lược và kênh bán phòng nêu trên, khách sạn có thể áp dụng những kênh và chiến lược phù hợp để đem lại hiệu quả như mục tiêu kinh doanh đề ra và đem lại hiệu quả thiết thực cho khách sạn.