Tại sao nên quản lý spa bằng phần mềm?

Khi bắt đầu vận hành, nhiều tiệm Spa gặp phải vấn đề quản lý, dẫn đến nhiều sai sót, kém hiệu quả trong công việc. Để giải quyết, điều cần làm là phải tối ưu lại các công đoạn, áp dụng công nghệ triệt để vào quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Thông qua phần mềm quản lý Spa, người quản lý có thể giải quyết vấn đề này một cách trực diện và hiệu quả.

Quản lý spa truyền thống không đem lại hiệu quả

Các phương pháp quản lý Spa truyền thống như là dùng giấy tờ để ghi chép, Excel để tính toán… Các phương pháp này mang tính thủ công, dễ thực hiện nhưng hiệu quả thấp, không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Trong công việc quản lý kinh doanh Spa, người quản lý lẫn nhân viên phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ, công việc như bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý kho, bảo trì máy móc… Nhiều việc như vậy, nếu không quản lý, phân công hiệu quả sẽ gây chồng chéo, khiến hệ thống vận hành trì trệ, kéo hiệu quả hơn bao giờ hết.

Khi sử dụng các phương pháp quản lý thủ công như Excel, giấy tờ, việc vận hành Spa sẽ gặp phải những hạn chế, như là:

– Dữ liệu khách hàng, hàng hóa, sản phẩm cồng kềnh, khó tra cứu.

– Lập hóa đơn thủ công, chậm, dễ sai sót.

– Tốn thời gian để tính toán doanh thu, công nợ…

– Dễ thất lạc, khó quản lý file dữ liệu (nếu dùng Excel).

– Không kiểm soát được từ xa, không linh hoạt vận hành (nếu dùng phần mềm offline).

Khi sử dụng phần mềm quản lý Spa chuyên dụng, các vấn đề trên sẽ được giải quyết triệt để, giúp dòng chảy công việc được vận hành trôi chảy, ổn định, chính xác hơn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa trong hoạt động kinh doanh

Nhiều người khi mới mở tiệm Spa, hoặc tiệm Nail thì nghĩ đơn giản rằng, công việc quản lý là đơn giản, mình không cần phải tìm đến phần mềm quản lý nào cả. Nhưng khi vào việc rồi thì mới thấy sự phức tạp của nó là như thế nào. Kinh doanh cơ bản, không chỉ là đầu tư để sinh ra tiền, mà còn sinh ra nhiều nhiều nhất có thể. Nếu so sánh chi phí, thì số tiền bỏ ra cho phần mềm quản lý Spa, sẽ thấp hơn những gì mà nó đem lại cho tiệm Spa của bạn. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà phần mềm quản lý Spa đem cho cho người dùng.

Quản lý khách hàng chuyên nghiệp hơn

Khi sử dụng phần mềm quản lý Spa, bạn có thể theo dõi và lưu trữ các thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ, số điện thoại), nhóm khách (nhu cầu, khả năng chi tiêu…), đối tượng (khách hàng tiềm năng, cần tư vấn, khách quen…).

Những thông tin này, sẽ giúp tiệm Spa nhận diện được khách hàng nhanh hơn, và phục vụ họ được tận tình, hiệu quả hơn.

Quản lý nhân viên dễ dàng hơn

Nhân viên là những người thường xuyên có mặt, tham gia trực tiếp vào hoạt động chăm sóc khách hàng. Nhưng nhiều lúc, bạn sẽ không ở mặt tại tiệm 24/24, kiểm soát toàn bộ hoạt động mà nhân viên thực hiện. Do vậy, nếu nhân viên chểnh mảng, gian lận, hoặc làm sai quy trình thì rất dễ xảy ra và khó kiểm soát.

Nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý Spa, thông tin hoạt động, giao dịch của từng nhân viên sẽ được ghi lại, cập nhật vào hệ thống chung để theo dõi, và làm cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc để sau này khen thưởng, chấm công được công tâm, chính xác hơn.

Tìm hiểu thêm:

– Mở tiệm Spa nhỏ cần bao nhiêu tiền?

– Phần mềm quản lý Spa là gì? Làm thế nào để chọn phần mềm phù hợp cho cơ sở kinh doanh của bạn?

– Những câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý tiệm Spa

– Tại sao phần mềm quản lý Spa lại cần thiết?

Quản lý kho khoa học, giảm thất thoát

Tiệm Spa thường sẽ có rất nhiều hàng hóa như mỹ phẩm, dung dịch, dụng cụ từ các thương hiệu, hạn sử dụng khác nhau. Khi kho hàng có quá nhiều, và không kiểm soát chặt chẽ, việc để thất thoát, không tối ưu được kho là điều rất dễ xảy ra.

Trong phần mềm quản lý Spa, có tính năng hỗ trợ quản lý thông tin sản phẩm, dựa trên mã vạch khi nhập và xuất khỏi kho. Thống kê số lượng hàng hóa, sản phẩm nào bán chạy, ế hàng hoặc sắp hết hạn cũng được cập nhật. Dựa vào những thông tin này, bạn có thể trực quan phân bổ, lựa chọn và sử dụng các sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Tính toán công nợ, doanh thu chính xác

Quản lý công nợ, theo dõi doanh thu thường không phải là vấn đề đơn giản, bởi nó dính dáng đến chuyện tiền bạc, con số. Nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý Spa, người quản lý có thể theo dõi bao quát, đi vào chi tiết từng công nợ phải thu, trả cho khách hàng, cũng như nhà cung cấp.

Việc kiểm soát, theo dõi dòng tiền cũng dễ dàng, hiệu quả hơn, khi được liên kết chấm công, tính doanh thu theo từng thời điểm cụ thể để đánh giá dịch vụ, nhân viên nào đang hoạt động hiệu quả, đem lại doanh thu tốt cho tiệm Spa của mình.

Tổng quan lại, việc quản lý tiệm Spa khi có phần mềm quản lý, sẽ dễ dàng, trực quan, hiệu quả, và chính xác hơn. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian khi làm việc, giúp người quản lý có cái nhìn bao quát và đánh giá được tổng thể, giúp ra những quyết định đầu tư phù hợp và tạo đà cho tiệm phát triển nhanh chóng.