8 chức năng của một PMS tốt

Khi thảo luận về các chức năng của một hệ thống quản lý tài sản (PMS), có nhiều khía cạnh cần xem xét. Một PMS đáng tin cậy cũng quan trọng như việc có nhân sự có năng lực để giám sát các hoạt động của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn có một hệ thống có thể tối ưu từng bước trong quy trình làm việc của mình, nâng cao hiệu suất đội ngũ và thúc đẩy doanh thu. Bằng cách hiểu rõ các chức năng cần thiết, bạn có thể tận dụng công nghệ để đem lại lợi thế cho mình.

Một PMS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đặt phòng, thủ tục nhận phòng, hoạt động dọn phòng, tối ưu các hoạt động tạo doanh thu và giá phòng. Nó giúp giảm thiểu thời gian giữa việc chuẩn bị phòng và nhận khách, đảm bảo luồng hoạt động suôn sẻ. Hãy cùng khám phá một số chức năng chính để hướng dẫn bạn trong việc chọn PMS phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

8 chức năng cần tìm kiếm trong một PMS

Nếu bạn không biết một PMS là gì và nó hoạt động như thế nào, bạn có thể không hiểu tại sao bạn cần một hệ thống như vậy hoặc những chức năng nào nó cung cấp. PMS là phần mềm được thiết kế để giúp tổ chức, thực hiện và theo dõi các hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp khách sạn. Nó giúp quản lý đặt phòng, thủ tục nhận và trả phòng, theo dõi thông tin khách hàng, kiểm soát giá cả, quản lý phòng trống và cung cấp các phân tích để giám sát và cải thiện hiệu suất.

Mặc dù một PMS cung cấp nhiều chức năng, nhưng một số là thiết yếu để vận hành hiệu quả. Hãy cùng khám phá các tính năng quan trọng này để bạn biết cần ưu tiên điều gì khi chọn một PMS hoặc xem xét việc chuyển đổi sang một hệ thống mới.

Quản lý đặt phòng

Quản lý đặt phòng là một trong những chức năng chính của PMS vì việc tránh đặt phòng quá tải là điều cần thiết để duy trì danh tiếng của khách sạn của bạn. Bạn nên có khả năng dễ dàng quản lý đặt phòng trực tuyến trực tiếp, theo dõi chi tiết đặt phòng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, cũng như kiểm tra tình trạng trống của các loại phòng cụ thể.

Khi chọn PMS, hãy tìm một hệ thống cho phép bạn tự động hóa quy trình làm việc và quản lý đặt phòng từ điện thoại di động hoặc bất kỳ thiết bị nào khác, vì những người làm khách sạn hiện đại luôn di chuyển. Đảm bảo rằng các đặt phòng được hiển thị rõ ràng và có thể tìm kiếm dựa trên các tiêu chí khác nhau để tránh bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Đối với các đặt phòng nhóm, hãy đảm bảo rằng hệ thống có thể quản lý các nhóm lớn, bao gồm việc chặn phòng, gửi liên kết đặt phòng và xử lý thông tin thanh toán một cách hiệu quả.

Kết luận

Quản lý giá

Quản lý giá là một chức năng thiết yếu khác của PMS vì nó cho phép bạn mở khóa chìa khóa để tối đa hóa doanh thu. Bạn nên có khả năng tối ưu tồn kho thông qua việc quản lý giá tự động, điều chỉnh giá trên các tài sản, và áp dụng phương pháp trộn giá dựa trên nhu cầu của tài sản và khách hàng của bạn. Giá tùy chỉnh giúp thu hút khách hàng mục tiêu của bạn.

Hãy tìm một PMS cho phép bạn điều chỉnh giá dựa trên các yếu tố khác nhau - giá động, giá dựa trên độ tuổi, giá không gian và giá hàng ngày. Càng có nhiều tính linh hoạt trong hệ thống để tự động hóa các quy trình quản lý giá, nó càng phù hợp với nhu cầu của bạn.

Quản lý doanh thu

Quản lý doanh thu có thể là một trong những tính năng quan trọng nhất vì không có doanh nghiệp nào tồn tại mà không có khả năng tạo ra doanh thu. Một PMS tốt nên làm cho việc quản lý doanh thu trở nên dễ dàng bằng cách cho phép bạn thúc đẩy đặt phòng trực tiếp và tăng cường lợi nhuận bằng cách giảm chi phí thu hút khách hàng. Hãy tìm các chức năng báo cáo cho phép bạn dễ dàng xem và phân tích liệu chiến lược của bạn có hiệu quả hay không.

Với khả năng trực quan hóa và phân tích những gì đang hoạt động và những gì không, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng điều chỉnh và cập nhật chiến lược doanh thu của mình khi cần thiết, bao gồm việc quản lý giá nhóm, các gói ưu đãi và giá tùy chỉnh.

Khai phá tiềm năng của tài sản của bạn

Tài sản của bạn có rất nhiều tiềm năng, vì vậy việc tìm kiếm một công cụ cho phép bạn tối đa hóa các không gian chung và các khu vực khác theo giờ, ngày hoặc tháng là một ý tưởng tốt. Càng nhiều nguồn thu bạn có thể tạo ra từ các nguồn khác nhau, bạn sẽ càng ít phụ thuộc vào doanh thu từ phòng.

Với PMS phù hợp, bạn nên có khả năng quản lý các không gian này ở một nơi duy nhất. Điều này bao gồm các phòng sử dụng trong ngày, bãi đỗ xe, không gian làm việc chung được thuê theo ngày, giờ hoặc tháng, lưu trú dài hạn và các khách hàng thành viên sử dụng cơ sở mà không lưu trú tại chỗ. Càng quản lý tốt các nguồn thu đa dạng này, bạn càng dễ dàng khai thác các dòng doanh thu bổ sung này.

Kết luận

Hiệu quả công việc

Hiệu quả công việc và quản lý nhiệm vụ là rất quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của một khách sạn, bao gồm dịch vụ phòng, quầy lễ tân và các phòng ban bảo trì. Càng hiệu quả, hệ thống càng tốt trong việc theo dõi các nhiệm vụ, khách sạn của bạn sẽ vận hành tốt hơn và đây là nơi mà PMS có thể hữu ích. Nó có thể đơn giản hóa việc giao tiếp và theo dõi nhiệm vụ để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

PMS lý tưởng của bạn nên làm cho việc giao tiếp giữa các phòng ban trở nên dễ dàng, cho phép quầy lễ tân giao tiếp liền mạch với các phòng ban khác để xử lý yêu cầu dịch vụ và thông báo cho họ về bất kỳ thay đổi nào trong thời gian đến hoặc đi. Với một ứng dụng tích hợp, nhân viên của bạn có thể mang PMS theo mình khi di chuyển, luôn được thông báo về các cập nhật trạng thái phòng, yêu cầu bảo trì và có cái nhìn thời gian thực về khối lượng công việc của họ.

Dữ liệu và báo cáo

Hãy tìm một công cụ đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu và báo cáo và cung cấp khả năng tùy chỉnh báo cáo và truy cập dữ liệu thời gian thực. Điều này cho phép bạn theo dõi hiệu suất của khách sạn và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu lịch sử và hiện tại. Đảm bảo rằng hệ thống cho phép bạn thiết lập các chỉ tiêu mục tiêu để bạn có thể theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Dịch vụ khách hàng

Khách hàng ngày càng am hiểu công nghệ, đó là lý do tại sao việc cung cấp các dịch vụ khách hàng như ki-ốt kỹ thuật số, trợ lý ảo, thủ tục nhận phòng trực tuyến và thanh toán qua điện thoại di động là quan trọng để cung cấp trải nghiệm khách sạn liền mạch và độc đáo. Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm các dịch vụ khách hàng kỹ thuật số như một chức năng chính để nâng cao sự hài lòng và tiện lợi cho khách hàng.

Hoạt động quầy lễ tân

Vì năng suất của khách sạn là cốt lõi của lợi nhuận, việc có phần mềm giúp cho hoạt động của quầy lễ tân trở nên suôn sẻ nhất có thể là rất quan trọng. Công nghệ có thể tự động hóa các quy trình tốn thời gian, cho phép quầy lễ tân tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Một PMS nên cho phép quầy lễ tân dễ dàng quản lý việc thay đổi giá, xử lý các yêu cầu đặc biệt và ưu tiên các nhiệm vụ tạo ra doanh thu.

Kết luận

Kết luận

Chúng tôi đã thảo luận về các chức năng của một PMS và những gì liên quan đến việc đưa ra quyết định đúng đắn để quản lý tài sản của bạn. Bằng cách tối ưu mọi khía cạnh trong hoạt động của mình với một PMS, bạn có thể tăng cường sự tự tin và có cơ sở hạ tầng kỹ thuật số để nâng cao lợi nhuận và tạo ra doanh thu.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về điều gì là tốt nhất cho mình, chúng tôi khuyên bạn nên xem qua hướng dẫn của chúng tôi về việc chuyển đổi PMS. Điều này sẽ giúp bạn tự tin và chuẩn bị tốt hơn để đưa ra lựa chọn sẽ thay đổi doanh nghiệp của bạn.