10 cách cải thiện hoạt động khách sạn cho các chủ khách sạn độc lập

Mỗi chủ khách sạn đều muốn cải thiện hoạt động của khách sạn. Ngay cả khi bạn đang cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời cho khách, vẫn luôn có cơ hội để tối ưu thêm, khám phá thêm nguồn thu nhập, và làm cho khách hàng hài lòng hơn.

Bài viết này bao gồm mười cách tác động mạnh mẽ nhất giúp các chủ khách sạn độc lập nâng cao hoạt động khách sạn của họ. Bạn sẽ nhận thấy rằng ở trung tâm của mỗi điểm là một chủ đề chung: tầm quan trọng của công nghệ tiên tiến phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn làm đúng điều đó, nó sẽ mở ra sự xuất sắc trong hoạt động.

Khái niệm về hoạt động khách sạn

Hãy chắc chắn rằng chúng ta đều hiểu rõ khái niệm này. Khi chúng ta nói về hoạt động khách sạn, chúng ta đang bao gồm toàn bộ quá trình vận hành khách sạn hàng ngày. Có rất nhiều yếu tố cần được phối hợp chặt chẽ giữa các nhóm khác nhau, tất cả đều nhằm mục đích làm hài lòng khách và điều hành một doanh nghiệp hiệu quả.

Các lĩnh vực chính trong hoạt động khách sạn

Những bộ phận hay lĩnh vực chính nào trong hoạt động khách sạn? Nó bao gồm việc quản lý hàng ngày của khách sạn, chẳng hạn như dọn phòng, bảo trì, công việc của nhân viên hỗ trợ và quầy lễ tân, và cũng bao gồm các lĩnh vực như đào tạo nhân viên và các vai trò văn phòng hậu cần. Về cơ bản, đó là bất kỳ nhiệm vụ hay quy trình nào góp phần vào trải nghiệm của khách hoặc nhân viên tại khách sạn. Cụ thể:

Quầy lễ tân

Nhân viên lễ tân là những người tiếp xúc trực tiếp nhất với khách hàng. Trước đây, đội ngũ này thường làm việc ngay sau quầy lễ tân, nhưng với sự phát triển của công nghệ linh hoạt và di động, sảnh và khu vực lễ tân đang được chuyển đổi để nhân viên có thể tương tác nhiều hơn với khách và di chuyển tự do trong khách sạn.

Nhiệm vụ chính bao gồm việc làm thủ tục nhận phòng cho khách đến và trả phòng cho khách đi, đồng thời cung cấp thông tin từ giờ ăn sáng đến các điểm tham quan gần đó.

Thực phẩm và đồ uống (F&B)

Đội ngũ F&B cũng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và đóng vai trò lớn trong việc cung cấp những trải nghiệm đáng nhớ. Dù khách sạn có sử dụng công nghệ F&B tiên tiến như các giải pháp điểm bán hàng (POS) tích hợp liền mạch, vẫn cần có người nấu ăn, pha chế đồ uống và phục vụ khách.

Đây thường là bộ phận lớn nhất trong khách sạn, vì nó bao gồm các nhà hàng, quầy bar, dịch vụ phòng và tổ chức sự kiện như hội nghị hay đám cưới (mặc dù điều này cũng có thể được thuê ngoài).

Đặt phòng và marketing

Trong khi đội ngũ lễ tân xử lý khách hàng đang ở tại khách sạn, bộ phận đặt phòng và marketing chịu trách nhiệm thu hút những khách hàng này ngay từ đầu.

Đôi khi hai bộ phận này kết hợp thành một, họ là những người quản lý đặt phòng, làm việc với các bên thứ ba như đại lý du lịch và các kênh phân phối, và thực hiện các chiến lược marketing để tối đa hóa tỷ lệ lấp phòng và doanh thu. Những người làm marketing cũng có vai trò lớn trong việc định hình và duy trì thương hiệu khách sạn, từ truyền thông đến hình ảnh.

Dọn phòng

Phòng ốc không thể tự dọn dẹp. Phần lớn các khách sạn có đội ngũ dọn phòng riêng, mặc dù một số chọn thuê ngoài dịch vụ này cho một công ty chuyên nghiệp. Dù thế nào, một hoạt động trơn tru là chìa khóa để xoay vòng nhanh chóng, làm hài lòng khách hàng và thậm chí tối đa hóa doanh thu thông qua việc nhận phòng sớm.

Mối quan hệ giữa bộ phận dọn phòng và lễ tân là một trong những mối quan hệ quan trọng nhất của khách sạn. Giao tiếp tốt là cần thiết để đảm bảo trạng thái phòng được cập nhật chính xác và nhanh chóng – trước đây, điều này thường yêu cầu gọi điện liên tục, nhưng các chủ khách sạn hiện đại thích sử dụng ứng dụng hơn.

Bảo trì

Ngay cả trong những khách sạn hoạt động trơn tru nhất, đôi khi vẫn xảy ra sự cố. Đội ngũ bảo trì sẽ sửa chữa mọi thứ từ các tiện ích như hệ thống sưởi ấm và ống nước đến công nghệ khách sạn như Alexa và các thiết bị thông minh khác.

Nhiệm vụ của họ thường được báo cáo từ đội lễ tân (sau khi được khách hoặc đội ngũ dọn phòng báo cáo), và việc có một hệ thống quản lý tài sản kết nối để theo dõi những nhiệm vụ này sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Công nghệ thông tin (IT)

Trong một khách sạn độc lập, đội ngũ IT có thể chỉ có một người, trong khi một tập đoàn khách sạn có thể thuê nhiều chuyên gia công nghệ. Dù thế nào, IT cũng cực kỳ quan trọng trong một khách sạn hiện đại.

Ngoài việc là người ra quyết định chính trong việc chọn các nền tảng phù hợp nhất (PMS, RMS, POS) cho khách sạn, họ còn chịu trách nhiệm về các lĩnh vực như bảo mật số tại chỗ và quản lý tích hợp.

Quản lý và tài chính

Quản lý khách sạn đảm bảo rằng mọi bộ phận đều làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung: tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng đồng thời tối đa hóa hiệu quả hoạt động.

Họ sẽ giám sát các bộ phận khác và thường tham gia tích cực vào việc tuyển dụng nhân viên mới và nâng cao động lực cũng như giữ chân nhân viên. Họ cũng làm việc chặt chẽ với bộ phận tài chính để giám sát chi phí, thu nhập và lợi nhuận, và xác định các khu vực và chiến lược sẽ giúp tối ưu doanh thu.

10 cách cải thiện hoạt động khách sạn độc lập

Đây là lý do bạn đọc bài viết này, vậy hãy bắt đầu thôi. Đây là 10 cách để cải thiện hoạt động khách sạn của bạn.

Chọn công nghệ nguyên bản từ đám mây

Công nghệ nguyên bản từ đám mây không giống với công nghệ dựa trên đám mây. Tại sao? Tất cả là về triết lý và cách nó ảnh hưởng đến khả năng sử dụng.

Nếu phần mềm được thiết kế để tồn tại trên đám mây ngay từ đầu, điều đó thường có nghĩa là nó không bị ràng buộc bởi các cách suy nghĩ hoặc quy trình vận hành truyền thống. Hơn nữa, các giải pháp này thường nhanh hơn, dễ sử dụng hơn và an toàn hơn so với các lựa chọn không nguyên bản.

Phần mềm bắt đầu như một thứ gì đó đặt tại chỗ thường cố gắng sao chép tất cả các quy trình hiện có và chuyển chúng lên đám mây. Điều đó không phải là suy nghĩ sáng tạo và điều đó có nghĩa là các chủ khách sạn sẽ không được hưởng lợi từ một tầm nhìn tinh gọn hơn về hoạt động khách sạn.

Phần lớn các tích hợp phần mềm khách sạn là nguyên bản từ đám mây, nhưng điều này không đúng với các hệ thống quản lý tài sản (PMS). Hãy chọn một PMS nguyên bản từ đám mây và bạn sẽ có thể tự động hóa các hoạt động tốt hơn từ công cụ đặt phòng đến trả phòng.

Đơn giản hóa các hoạt động

Hãy giơ tay nếu bạn thích thực hiện các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại? Tôi nghĩ là không. Những nhiệm vụ như nhập chi tiết hộ chiếu hoặc thanh toán bằng thẻ không làm tăng giá trị cho kỳ nghỉ của khách – chúng làm phân tâm đội ngũ của bạn khỏi việc cung cấp những trải nghiệm cá nhân hơn.

Hãy tìm một nền tảng đám mây khách sạn đơn giản hóa và tinh gọn việc quản lý các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các khách sạn độc lập và nhóm khách sạn nhỏ thường có số lượng nhân viên ít hơn so với các thương hiệu lớn.

Không chỉ nhân viên tiếp xúc với khách hàng của bạn được lợi, các nhà quản lý doanh thu và các vai trò văn phòng hậu cần khác cũng có thể thấy công việc của họ được biến đổi bởi tự động hóa, giúp họ tiết kiệm rất nhiều thời gian để dành cho việc suy nghĩ chiến lược.

Tăng doanh thu

Nói về quản lý doanh thu… Những thay đổi hoạt động nào bạn có thể thực hiện để tăng lợi nhuận của mình? Nơi bắt đầu rõ ràng nhất là tối đa hóa tỷ lệ lấp phòng và tối ưu giá cả, và dù người quản lý doanh thu của bạn có giỏi đến đâu, không có quản lý doanh thu nào thành công bằng một hệ thống quản lý doanh thu (RMS) mạnh mẽ.

RMS sử dụng học máy để giúp bạn luôn có giá phòng tốt nhất và chính xác cho mỗi ngày trong năm, giúp bạn có thể tăng doanh thu mà không làm việc nhiều hơn. Một giải pháp tiên tiến có thể kết hợp mọi biến số như nhu cầu phòng và lượng truy cập, để cung cấp thông tin chi tiết chi tiết hơn mà không có sự can thiệp của con người.

Nếu bạn không sử dụng RMS, hãy bắt đầu ngay. Những cách khác bạn có thể tăng lợi nhuận là bằng cách khuyến khích khách đặt phòng trực tiếp hoặc cung cấp trải nghiệm khách hàng nâng cao bằng cách kết nối các công cụ marketing với PMS của bạn, cho phép bạn cung cấp các trải nghiệm và dịch vụ cá nhân hóa cho khách hàng.

Đơn giản hóa các vấn đề giao tiếp nội bộ

Ngay cả với một hoạt động khách sạn trơn tru nhất, sự hiểu lầm giữa các bộ phận vẫn xảy ra, điều này có thể dẫn đến những sai sót ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể giảm thiểu những điều này.

Nếu các bộ phận có công cụ liên lạc, và tất cả các nhiệm vụ được phân công bởi các hệ thống này, nhân viên sẽ ít có khả năng bỏ sót bất cứ điều gì.

Hãy chọn một hệ thống quản lý tài sản cung cấp một giải pháp giao tiếp và phân công nhiệm vụ rõ ràng để giúp bạn quản lý hoạt động tốt hơn. Nó sẽ cung cấp cho đội ngũ của bạn công cụ họ cần để tránh những sai sót không đáng có.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Một hệ thống quản lý tài sản hiện đại không chỉ giúp bạn tự động hóa nhiều nhiệm vụ trong hoạt động khách sạn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Công nghệ điện toán đám mây giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào các hệ thống và phần mềm phức tạp, giảm chi phí bảo trì và hỗ trợ.

Khi bạn đơn giản hóa quy trình và tối ưu việc quản lý, bạn cũng tiết kiệm được chi phí lao động và quản lý nhân viên hiệu quả hơn.

Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Không có gì quý giá hơn việc khách hàng cảm thấy hài lòng và quay trở lại. Để đạt được điều đó, bạn cần cung cấp dịch vụ khách hàng vượt trội.

Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ giúp bạn theo dõi và phân tích phản hồi của khách hàng, từ đó đưa ra những cải tiến cần thiết.

Nó cũng giúp bạn quản lý và xử lý các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên không chỉ là vấn đề phân công nhiệm vụ và kiểm soát thời gian làm việc. Nó còn bao gồm việc đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên.

Sử dụng công nghệ để theo dõi hiệu suất công việc, tạo kế hoạch phát triển nghề nghiệp, và quản lý quy trình đào tạo sẽ giúp bạn duy trì đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt huyết.

Đảm bảo sự an toàn và bảo mật

Sự an toàn của khách hàng và nhân viên luôn là ưu tiên hàng đầu trong khách sạn. Hãy đảm bảo rằng bạn có các quy trình và công nghệ phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu của khách hàng.

Công nghệ hiện đại cũng giúp bạn quản lý và theo dõi an ninh trong khách sạn, từ hệ thống camera giám sát đến kiểm soát ra vào.

Phát triển chiến lược marketing và bán hàng

Marketing và bán hàng là hai lĩnh vực không thể thiếu trong hoạt động khách sạn. Đầu tư vào các chiến lược marketing hiệu quả, từ việc quảng bá trực tuyến đến các chiến dịch tiếp thị trực tiếp, sẽ giúp bạn thu hút nhiều khách hàng hơn.

Sử dụng các công cụ phân tích để đo lường hiệu quả của các chiến dịch marketing và tối ưu các chiến lược bán hàng của bạn.

Xây dựng một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp

Một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp và có kinh nghiệm sẽ giúp bạn điều hành khách sạn một cách hiệu quả và linh hoạt.

Hãy tập trung vào việc phát triển kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian và khả năng giải quyết vấn đề trong đội ngũ quản lý của bạn.

Kết luận

Cải thiện hoạt động khách sạn không phải là điều có thể thực hiện ngay lập tức. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các chiến lược trên và tận dụng công nghệ hiện đại, bạn sẽ có thể điều hành khách sạn của mình một cách hiệu quả hơn, mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận của mình.