Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất?

Bạn muốn làm cho khách sạn của mình thân thiện với công nghệ hơn? Tìm kiếm một phần mềm quản lý khách sạn mới phù hợp nhất với nhu cầu của bạn? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra nơi để bắt đầu.

Lựa chọn phần mềm khách sạn hiệu quả đang là vấn đề của nhiều khách sạn

Công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh khách sạn hiện đại. Tối thiểu, đó là việc thanh toán không tiếp xúc cho các dịch vụ đã trở thành một tính năng mặc định vào năm 2021. Và các chuỗi lớn như Hilton đang chuyển đổi các phòng thành không gian siêu cá nhân hóa, cho phép khách điều khiển các thiết bị trong phòng từ chính chiếc điện thoại thông minh của họ.

Tuy nhiên, phát minh có tầm ảnh hưởng giúp ích cho các khách sạn nhiều nhất vẫn là phần mềm quản lý khách sạn. Nó có thể được coi là bộ não của khách sạn, trong đó phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận.

Thu thập thông tin chi tiết nhất về sở thích của khách hoặc cung cấp trải nghiệm khách hàng ở tại khách sạn mà không cần phải tiếp xúc trực tiếp với nhân viên – đây chỉ là một vài ví dụ về những gì phần mềm hiện đại ra đời sau có thể cung cấp cho bạn.

Lựa chọn giải pháp phù hợp cho việc quản lý khách sạn của bạn không phải là một việc dễ dàng. Thị trường ngày nay có nhiều nhà cung cấp các lựa chọn phần mềm khách sạn khác nhau, và có vẻ như việc tìm được một trong những nhà cung cấp phù hợp sẽ mất một thời gian dài. Tuy nhiên, mọi thứ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có một danh sách ghi chép đầy đủ những điều quan trọng cần ghi nhớ.

Gợi ý: nếu bạn là người chủ hay quản lý khách sạn thì chính bạn phải là người hiểu nhu cầu của khách sạn, và cũng chính bạn phải lại người tìm hiểu và đánh giá các tính năng phần mềm quản lý khách sạn, về nhà cung cấp. Và nhà cung cấp phải đồng hành với bạn trong suốt quá trình vận hành.

Những yếu tố quyết định trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp

Trước khi chuyển sang lựa chọn giải pháp phù hợp, đây là những gì chúng tôi khuyên bạn nên làm:

Xác định loại hình khách sạn của bạn

Điều này cần làm trước khi bạn Google để tìm, và đánh giá phần mềm khách sạn phù hợp, hãy tạo một bức chân dung về khách sạn của bạn. Để xác định loại hình khách sạn mà bạn đang kinh doanh, bạn cần phải đánh giá các tiêu chí sau:

– Vị trí và quy mô của khách sạn.

– Các dịch vụ có sẵn.

– Thị trường mục tiêu phù hợp với loại hình khách sạn.

– Cơ sở hạ tầng và tiện nghi.

– Số lượng phòng.

Bạn có thể bắt đầu với đặc điểm cơ bản như vị trí, quy mô, và số lượng phòng, đây là những thông tin cơ bản để lựa chọn phần mềm phù hợp.

Ví dụ: Giả sử bạn sở hữu một khách sạn khá có tiếng ở Hội An. Số lượng phòng trong khách sạn của bạn dao động từ 30 đến 50. Có một số điểm du lịch nổi tiếng gần đó, cũng như cơ sở hạ tầng tuyệt vời trong khu vực của bạn.

Tất cả những chi tiết này sẽ cho phép bạn hiểu những chức năng cụ thể nào của hệ thống sẽ hữu ích cho bạn và những chức năng nào bạn không chắc sẽ sử dụng.

Xác định mục tiêu kinh doanh

Để quyết định loại hệ thống quản lý khách sạn PMS nào sẽ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, nhiệm vụ chính của người quản lý trong giai đoạn này là tự hỏi bản thân một số câu hỏi như:

Bạn mong đợi gì từ giải pháp này?

Phần mềm quản lý khách sạn nên giải quyết những vấn đề gì?

Nhà cung cấp phần mềm này có thực sự đáng tin cậy không?

Để giúp bạn làm được điều này dễ dàng hơn, chúng tôi sẽ phân tích một số yêu cầu phổ biến từ các chủ khách sạn. Chúng tôi sẽ chỉ ra cách một Hệ thống quản lý khách sạn tốt có thể phù hợp với nhu cầu của những người dùng khác nhau.

Nó cũng sẽ giúp bạn hiểu những gì mong đợi từ phần mềm đó và những tính năng hiện có trên thị trường.

Tôi cần một hệ thống mà hiệu quả với các chức năng cơ bản của nó

Nếu bạn là chủ một khách sạn gia đình nhỏ hoặc đơn giản chỉ muốn tối ưu một cách cơ bản, thì ví dụ sau đây sẽ chỉ ra rõ những công cụ bạn sẽ cần:

– Phần mềm quản lý khách sạn trên đám mây (Cloud PMS) với hệ thống Front Desk để quản lý các xử lý quản lý.

– Công cụ quản lý kênh (Channel manager) để bán phòng của khách sạn trên các kênh OTA khác nhau và tránh bị overbooking. Công cụ quản lý kênh sẽ giúp bạn tăng khả năng hiển thị trên các nền tảng marketing lớn nhất thế giới, chẳng hạn như Booking.com và Expedia.

– Một website của chính khách sạn được tích hợp công cụ Booking Engine để khách sạn thu được lượt đặt phòng trực tiếp và tiết kiệm phí hoa hồng cho các kênh OTA.

Các dấu hiệu của một hệ thống quản lý khách sạn chất lượng chính là sự tích hợp liền mạch của nhiều tính năng và không phải trả thêm tiền. Điều quan trọng nữa là việc cài đặt hệ thống không mất nhiều thời gian và không yêu cầu đào tạo đặc biệt.

Phần mềm phải hướng đến người dùng và vì bạn là chủ khách sạn chứ không phải lập trình viên, thời gian quý giá của bạn để giành cho khách hàng.

Ngoài những tính năng cốt lõi, cũng có thể có:

– Công cụ giao việc thông minh giúp bạn giao phó nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn và cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban khác nhau.

– Kế toán và Lập hóa đơn để báo cáo và phân tích tài chính nhanh chóng và an toàn.

– Hệ thống Đặt chỗ Trung tâm để loại bỏ tình trạng overbooking và tạo thuận lợi cho quá trình đặt chỗ.

– Sổ tiền mặt kỹ thuật số hỗ trợ cho công việc kế toán hàng ngày, giúp chủ khách sạn lưu trữ các khoản thu tiền mặt và theo dõi chi phí và doanh thu từ một nơi.

– Hệ thống báo cáo để luôn có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các chỉ số hoạt động chính.

– Chức năng thanh toán để xử lý và quản lý các khoản thanh toán qua các cổng thanh toán.

Tôi cần một hệ thống có thể giúp tôi tự động hóa nhiều hoạt động hơn nữa trong cơ sở kinh doanh của mình

Nếu yêu cầu của bạn không chỉ giới hạn ở nhu cầu bỏ hàng nghìn bảng tính Excel, thì đây là những gì khác mà bạn có thể thấy hữu ích:

– Thủ tục check-in nhanh cho phép khách có thể bỏ qua việc ngồi đợi ở quầy lễ tân. Chức năng này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian của khách mà còn giúp duy trì khoảng cách vật lý, điều rất quan trọng trong thời kỳ đại dịch. Khách hàng của bạn sẽ có thể đăng ký bằng cách điền trước vào biểu mẫu và thêm các bản sao các hồ sơ cá nhân cần thiết của khách hàng.

– Nhận phòng nhanh chóng là một tính năng cho phép khách hàng lấy chìa khóa mà không cần bất kỳ thủ tục phiền phức và có thể đi đến phòng của họ ngay lập tức. Sau khi khách hàng tự làm thủ tục đăng ký và khách sạn nhận được mẫu đăng ký trong hệ thống quản lý khách sạn, khách hàng sẽ không cần phải lãng phí thời gian của họ tại quầy lễ tân.

– Chức năng vào cửa không cần chìa khóa là một thuộc tính quan trọng khác của loại hình khách sạn nói không với COVID. giải pháp này sẽ cung cấp cho khách của bạn một trải nghiệm gần như hoàn toàn không tiếp xúc. Khả năng mở phòng từ chính chiếc điện thoại thông minh của khách có thể trở thành điểm nhấn thực sự cho khách sạn của bạn.

Khách sạn của tôi không chỉ cần PMS mà còn cần ứng dụng đặc thù

Việc có ứng dụng của riêng bạn sẽ nâng tầm hồ sơ năng lực của khách sạn của bạn. Một app hay ứng dụng cho riêng khách sạn là một cách tuyệt vời để bán thêm dịch vụ của bạn. Ngoài ra, đây là một công cụ cho phép khách của bạn giao tiếp với ban quản trị, thanh toán online và tự hoàn thành thủ tục đăng ký nhanh chóng.

Cloud Pms có thể cung cấp cho bạn những cách sau để tùy chỉnh ứng dụng của bạn:

– Tùy chỉnh cơ bản: bạn sẽ nhận được một mẫu ứng dụng mà bạn có thể tùy chỉnh với biểu trưng của riêng mình và thay đổi bảng màu của nó.

– Thiết kế độc đáo của riêng bạn: nhà cung cấp sẽ tạo một ứng dụng giống như của riêng bạn.

– Hoàn thành tùy chỉnh: bạn có thể tự do thay đổi ứng dụng theo ý muốn, theo sở thích của mình.

Một ứng dụng độc đáo được thiết kế đặc biệt cho khách sạn của bạn sẽ mang lại cho bạn lợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh. Cho phép khách của bạn tận hưởng dịch vụ không tiếp xúc một cách an toàn và ở level cao hơn.

5 điểm chính cần xem xét trước khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Để tóm tắt tất cả thông tin được đề cập ở trên, chúng tôi đã tạo ra một checklist nhỏ gồm các câu hỏi có thể hỗ trợ cho bạn khi lựa chọn Hệ thống quản lý khách sạn.

Tất cả đều liên quan đến các lĩnh vực cơ bản trong giải pháp của bạn, đó là trải nghiệm khách hàng, tự động hóa các quy trình hành chính, tiếp thị, phân phối và khả năng mở rộng.

Để tận dụng tối đa hệ thống mà bạn lựa chọn, nó phải có phương tiện để cải thiện từng thành phần này. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn:

Giải pháp có hướng đến khách hàng không?

Điều đáng chú ý không chỉ là yêu cầu của riêng bạn mà còn cả những gì hệ thống này có thể mang lại cho khách của bạn. Hệ thống hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, check-in online và tính khả dụng của một ứng dụng đã trở thành tiêu chuẩn chuyên dụng cho các khách sạn trên toàn thế giới. Do đó, khách chắc chắn sẽ mong đợi bắt gặp ít nhất một trong những tính năng này tại cơ sở kinh doanh của bạn.

Nó có thể giúp bạn cải thiện chiến lược tiếp thị của mình không?

Một chiến lược tiếp thị tốt sẽ giúp giải pháp của bạn trụ vững ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất. Và để tạo ra nó, bạn cần thông tin về khách hàng tiềm năng và khách mời.

Các kênh OTA thường sẽ không từ chối cung cấp thông tin này mà còn bán nó cho các bên thứ ba. Do đó, để giành lại quyền kiểm soát các khách hàng thuộc đối tượng mục tiêu của khách sạn, hãy chú ý đến các nhà cung cấp cung cấp cho bạn các công cụ như CRM và Booking Engine.

Nó có mọi thứ bạn cần để tự động hóa các hoạt động hàng ngày không?

Trước hết, đánh giá chất lượng của PMS. Đảm bảo tìm hiểu xem nhà cung cấp có đảm bảo hỗ trợ ở tất cả các giai đoạn triển khai hay không. Ngoài ra, không được có bất kỳ chi phí ẩn nào và tất cả các sản phẩm phải đồng bộ hoàn hảo.

Ngoài ra, chương trình nên bao gồm các công cụ Báo cáo và cộng tác với Nhân viên để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả hàng ngày.

Nó có cho phép bạn bán phòng hiệu quả không?

Nhận đặt phòng trực tiếp từ website của bạn cũng quan trọng, giống như nhận đặt phòng từ các Đại lý Du lịch Trực tuyến (Kênh OTA) và Hệ thống Phân phối Toàn cầu (GDS). Tất cả các kênh phân phối có thể được quản lý từ một nơi với sự trợ giúp của Công cụ quản lý kênh.

Nó sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát khoảng không quảng cáo và giá của bạn trên nhiều kênh. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các báo cáo để tìm hiểu xem kênh nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho bạn.

Đó có phải là giải pháp có thể mở rộng phù hợp với giải pháp của bạn không?

Bất kể giải pháp của bạn lớn hay nhỏ, bạn cần một sản phẩm có quy mô phù hợp với giải pháp của bạn. Khi chọn phần mềm, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó sẽ tiếp tục được cải thiện, nâng cấp cũng giống như việc mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn.

Ngoài ra, hãy chọn một giải pháp cho phép bạn chỉ lấy những gì bạn cần và không trả quá nhiều cho các chức năng không cần thiết

Chúng tôi hy vọng rằng làm theo tất cả những lời khuyên này sẽ giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp cho cơ sở kinh doanh của mình. Hãy lựa chọn một cách khôn ngoan và nhắm đến mục tiêu sẽ củng cố giải pháp của bạn về lâu dài.