Chiến lược tốt nhất để giảm chi phí vận hành khách sạn là gì?

Cung cấp trải nghiệm khách hàng vượt trội và tạo lợi nhuận tốt cho khách sạn là mục tiêu của mọi khách sạn. Dẫu vậy, nhiều khách sạn ở các cấp độ đều đang phải vật lộn với chi phí vận hành khách sạn cao. Với các khách sạn mới, điều này là một thách thức không nhỏ, bởi họ chưa biết cách để cân bằng giữa chi phí vận hành lẫn lợi nhuận khách sạn. Nếu không có chiến lược khắc phục cụ thể, những khách sạn ấy sẽ sớm cạn kiệt nguồn lực, sức khỏe tài chính lẫn khả năng duy trì dài lâu.

Khi khách sạn cần giảm chi phí vận hành nhưng không đem lại hiệu quả, bài viết sau sẽ hữu ích để biết nên phải làm gì.

Chi phí vận hành trong khách sạn là gì?

Giải thích đơn giản, chi phí vận hành trong khách sạn là tất cả các chi phí phát sinh để đảm bảo, duy trì hoạt động hàng ngày của khách sạn. Khi quản lý chi phí vận hành khách sạn thông minh và hiệu quả, chi phí sẽ được tối ưu và đem lại giá trị tốt nhất về mặt hiệu suất cho khách sạn.

Phân loại chi phí vận hành trong khách sạn

Chi phí vận hành khách sạn về tổng thể là tất cả các chi phí cần thiết nhằm giúp khách sạn hành trơn tru, hiệu quả hơn. Bởi vậy, chúng được chia làm 2 nhóm chính, cụ thể được liệt kê dưới đây.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là các khoản phí giống nhau, không thay đổi bất kể điều chỉnh về khối lượng, tần suất cung cấp. Chúng cũng không thay đổi khi khách sạn làm ăn tốt hay kém hiệu quả. Chi phí vận hành khách sạn cố định bao gồm:

– Tiền thuê nhà, thế chấp.

– Thuế tài sản.

– Lương nhân viên.

– Chi phí dịch vụ (phần mềm quản lý khách sạn tính thuê bao tháng, bảo hiểm, cable mạng, cable truyền hình, internet…).

– Chi phí nhượng quyền thương mại (nếu có).

– …

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi phụ thuộc vào hiệu quả kinh doanh, nhu cầu của khách sạn. Đôi khi, sự biến động của lượng khách đặt phòng cũng ảnh hưởng đến chi phí biến đổi của khách sạn. Chi phí vận hành khách sạn biến đổi bao gồm:

– Tiếp thị và phân phối (hoa hồng cho kênh bán phòng).

– Tiện ích và vận dụng phòng (đồ dùng cá nhân, hoa, bánh, nước…).

– Lao công tính công giờ.

– Chi phí thanh toán, quẹt thẻ… từ khách đặt phòng.

– Chi phí dịch vụ (phần mềm quản lý khách sạn tính theo số lượng phòng).

– Thực phẩm, đồ dùng theo ngày, hàng tồn kho.

– …

Chiến lược giảm chi phí vận hành trong khách sạn

Trong khách sạn, có nhiều khoản phải chi và chúng không thể tránh khỏi, nhưng bù lại thì khách sạn có thể linh hoạt trong những khoản chi khác, cũng như áp dụng chiến lược phù hợp để đem lại hiệu quả, lợi nhuận như kỳ vọng. Chúng cũng sẽ giúp chiến lược bán phòng của khách sạn tạo ra doanh thu tốt hơn. Cùng điểm qua những chiến lược như vậy trong phần dưới đây để áp dụng cho khách sạn của bạn.

Theo dõi và quản lý chi phí vận hành trong khách sạn

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc cắt giảm chi phí tại khách sạn là theo dõi, quản lý các khoản thu chi, chi phí vận hành trong khách sạn.

Dù việc theo dõi có thể sẽ rất tốn thời gian, nhưng kết quả và tác động tích cực của chúng là điều không thể bàn cãi. Và nếu các khách sạn phớt lờ vấn đề này, chi phí phát sinh thêm sẽ là một vấn đề cực kỳ nghiêm trọng mà khách sạn các khách sạn không thể giải quyết một sớm một chiều.

Để khởi đầu, hãy kiểm tra và xác định các chi phí phát sinh của khách sạn, nơi bắt đầu và đâu là nguồn tiếp nhận. Thông qua dữ liệu thu thập được, khách sạn có thể phát hiện các nhóm, khu vực bất thường trong khách sạn, hoặc các chi phí liên quan để có những điều chỉnh cho kịp thời, hữu ích.

Đánh giá chất lượng kênh tiếp thị

Đầu tư vào kênh bán phòng quan trọng là chiến lược hữu hiệu, giúp các khách sạn tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Dù vậy, không phải kênh nào cũng đem lại hiệu quả, doanh thu như kỳ vọng.

Bởi vậy, việc theo dõi và đánh giá chất lượng các kênh tiếp thị hiện đang sử dụng là điều cần thiết, quan trọng phải thực hiện. Chúng sẽ giúp khách sạn của bạn phân bổ lại nguồn lực, đầu tư đúng kênh để đem lại doanh thu tốt như kỳ vọng. Ngoài ra, khách sạn cũng có thể phân bổ lại nguồn lực, tài nguyên cho kênh bán phòng quan trọng, từ đó tăng ROI cho khách sạn.

Cắt giảm chi phí lao động

Chi phí cho nhân sự, người lao động luôn chiếm một phần đáng kể trong chi phí vận hành khách sạn. Bởi vậy, khách sạn cần cẩn trọng, cân bằng phù hợp nguồn lực này để tránh việc sử dụng quá mức, lãng phí, không đem lại hiệu quả như kỳ vọng cũng như trải nghiệm cần thiết cho du khách.

Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn như hiện tại, các khách sạn cũng không đứng ngoài vòng xoáy cắt giảm chi phí lao động. Cách tiếp cận phù hợp đó là cân nhắc dựa trên hiệu quả công việc, mức độ quan trọng và đem lại giá trị như thế nào cho khách sạn.

Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng

Đây là một trong những cách phổ biến nhất để cắt giảm chi phí vận hành khách sạn. Thông qua sử dụng các thiết bị tiêu thụ năng lượng thấp, tiết kiệm năng lượng thì tiền điện mỗi tháng khách sạn phải trả sẽ giảm đi đáng kể.

Ví dụ: Sử dụng bóng đèn led Edison, bóng đèn sợi đốt tiết kiệm năng lượng cho thiết bị chiếu sáng trong phòng; đầu tư vào hệ thống HVAC (hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và chất lượng không khí) hiệu quả cao; đào tạo nhân viên, hướng dẫn du khách luôn tắt đèn khi rời phòng và lắp cảm biến chuyển động tại không gian chung…

Bảo trì hơn sửa chữa

Về cơ bản, bảo trì quan trọng hơn sửa chữa, cả về chi phí vẫn ảnh hưởng, rủi ro của chúng. Bảo trì trong khách sạn giúp phát hiện sớm vấn đề, khắc phục nhanh chóng và không có thiệt hại nào xảy ra. Điều này ngược với khi thiết bị hư rồi mới sửa chữa, sẽ phải tốn nhiều chi phí cho linh kiện, thiết bị thay thế. Vì vậy, khi bảo trì thì các thiết bị sẽ hoạt động bền bỉ, ít sự cố và tiêu hao năng lượng thấp hơn.

Khai thác sức mạnh của công nghệ

Cắt giảm chi phí vận hành trong khách sạn tuy là vấn đề phức tạp, nhưng nếu kết hợp cùng những công cụ, công nghệ khách sạn hiện có thì chúng hoàn toàn khả thi. Thông qua phần mềm quản lý khách sạn, booking engine, hay channel manager… để quản lý công việc nội bộ, giá và tình trạng phòng trống trong khách sạn thì khách sạn sẽ cần ít nhân sự hơn cho những công việc như thế này.

Một số khách sạn quan điểm rằng, công nghệ cao sẽ khiến chi phí tăng cao, nhưng điều này không đúng hoàn toàn. Khi nếu khai thác hiệu quả và sử dụng đúng cách, giá trị đem lại của chúng sẽ cao hơn chi phí bỏ ra.

Đánh giá lại menu nhà hàng trong khách sạn

Nhà hàng, bộ phận FnB là bộ phận không thể thiếu khi tính toán giảm chi phí vận hành khách sạn. Bởi trên thực tế, nhà hàng khách sạn có rất nhiều khoản thu chi và cần xử lý trong ngày (thực phẩm tươi sống, đồ ăn trong ngày…). Vì vậy, nếu tối ưu không hiệu quả, khách sạn có thể thất thoát, tổn thất số lượng lớn chi phí vận hành. Bởi vậy, hãy đánh giá lại menu nhà hàng, loại bỏ hoặc giảm bớt các món ít dùng, đặc biệt là các món không thể bảo quản lâu hoặc để qua ngày.

Theo dõi mức độ lãng phí khi dùng thực phẩm

Tiếp nối ý trên, khách sạn cần theo dõi mức độ sử dụng, lãng phí thực phẩm. Bởi một nguyên liệu hết hạn, không dùng đến là một khoản tiền mất đi. Chính bởi vậy, khách sạn cần có chú ý theo dõi và sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí khi dùng thực phẩm. Thông qua theo dõi thủ công, hoặc giảm sát bằng công nghệ để biết khi nào thực phẩm hết hạn, xuống cấp và cần xử lý ngay.

Xem lại hợp đồng nhà cung cấp

Các khách sạn phụ thuộc vào những nhà cung cấp bên ngoài để cung cấp thực phẩm, đồ uống và các nguyên vật liệu thiết yếu khác. Khi gặp vấn đề về chi phí và cần tái cơ cấu, thì đánh giá lại hợp đồng nhà cung cấp luôn là điều khách sạn chú ý thực hiện.

Hãy nhớ rằng, những gì phù hợp với nhu cầu khách sạn của 3 năm trước thì chưa chắc cũng vậy trong hiện tại. Cân nhắc và đánh giá hiệu quả khi tiếp tục làm việc với các nhà cung cấp, hoặc đàm phán để có thỏa thuận mới cùng chi phí hợp lý hơn là điều cần thiết. Khi cân đối được thu chi và nguồn lực cho nhà cung cấp, khách sạn có thể tối ưu chi phí vận hành để tập trung vào những hạng mục đem lại hiệu quả, chuyển đổi tốt hơn.

Đánh giá hiệu quả khi sử dụng các giải pháp công nghệ trong khách sạn

Chi phí sử dụng các công cụ, công nghệ trong khách sạn cũng là vấn đề cần theo dõi, quản lý. Cụ thể, sẽ có những phần mềm, công cụ khi sử dụng không đem lại hiệu quả thiết thực, lại tốn nhiều chi phí cho khách sạn thì cần phải loại bỏ, thay thế bằng công cụ khác. Và nếu khách sạn có thể giảm thiểu chi phí khi sử dụng một công nghệ, giải pháp cụ thể nào đó thì cũng cần cân nhắc áp dụng.

Thực hiện các phương pháp quản lý doanh thu trong khách sạn

Quản lý doanh thu khách sạn là hệ thống các công việc nhằm tối ưu doanh thu khách sạn được hiệu quả nhất có thể. Chúng cũng giúp đo lường, dự báo những rủi ro, biến động liên quan đến doanh thu để khách sạn có sự chuẩn bị phù hợp.

Kiếm tiền từ không gian chưa được sử dụng đúng mức

Khi khách sạn có nhiều nguồn thu, khách sạn có thể thoải mái hơn trong việc điều tiết nguồn lực tài chính. Một trong những cách để điều tiết, tăng doanh thu cho khách sạn là tận dụng các không gian, nguồn lực hiện có chưa được khai thác hết công năng.

Ví dụ, sử dụng các không gian để mở dịch vụ massage, thể dục hoặc sự kiện, bán hàng… Đôi khi, chúng rất hữu ích để thu hút khách đặt phòng quan tâm và sử dụng dịch vụ, cũng như lôi kéo du khách bên ngoài tìm hiểu và đăng ký sử dụng dịch vụ trong khách sạn của bạn.

Nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí, công việc

Ngoài những giải pháp nêu trên, đây cũng là một cách để tối ưu chi phí vận hành trong khách sạn. Việc nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí, công việc vừa là mục tiêu, và cũng là động lực để đào tạo nhân viên hiện tại có thể đáp ứng được điều này.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, đôi khi chúng sẽ là gánh nặng, khiến nhân viên khó làm việc hiệu quả hơn. Bởi vậy, hãy đảm bảo rằng hiệu suất đem lại là một con số cụ thể.

Tại sao giảm chi phí vận hành khách sạn lại rất quan trọng trong khách sạn?

Rõ ràng một điều là, không doanh nghiệp nào thích chi ngân sách nhiều hơn nhưng thu lại lợi nhuận ít hơn. Điều tương tự cũng như vậy với các khách sạn, và nếu chi phí vận hành quá lớn thì chúng ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến lợi nhuận của khách sạn. Với những điều chỉnh mang tính chiến lược như nêu ở phần trên, khá sạn có thể cải thiện, giúp khách sạn kiểm soát doanh thu được tốt hơn.

Lợi ích khi giảm chi phí vận hành trong khách sạn

Khi giảm chi phí vận hành, khách sạn sẽ nhận được một hoặc nhiều lợi ích được mô tả dưới đây:

– Cung cấp một trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

– Cho phép tối ưu chi phí, và giữ ngân sách chi tiêu trong tầm kiểm soát.

– Thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh thu khách sạn.

– Đảm bảo sức khỏe tài chính doanh nghiệp được ổn định, an toàn.

– Phúc lợi, lương bổng của nhân viên có thể cải thiện theo thời gian.

– Đem lại thành công chung trong công việc kinh doanh khách sạn.

– …

Nhược điểm của việc giảm chi phí vận hành

Tuy nhiên, không gì là hoàn hảo, và giảm chi phí vận hành trong khách sạn cũng như vậy, chúng có thể tạo ra ảnh hưởng tiêu cực trong khách sạn khi:

– Giảm trải nghiệm dịch vụ trong khách sạn.

– Lợi nhuận mỏng, và có thể lỗ ròng.

– Khách hàng thân thiết có thể không thoải mái với sự điều chỉnh, cắt giảm mới tại khách sạn.

– Giảm thị phần bán phòng.

– …

Kết luận

Khi khách sạn áp dụng những điều chỉnh như trong danh sách này, hãy lưu ý theo dõi xem chúng có đem lại hiệu quả như bạn đang kỳ vọng hay không, và dựa trên những thay đổi (tích cực lẫn tiêu cực) mà điều chỉnh chiến lược cho phù hợp. Ngoài ra, khách sạn cũng nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia có kinh nghiệm trước khi áp dụng các thay đổi mới mẻ trong khách sạn của bạn.