Tất cả những điều bạn cần biết về thời gian và quy trình nhận phòng, trả phòng khách sạn

Ấn tượng đầu tiên có thể quyết định trải nghiệm của khách tại khách sạn, vì vậy, điều quan trọng là cần xác định rõ ràng thời gian nhận phòng khách sạn để định hình kỳ vọng của khách. Khi bạn biết mỗi quy trình mất bao lâu, bạn có thể tối ưu dịch vụ của mình và đảm bảo rằng lễ tân hoạt động như một cỗ máy trơn tru. Những quy trình này cần được bố trí cẩn thận để mang đến trải nghiệm khách hàng hoàn hảo.

Vì khách ngày càng coi trọng thời gian của họ, điều cốt yếu là phải làm cho quy trình nhận phòng trở nên suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể. Thông thường, khách mong đợi được nhận phòng từ 2-4 giờ chiều, vì vậy điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng thời gian nhận và trả phòng của khách sạn để tránh vấn đề phát sinh và đảm bảo cho bộ phận dọn phòng đủ thời gian chuẩn bị phòng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào thời gian nhận và trả phòng trung bình, các yếu tố cần xem xét, quy trình, và các xu hướng mới trong việc nhận phòng tại khách sạn.

Thời gian nhận phòng trung bình tại khách sạn là bao lâu?

Như đã đề cập, thời gian nhận phòng trung bình tại khách sạn là từ 2 giờ chiều đến 4 giờ chiều. Tuy nhiên, đối với các chuyến bay quốc tế, thời gian này có thể thay đổi đáng kể.

Bạn có một số lựa chọn như một chủ khách sạn trong việc xử lý việc nhận phòng; có thể cung cấp lễ tân 24/7 hoặc lựa chọn kiosk tự phục vụ linh hoạt hơn. Điều này không chỉ giảm thời gian chờ đợi trong giờ cao điểm nhận phòng mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cho phép họ tự quản lý thời gian đến và đi.

Thời gian trả phòng trung bình là bao lâu?

Thời gian trả phòng trung bình là 11 giờ sáng, mặc dù một số khách sạn có thể kéo dài đến 12 giờ trưa. Điều này cho bộ phận dọn phòng đủ thời gian để chuẩn bị phòng, vì sẽ có ít nhất hai giờ trước khi khách tiếp theo đến.

Khách sạn nên cứng rắn như thế nào với thời gian nhận phòng và trả phòng?

Có thời gian nhận và trả phòng tiêu chuẩn mang lại lợi ích cho hiệu quả hoạt động và cấu trúc hàng ngày. Hơn nữa, phòng được khách rời đi sớm sẽ được dọn dẹp nhanh chóng và sẵn sàng để bán lại. Phòng cũng có thể tạo ra doanh thu thông qua phí nhận phòng sớm.

Mặc dù cần một mức độ linh hoạt để đảm bảo sự hài lòng của khách, lòng trung thành và danh tiếng của khách sạn, nhưng nên cân bằng giữa tính nghiêm ngặt và sự linh hoạt mà không nên nghiêng về một phía quá nhiều.

Những yếu tố cần xem xét khi thiết lập thời gian nhận phòng tại khách sạn

Khi thiết lập thời gian nhận phòng tại khách sạn, điều quan trọng là phải xem xét thời gian mà bộ phận dọn phòng cần để làm sạch phòng. Tất nhiên, một số khách có thể rời đi trước giờ trả phòng, nhưng bạn nên chuẩn bị cho khả năng tất cả khách có thể rời đi vào phút chót.

Hãy nêu rõ các chính sách của bạn về việc đến và đi trước khi khách đến lưu trú. Điều này đảm bảo rằng họ sẽ không bị bất ngờ.

Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, hãy cân nhắc việc có một số phòng dự phòng để nhận phòng sớm. Sau một chuyến đi dài, khách sẽ rất cảm kích nếu có thể vào phòng ngay khi đến.

Nếu bạn không muốn cung cấp dịch vụ nhận phòng sớm như một sự ưu đãi, bạn có thể tính phí cho các lần đến sớm hoặc cho phép khách chọn thời gian nhận phòng của riêng mình với một khoản phí bổ sung. Nếu phí không quá cao, nhiều khách sẽ không ngại trả và doanh thu của bạn sẽ tăng lên.

Ngoài ra, sử dụng các công cụ như báo cáo hoạt động của hệ thống quản lý khách sạn Mews có thể giúp bạn theo dõi khi nào phòng đã sẵn sàng để nhận phòng và khi nào khách sẽ đến khách sạn của bạn. Thông tin này giúp bạn biết bạn có thể linh hoạt như thế nào với thời gian nhận phòng.

Những yếu tố cần xem xét khi quản lý thời gian trả phòng

Ngược lại, khi quản lý thời gian trả phòng, bạn nên xem xét các tiêu chuẩn ngành. Ví dụ, thời gian trả phòng điển hình là từ 11 giờ sáng đến 12 giờ trưa, điều này giúp có đủ thời gian để chuẩn bị phòng cho khách mới. Bạn cũng cần cân nhắc lịch trình của bộ phận dọn phòng, vì việc chuẩn bị một phòng cho khách mới sẽ mất nhiều thời gian hơn so với dọn dẹp hàng ngày.

Hãy xem xét việc cho phép trả phòng muộn tùy theo tình trạng phòng và công suất của khách sạn (sẽ nói rõ hơn sau) và minh bạch về các khoản phí liên quan. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo bài bản về các quy trình hoạt động để tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Cũng là một ý tưởng tốt khi thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình và đào tạo nhân viên để duy trì hoạt động tối ưu.

Khách có nên được phép trả phòng muộn không?

Cho phép trả phòng muộn có thể tăng cường sự hài lòng của khách hàng bằng cách mang lại sự tiện lợi, dẫn đến những đánh giá tích cực và mang lại lợi thế cạnh tranh. Ngoài ra, đây cũng là một cơ hội để tạo thêm doanh thu nếu dịch vụ này được tính phí.

Tuy nhiên, có một số nhược điểm của việc cho phép trả phòng muộn, bao gồm các thách thức vận hành như giờ làm việc của bộ phận dọn phòng kéo dài hơn, tốc độ luân chuyển phòng chậm hơn và khó khăn trong quản lý.

Nếu việc trả phòng muộn được chấp nhận, hãy chắc chắn có một chính sách rõ ràng. Chính sách này nên bao gồm các chi tiết như có phí liên quan hay không. Bạn cũng có thể tận dụng công nghệ để giúp quy trình này hiệu quả hơn, đảm bảo rằng lợi ích này có thể được cung cấp với ít thách thức hoặc ảnh hưởng đến hoạt động.

Các quy trình liên quan đến nhận phòng và trả phòng tại khách sạn

Quy trình nhận phòng khách sạn

Khi khách đến khách sạn của bạn, họ thường sẽ đi thẳng đến quầy lễ tân. Khi đến, nhân viên của bạn nên chào đón khách một cách nồng nhiệt và tiến hành xác nhận đặt phòng của họ. Khi đã xác nhận đặt phòng, nhân viên nên cung cấp một lời giới thiệu ngắn gọn về các tiện nghi và dịch vụ đặc biệt của khách sạn.

Tiếp theo, điều quan trọng là truyền đạt các thông tin quan trọng như mật khẩu Wi-Fi, sự sẵn sàng của nhân viên lễ tân và thời gian trả phòng để đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Sau đó, khách sẽ được trao chìa khóa phòng. Nhân viên sau đó nên đề nghị hộ tống khách đến phòng của họ, yêu cầu nhân viên khuân vác làm điều đó, hoặc cho phép khách tự đi nếu họ thích.

Quy trình trả phòng khách sạn

Đảm bảo quy trình trả phòng suôn sẻ bao gồm một số bước quan trọng. Trước hết, nhắc nhở khách về thời gian trả phòng bằng cách gửi tin nhắn SMS, email hoặc để lại ghi chú trong phòng của họ. Trước khi trả phòng, quầy lễ tân nên chuẩn bị hóa đơn cuối cùng để mọi khoản phí bổ sung hoặc sai sót có thể được giải quyết ngay lập tức.

Khách sẽ cần trả lại chìa khóa. Nếu có tiền cọc chìa khóa hoặc bất kỳ khoản tiền đặt cọc nào khác, hãy đảm bảo rằng chúng được hoàn trả. Quầy lễ tân cũng nên hỏi xem khách có cần hỗ trợ gì về phương tiện đi lại hoặc hành lý không.

Việc thu thập phản hồi sau khi khách lưu trú là rất quan trọng. Cập nhật hồ sơ khách với bất kỳ sở thích nào và cảm ơn khách đã lưu trú, khuyến khích họ để lại đánh giá.

Các xu hướng mới trong nhận phòng khách sạn

Vì quy trình suôn sẻ khi đến là rất quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng, việc cập nhật các xu hướng mới là cần thiết để đáp ứng kỳ vọng và nhu cầu thay đổi của khách. Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận về một số xu hướng mới nổi này.

Kiosk nhận phòng

Như đã đề cập trước đó, các kiosk nhận phòng không nghi ngờ gì là một trong những xu hướng hàng đầu trong ngành khách sạn. Những kiosk này cho phép khách tự quản lý quy trình nhận và trả phòng một cách độc lập, bất cứ lúc nào. Bằng cách tích hợp công nghệ này, bạn có thể tăng tốc quy trình và giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách. Điều này đặc biệt hữu ích trong những thời điểm cao điểm hoặc cho những khách hàng muốn kiểm soát trải nghiệm của họ.

Ứng dụng nhận phòng và giao tiếp không tiếp xúc

Một xu hướng khác là việc sử dụng các ứng dụng khách sạn hoặc công nghệ không tiếp xúc để đơn giản hóa quy trình nhận phòng. Thay vì đến quầy lễ tân, khách có thể hoàn thành thủ tục nhận phòng thông qua ứng dụng di động và thậm chí sử dụng điện thoại thông minh của họ làm chìa khóa phòng. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn giảm tiếp xúc trực tiếp, điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại dịch.

Nhận phòng từ xa

Nhận phòng từ xa cho phép khách hoàn tất quy trình nhận phòng trực tuyến trước khi đến khách sạn. Điều này bao gồm điền vào các mẫu đơn cần thiết, thanh toán và chọn phòng. Khi đến, họ có thể trực tiếp nhận chìa khóa phòng từ kiosk hoặc sử dụng ứng dụng di động. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sự xáo trộn cho khách và nhân viên.

Kết luận

Quản lý hiệu quả thời gian nhận và trả phòng khách sạn đòi hỏi sự kết hợp giữa sự cẩn thận trong quy trình và sự linh hoạt. Bằng cách hiểu rõ thời gian trung bình, các yếu tố cần xem xét, và việc triển khai các xu hướng mới, khách sạn của bạn có thể cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tối ưu hoạt động và tăng cường doanh thu.