Các chiến lược tốt nhất để giảm chi phí vận hành khách sạn

Chi phí vận hành khách sạn ngày càng gia tăng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Quản lý chi phí là rất quan trọng để đảm bảo sức khỏe tài chính lâu dài và cải thiện sự thành công của khách sạn. Nếu khách sạn của bạn đang gặp thua lỗ do các chi phí có thể tránh được, điều cần thiết là phải có những bước chủ động để kiểm soát chi phí.

Các khách sạn thành công thường xuyên theo dõi chi phí vận hành để đảm bảo rằng chi tiêu phù hợp với việc tạo ra thu nhập. Vì các doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận, việc tối ưu chi phí vận hành trở nên quan trọng để tăng doanh thu.

Giảm chi tiêu là một chiến lược chính để tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí quá mức có thể làm giảm năng suất và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của khách sạn trong dài hạn.

Hãy khám phá các chi phí vận hành khách sạn và các chiến lược tốt nhất để tối ưu chúng.

Chi phí vận hành khách sạn là gì?

Sức khỏe tài chính của khách sạn của bạn phụ thuộc vào việc quản lý dòng tiền vào và ra hiệu quả. Chi phí vận hành là các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày và là điều thiết yếu để tính toán lợi nhuận. Chúng chiếm một phần quan trọng trong báo cáo thu nhập, cung cấp các chỉ số chính về sức khỏe tài chính.

Chi phí vận hành bao gồm các khoản chi thiết yếu để vận hành khách sạn của bạn, chẳng hạn như tiền thuê hoặc thuê mướn, tiền lương và tiện ích. Chúng cũng bao gồm chi phí cho các vật dụng và dịch vụ khách sạn, được gọi là chi phí hàng hóa bán ra (COGS). Hiểu biết về chi phí vận hành là rất quan trọng cho các chiến lược định giá để đảm bảo rằng doanh thu đủ để chi trả tất cả các chi phí.

Khi tính toán doanh thu gộp, chi phí vận hành được trừ từ thu nhập. Ngoài COGS, chi phí vận hành bao gồm chi phí bán hàng, marketing và hành chính liên quan trực tiếp đến các hoạt động tạo ra thu nhập. Điều quan trọng là phân biệt chi phí vận hành với các chi phí không phải vận hành, bao gồm chi phí tài chính như lãi vay, chi phí đầu tư và thuế.

Có hiểu biết rõ ràng về chi phí vận hành giúp các chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh. Ví dụ, họ có thể đánh giá chi phí tuyển dụng liên quan đến thu nhập tạo ra. Để đưa ra các quyết định chiến lược cho khách sạn của bạn, điều cần thiết là phải hiểu từng chi phí vận hành và ảnh hưởng của nó đến tài sản của bạn.

Các loại chi phí vận hành trong ngành khách sạn

Chi phí vận hành và duy trì khách sạn có thể là cố định hoặc biến đổi. Hãy cùng xem xét các ảnh hưởng của những chi phí này đối với doanh nghiệp của bạn.

Chi phí cố định

Trong hoạt động khách sạn, chi phí cố định không thay đổi bất kể sự biến động trong khối lượng doanh số hoặc mức độ chiếm dụng. Điều này có nghĩa là chúng không thay đổi nhiều dù khách sạn của bạn đang phát triển hay đối mặt với thách thức. Chi phí cố định thường bị nhầm lẫn với các chi phí tĩnh hoặc không thay đổi, nhưng chúng có thể thay đổi theo thời gian, mặc dù có ảnh hưởng tối thiểu đến hoạt động hàng ngày.

Đáng tiếc, chi phí cố định không phản ánh năng suất của khách sạn vì chúng phải được thanh toán bất kể hiệu suất. Ví dụ về chi phí cố định trong khách sạn bao gồm:

– Chi phí thế chấp, tiền thuê hoặc tiền cho thuê.

– Thuế tài sản và chi phí bảo hiểm.

– Lương nhân viên.

– Hóa đơn tiện ích cố định.

– Phí bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên.

– Chi phí bảo trì thiết bị và phần mềm.

Trong khi các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ quy mô kinh tế bằng cách phân bổ chi phí cố định, các nhà quản lý khách sạn có ít sự linh hoạt hơn vì phần lớn chi phí vận hành là biến đổi. Điều này có nghĩa là chúng thay đổi dựa trên các yếu tố như tỷ lệ chiếm dụng và hoạt động kinh doanh.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi trong hoạt động khách sạn thay đổi dựa trên mức độ năng suất, liên quan trực tiếp đến khối lượng doanh nghiệp và mức độ chiếm dụng của khách sạn. Khi tỷ lệ chiếm dụng tăng hoặc giảm, các chi phí vận hành này cũng thay đổi. Các nhà quản lý khách sạn phải đưa ra các quyết định hàng ngày để quản lý chi phí và duy trì hiệu quả hoạt động. Ví dụ về chi phí biến đổi bao gồm:

– Lương theo giờ: Lương cho công nhân làm việc bán thời gian hoặc làm thêm giờ thay đổi dựa trên nhu cầu, yêu cầu điều chỉnh để phù hợp với mức độ chiếm dụng. Bạn nên điều chỉnh chi phí theo nhu cầu để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên.

– Chi phí quảng cáo và marketing: Chi phí marketing tăng lên với số lượng đặt phòng cao do hoa hồng, và quảng cáo thêm có thể cần thiết trong các khoảng thời gian thấp điểm để thu hút khách hàng.

– Chi phí thực phẩm, đồ uống và vật tư dọn dẹp: Vật tư phải được điều chỉnh dựa trên mức độ chiếm dụng để đáp ứng nhu cầu của khách hiệu quả, giảm lãng phí và tối ưu chi phí.

– Chi phí tiện ích: Các tiện ích như hệ thống HVAC và sử dụng điện thay đổi theo mức độ chiếm dụng và điều kiện thời tiết, ảnh hưởng đến chi phí tương ứng.

Theo dõi chi phí biến đổi là rất quan trọng để duy trì lợi nhuận của khách sạn. Chi phí hàng ngày cao có thể thách thức khả năng sinh lời, nhưng quản lý hiệu quả có thể tối ưu năng suất và sức khỏe tài chính. Điều chỉnh chi phí biến đổi dựa trên khối lượng kinh doanh và nhu cầu sẽ góp phần vào hoạt động bền vững và cải thiện lợi nhuận của bạn.

Danh sách các chi phí khách sạn thường gặp

Khách sạn phải chịu nhiều khoản chi hàng ngày để duy trì hoạt động. Dưới đây là một số chi phí thường gặp nhất.

Nhân công

Chi phí nhân công bao gồm tiền lương của nhân viên cùng với các lợi ích như ngày nghỉ có lương, nghỉ ốm và bảo hiểm. Ước tính khoảng 45-55% chi phí được phân bổ cho chi phí nhân công, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tránh thừa nhân viên trong các mùa thấp điểm và điều chỉnh mức độ nhân sự với tỷ lệ chiếm dụng dự kiến để tối ưu năng suất.

Vật tư

Vật tư đại diện cho một lĩnh vực chi tiêu quan trọng khác của khách sạn, bao gồm các tiện nghi cho khách, ga trải giường, khăn tắm và sản phẩm làm sạch. Điều quan trọng là các khách sạn phải theo dõi chi tiêu cho vật tư và duy trì mức tồn kho phù hợp để tránh dư thừa, điều này có thể dẫn đến rò rỉ lợi nhuận.

Tiện ích

Các tiện ích như điện, gas, nước và hệ thống sưởi ấm và làm lạnh đại diện cho các khoản chi lớn đối với khách sạn. Khách thường có xu hướng lãng phí nước và điện khi xa nhà, dẫn đến tiêu tốn tài nguyên không cần thiết.

Marketing

Marketing là một khoản chi quan trọng khác đối với khách sạn, liên quan đến đầu tư vào quảng cáo, khuyến mãi và phân phối để tiếp cận đối tượng mục tiêu lý tưởng. Điều này thường đòi hỏi thử nghiệm và sai sót, dẫn đến chi phí đáng kể cho khách sạn.

Bảo hiểm và thuế

Khách sạn cũng phải chịu trách nhiệm cho các khoản phí địa phương, thuế và bảo hiểm cho các rủi ro liên quan đến sự an toàn của nhân viên và khách hàng tại cơ sở. Mỗi chính quyền địa phương nơi khách sạn hoạt động sẽ có các yêu cầu và phí cụ thể liên quan đến hoạt động.

Hoa hồng nhà cung cấp

Các nhà xử lý thẻ tín dụng tính phí cho việc xử lý thanh toán, trong khi các OTA và các kênh phân phối khác có thể có phí cố định hoặc làm việc theo hoa hồng. Việc thúc đẩy các kênh đặt phòng trực tiếp là điều nên làm để tăng lợi nhuận khách sạn. Thêm vào đó, các chương trình khách hàng thân thiết và các sáng kiến bán hàng khác nhằm thúc đẩy nhu cầu cũng góp phần vào các chi phí liên quan.

6 chỉ số để kiểm soát chi phí vận hành khách sạn và cách tính chúng

Kiểm soát chi phí vận hành và hiểu cách tính toán chúng là những khía cạnh quan trọng để đảm bảo khả năng sinh lời. Hãy cùng khám phá một số chỉ số phổ biến nhất cùng với các phương pháp tính toán chúng.

Chi phí mỗi phòng đã được chiếm dụng (CPOR)

CPOR giúp bạn đo lường chi phí trung bình mà khách sạn của bạn phải chịu cho mỗi phòng đã được chiếm dụng. Hiểu CPOR cho phép bạn xác định các khu vực mà chi phí có thể được giảm bớt hoặc tối ưu. Một CPOR thấp cho thấy tiềm năng lợi nhuận cao hơn từ việc bán phòng. Chỉ số này được tính bằng cách chia Tổng Chi Phí Vận Hành cho Tổng Số Phòng Đã Được Chiếm Dụng.

Doanh thu mỗi phòng có sẵn (RevPAR)

RevPAR giúp khách sạn của bạn hiểu bao nhiêu doanh thu đang được tạo ra từ tồn kho phòng có sẵn. Mục tiêu của việc tính toán và tối đa hóa RevPAR là tăng doanh thu mà không làm tăng chi phí một cách đáng kể. RevPAR được tính bằng cách chia Tổng Doanh Thu Phòng cho Tổng Số Phòng Có Sẵn.

Chi phí mỗi phòng có sẵn (CostPAR)

CostPAR giúp khách sạn của bạn hiểu các chi phí trung bình liên quan đến việc phục vụ tất cả các phòng có sẵn, không phân biệt tỷ lệ chiếm dụng. KPI này cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu chi phí và việc sử dụng tài nguyên của khách sạn. Để tính CostPAR, chia tổng chi phí (cả cố định và biến đổi) cho tổng số phòng có sẵn và ngày.

Lợi nhuận vận hành gộp mỗi phòng có sẵn (GOPPAR)

GOPPAR giúp khách sạn của bạn hiểu lợi nhuận vận hành gộp của mỗi phòng có sẵn. Chỉ số này xem xét doanh thu từ việc bán phòng trong khi trừ đi các chi phí vận hành để cung cấp cái nhìn rõ hơn về hiệu suất tài chính của khách sạn. GOPPAR được tính bằng cách chia lợi nhuận vận hành gộp (GOP) cho tổng số phòng có sẵn trong khách sạn (TAR). Điều quan trọng là lưu ý rằng GOP đại diện cho tổng doanh thu mà không tính đến tổng chi phí vận hành.

Chi phí nhân công mỗi phòng có sẵn (LPAR)

LPAR đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực lao động liên quan đến số lượng phòng có sẵn. Vì lao động chiếm một phần quan trọng trong chi phí của khách sạn, việc đánh giá liệu các chi phí này có được sử dụng hiệu quả không là điều quan trọng. LPAR được tính bằng cách chia tổng chi phí lao động cho tổng số đêm phòng có sẵn.

Chi phí thu hút khách (GAC)

GAC được tính bằng cách chia số tiền chi cho việc thu hút khách (bao gồm chi phí marketing, quảng cáo và phân phối) cho tổng doanh thu phòng và sau đó nhân kết quả với 100 để có được tỷ lệ phần trăm. GAC đo lường chi phí trung bình để thu hút khách mới hoặc đặt phòng và giúp đánh giá hiệu quả của các chiến lược marketing và phân phối của khách sạn.

Cách giảm chi phí vận hành khách sạn

Các nhà quản lý khách sạn phụ thuộc vào dịch vụ khách hàng chất lượng để thành công, nhưng kiểm soát chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ là một thách thức lớn. Làm thế nào để bạn có thể giới hạn chi phí vận hành trong khi đảm bảo lợi ích lâu dài cho khách sạn?

Tối ưu chi phí nhân công với đào tạo và lịch làm việc

Lương nhân viên và lương theo giờ thường chiếm đến 50% chi phí của khách sạn, làm cho nó trở thành mục tiêu chính cho các nỗ lực giảm chi phí. Tuy nhiên, việc cắt giảm lao động mà không xem xét nhu cầu có thể dẫn đến khách hàng không hài lòng và nhân viên thất vọng. Sử dụng lịch làm việc hợp lý dựa trên dự đoán tỷ lệ chiếm dụng cho phép bạn điều chỉnh mức độ nhân sự phù hợp với nhu cầu.

Đào tạo nhân viên thực hiện nhiều nhiệm vụ cũng có thể tối ưu chi phí lao động. Nhân viên được đào tạo chéo có thể thay thế các đồng nghiệp vắng mặt mà không cần thuê thêm nhân viên, giảm chi phí không cần thiết.

Giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ là một cách khác để giảm chi phí lao động. Nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp chi khoảng 33% lương của một nhân viên cho việc tuyển dụng. Cải thiện trải nghiệm hội nhập và cung cấp các lợi ích cạnh tranh có thể giúp giữ chân nhân viên quý giá và giảm chi phí rời bỏ theo thời gian.

Giảm chi phí tiện ích

Giữ chi phí tiện ích thấp là rất quan trọng để giảm chi phí. Bắt đầu bằng cách theo dõi mức tiêu thụ năng lượng để xác định các cơ hội tiết kiệm. Dưới đây là một số khuyến nghị:

– Sử dụng bóng đèn tiết kiệm năng lượng và cảm biến chuyển động: Cài đặt bóng đèn tiết kiệm năng lượng và cảm biến chuyển động để đảm bảo đèn tự động tắt khi khách rời khỏi phòng, giảm tiêu thụ năng lượng không cần thiết.

– Bảo trì hệ thống HVAC: Theo dõi bảo trì hệ thống HVAC để ngăn ngừa lỗi và sự không hiệu quả. Một hệ thống HVAC bị lỗi có thể làm tăng mức tiêu thụ năng lượng lên đến 15%.

– Sử dụng máy nước nóng bằng năng lượng mặt trời cho hồ bơi: Cân nhắc sử dụng máy nước nóng bằng năng lượng mặt trời để làm nóng hồ bơi của khách sạn, giảm phụ thuộc vào các nguồn năng lượng truyền thống và hạ thấp chi phí tiện ích.

Xem xét lại các nhu cầu phần mềm

Phần mềm tại chỗ có thể dẫn đến tăng chi phí chung do các giấy phép phần mềm và phí bảo trì định kỳ, thay đổi tùy thuộc vào kích thước và nhu cầu của tài sản. Thêm vào đó, việc quản lý phần mềm này thường yêu cầu thuê nhân viên chuyên môn.

Hầu hết các khách sạn cần các hệ thống thiết yếu như PMS, quản lý kênh, quản lý doanh thu (phần mềm hoặc nhân sự) và hệ thống POS nếu khách sạn có nhà hàng. Tuy nhiên, chi phí có thể giảm bằng cách chọn phần mềm khách sạn tích hợp nhiều chức năng trong một bộ.

Các giải pháp dựa trên đám mây như Mews có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách tập trung hóa các dịch vụ. Chúng loại bỏ các chi phí chung liên quan đến việc quản lý phần mềm tại chỗ và đảm bảo đồng bộ hóa các hoạt động của khách sạn. Hơn nữa, PMS dựa trên đám mây cung cấp bảo mật tốt hơn so với máy chủ vật lý, vốn dễ bị truy cập trái phép.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc duy trì tiêu chuẩn khách sạn vẫn yêu cầu thuê nhân viên để đảm bảo hoạt động suôn sẻ, vì phần mềm vẫn chưa thay thế nhu cầu về nguồn nhân lực.

Tận dụng tự động hóa

Tự động hóa là tương lai (và hiện tại) của ngành khách sạn. Điều tuyệt vời là nó cải thiện hiệu quả và tối ưu chi phí trong khi đảm bảo khách của bạn hài lòng. Ví dụ, bạn có thể quản lý đặt phòng và cho phép khách nhận phòng từ xa thay vì phải xếp hàng tại quầy lễ tân.

Mews cũng rất hữu ích trong việc quản lý dịch vụ dọn phòng qua một ứng dụng chuyên dụng. Phần mềm giúp cải thiện hiệu quả và sử dụng báo cáo thời gian thực để lập lịch nhân viên. Tự động hóa cũng có thể giảm các nhiệm vụ hành chính và giải phóng thời gian để tập trung vào trải nghiệm của khách hàng.

Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để thu thập dữ liệu khách hàng và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa. Với tự động hóa dữ liệu, việc thu thập trở nên liền mạch và hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định thông minh.

Hạn chế chi phí marketing

Chi phí marketing có thể tạo gánh nặng cho doanh nghiệp, đặc biệt nếu chi phí hoa hồng cao. Các nhà quản lý khách sạn có thể giảm chi phí quảng cáo bằng cách đảm bảo đặt phòng không có hoa hồng. Tăng cường đặt phòng trực tiếp có thể được thực hiện bằng cách tối ưu website của bạn cho lưu lượng tìm kiếm trên công cụ tìm kiếm hoặc đầu tư vào quảng cáo trên công cụ tìm kiếm hoặc mạng xã hội, thường mang lại doanh thu cao hơn so với đặt phòng qua các OTA.

4 mẹo cần xem xét khi giảm chi phí khách sạn

Việc giảm chi phí khách sạn yêu cầu một cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố đều được xem xét kỹ lưỡng.

Tập trung vào việc sử dụng tài nguyên hiệu quả

Đầu tư vào công nghệ tiết kiệm năng lượng như pin mặt trời, đèn LED, cảm biến chuyển động và hệ thống sưởi ấm, thông gió và làm lạnh hiệu quả. Khuyến khích khách tiết kiệm nước bằng cách tái sử dụng khăn tắm, điều này cũng giảm chi phí giặt là. Nâng cấp các thiết bị tiết kiệm nước trong phòng tắm và sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng trong toàn khách sạn.

Tối ưu lực lượng lao động

Điều chỉnh mức độ nhân sự với tỷ lệ chiếm dụng và giờ cao điểm để tránh thừa nhân sự. Đào tạo chéo nhân viên để thực hiện nhiều nhiệm vụ hiệu quả. Cân nhắc thuê ngoài các chức năng không cốt lõi như giặt là, bảo trì và làm vườn để giảm chi phí chung.

Quản lý chi phí cung ứng

Chú ý đến chi phí tiện nghi, chai nước và các vật phẩm miễn phí được cung cấp trong phòng. Đầu tư vào ga trải giường và khăn tắm chất lượng cao để giảm tần suất thay thế và giảm chi phí lâu dài.

Đàm phán thông minh

Tập trung vào việc giảm chi phí bằng cách hợp nhất nhà cung cấp để tận dụng số lượng lớn cho việc giảm giá. Đàm phán giá tốt hơn với hợp đồng dài hạn và nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp để tăng cường sức mạnh đàm phán.

Bằng cách tập trung vào các lĩnh vực này, khách sạn có thể quản lý chi phí hiệu quả trong khi duy trì chất lượng dịch vụ và tính bền vững.

Tăng doanh thu và giảm chi phí

Khi bạn sử dụng một dịch vụ đám mây khách sạn toàn, bạn có thể tập trung tất cả nỗ lực của mình vào các hoạt động tạo doanh thu thay vì đầu tư vào các giải pháp phần mềm riêng lẻ. Cho phép bạn tối ưu doanh thu bằng cách thúc đẩy đặt phòng trực tiếp và điều chỉnh giá theo thời gian thực dựa trên nhu cầu, tỷ lệ chiếm dụng và điều kiện thị trường.

Tự động hóa các quy trình đảm bảo rằng bạn có số lượng nhân viên phù hợp tại bất kỳ thời điểm nào. Thêm vào đó, bạn có thể xác định cơ hội doanh thu thông qua bán thêm, phân tích hồ sơ khách hàng và các tính năng quản lý doanh thu tích hợp trong phần mềm. Cách tiếp cận toàn diện này giúp đơn giản hóa các hoạt động và tối đa hóa tiềm năng doanh thu cho khách sạn của bạn.

Kết luận

Mặc dù việc tối ưu chi phí là quan trọng, bạn không nên giảm chi phí trên cơ sở chất lượng dịch vụ khách hàng. Nếu dịch vụ khách hàng của bạn không đạt yêu cầu của khách, các đánh giá tiêu cực có thể gây hại cho doanh nghiệp khách sạn của bạn.

Vì lý do này, điều quan trọng là đội ngũ nhân viên và Giám Đốc Điều Hành cần phải hiểu rõ hoạt động của khách sạn để nhận diện các khu vực mà chi phí có thể được giảm mà không làm giảm chất lượng dịch vụ. Nếu không có kiến thức này, có nguy cơ đưa ra các quyết định có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của khách sạn.

Do đó, khi bạn cân nhắc các chiến lược tốt nhất, hãy nhớ duy trì sự cân bằng. Với một chút sáng tạo, bạn có thể tinh chỉnh các hoạt động của khách sạn và cải thiện lợi nhuận.