Mọi điều cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng

Hệ thống POS trên điện toán đám mây (cloud) đã thay đổi ngành lĩnh vực kinh doanh nhà hàng. Bài viết sau sẽ cung cấp những điều cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng.

Mở đầu

Ngành kinh doanh nhà hàng đang phát triển với tốc độ chóng mặt đáng kinh ngạc. Điều này cũng đặt ra thách thức, cả ngắn hạn lẫn dài hạn cho việc điều hành; nếu không có bất kỳ sự trợ giúp hoặc kinh nghiệp nào, bạn sẽ bị kiệt sức. Xu hướng nhìn thấy rõ nhất trong việc kinh doanh nhà hàng trong những năm gần đây, là đang dần loại bỏ các phương pháp lỗi thời để chuyển sang các phương pháp hiệu quả hơn.

Các hoạt động trong nhà hàng mà chúng ta từng biết, đang thay đổi và áp dụng công nghệ vào một cách có hiệu quả. Một trong số đó, phần mềm quản lý nhà hàng đang có một cách tiếp cận mới mẻ nhưng chắc chắn, để đảm bảo sự thành công cho các nhà hàng.

Hệ sinh thái quản lý nhà hàng là bao gồm mọi khía cạnh của việc hoạt động, giúp nguồn nhân lực và người quản lý được tập trung, tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu quả chất lượng ẩm thực, dịch vụ chăm sóc thực khách tại nhà hàng. Nếu bạn đang làm việc trong nhà hàng, hẳn những khó khăn thường gặp khi thao tác thủ công, hoặc phần mềm khách sạn không hoạt động như ý muốn là điều quen thuộc.

Nhưng hãy xem xét điều này: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ cần một công cụ duy nhất, có thể tiếp cận toàn cảnh mọi hoạt động trong nhà hàng? Hãy tưởng tượng mức độ hiệu quả mà nó đem lại, cũng như chi phí tiết kiệm được khi sử dụng công cụ ấy. Công cụ mà giải pháp đang nhắc đến, là phần mềm quản lý nhà hàng. Loại phần mềm phù hợp nhất với nhà hàng của bạn, và những điều lưu ý trước khi mua là những gì bài viết này đề cập để bạn hiểu rõ hơn.

Dưới đây là tất cả những gì bạn cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng.

Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng là hệ thống xử lý thanh toán, quản lý đơn hàng, tự động hóa và tiếp thị cho nhà hàng. Một nhà hàng khi sử dụng phần mềm, sẽ giúp việc quản lý trở nên tập trung, hoạt động hiệu quả, cải thiện thương hiệu tốt hơn.

Một phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại, là phần mềm chứa đảm bảo tính bảo mật, đặc biệt là các thông tin kinh doanh nhạy cảm, tự động hóa các hoạt động nội bộ, liên thông và liên kết dữ liệu cũng như kết nối các bộ phận với nhau, theo dõi và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả. Kết quả, bên cạnh tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận thì phần mềm còn đảm bảo sự ổn định của lượng nhân sự, giảm tỷ lệ đơn lỗi, khách hàng hài lòng hơn và có những trải nghiệm tốt hơn.

Tại sao phải cần một phần mềm quản lý nhà hàng tốt?

Trong ngành công nghiệp nhà hàng, giá trị của các giải pháp công nghệ đôi khi bị bỏ qua. Thi thoảng họ lại xem đó là một nhân viên thu nhân tự động. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhà còn có khả năng làm được nhiều hơn thế.

Phần mềm quản lý nhà hàng hiện đại kết hợp các chức năng của máy tính với máy tính tiền, cho phép nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, hiển thị hóa đơn và in bill với giao diện thân thiện cho thực khách và hoạt động như một trạm dịch vụ.

Hệ thống đặt đồ ăn điện tử được gọi là KDS (Kitchen Display Screen – Màn hình hiển thị order bếp). Nó giúp đơn giản hóa giao tiếp giữa quầy lễ tân (FOH – Front Of House) và hậu sảnh (BOH – Back Of House) bằng cách thay thế thông tin thực đơn bằng giấy trong bếp. Để cải thiện tính di động, máy tính để bàn cồng kềnh dần được thay thế bằng máy tính bảng như Pad, nhờ những cải tiến, tích hợp công nghệ.

Các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng

– Tính tiền mặt mỗi đơn trong ngày.

– Theo dõi biến động thu chi.

– Tạo báo cáo doanh thu cho nhiều kỳ, nhiều thời điểm.

– Theo dõi dữ liệu bán hàng trung bình theo ngày.

– Lưu trữ, truy xuất thông tin khách hàng.

Hoạt động trên đám mây (cloud)

Thông qua điện toán đám mây, dữ liệu của khách sạn được duy trì hiệu quả. Hệ thống quản lý nhà hàng truyền thống thông thường sử dụng dữ liệu và làm việc cục bộ. Tức rằng chúng chiếm nhiều diện tích sàn cho hệ thống máy móc, phát sinh chi phí cài đặt trên các thiết bị và dữ liệu được lưu trữ trên máy tính cục bộ.

Với hệ thống quản lý nhà hàng hiện đại, điều này đã thay đổi. Không chỉ có thể đăng ký sử dụng phần mềm ở mọi lúc mọi nơi, mà khách hàng của bạn cũng có thể tiếp cận nhà hàng của bạn ở mọi vị trí với sự trợ giúp của hệ thống POS và mạng Internet. Nó cho phép dữ liệu có thể truy xuất từ các máy chủ ở xa thông qua đám mây. Hơn thế, nó cũng đi kèm khả năng phân tích, quản lý khách hàng (thông thường và thân thiết), tiếp thị nhà hàng…

Bán hàng qua POS

Nhận yêu cầu thực đơn từ thực khách, xuất phiếu đến bếp, xử lý thanh toán… hay tất cả nhu cầu quản lý dữ liệu, lập hóa đơn của bạn đều được đáp ứng thông qua POS.

Điểm bán hàng (POS) là một phần quan trọng mà bất kỳ phần mềm quản lý nhà hàng nào cũng có. Công cụ này không chỉ theo dõi các giao dịch, mà còn dự báo xu hướng hoạt động, đánh giá hiệu quả việc phục vụ khách hàng bằng cách sử dụng tích hợp và phân tích CRM, dự đoán xu hướng khách hàng.

Thông qua POS, phần mềm quản lý nhà hàng nâng cao trách nhiệm giải trình và tính minh bạch. Nó đảm bảo các máy chủ luôn chịu trách nhiệm cho việc bán hàng của họ, bởi họ không thể giả mạo các hóa đơn vì không có thông tin truy cập.

Thanh toán trực tuyến

Việc sử dụng ví điện tử, chuyển khoản đã tăng lên đáng kể và với sự bùng phát của Covid-19, ngày càng nhiều khách hàng lựa chọn điều này – thanh toán không tiếp xúc. Khi nhà hàng cung cấp càng nhiều giải pháp thanh toán, đặc biệt là thanh toán trực tuyến, thì khách hàng càng hưởng lợi bởi chúng thuận tiện, hiệu quả và đơn giản.

Nhưng đó không phải tất cả, công nghệ thanh toán cho phép khách hàng chia nhỏ hóa đơn cho tất cả thực khách trong bàn, giúp trải nghiệm được tốt hơn, không rắc rối và tính toán phức tạp. Dựa trên các lượt ghé thăm và đặt món, thanh toán mà nhà hàng có thể tích điểm thân thiết và tặng thẻ quà tặng để giữ chân và duy trì mức độ trung thành của họ.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng

Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng mà bạn cần biết, như là:

Thân thiện, dễ sử dụng

Bảng tính Excel, thời gian biểu, hợp đồng hay bảng chấm công bằng giấy và các công cụ quản lý nhân viên khác là điều không cần thiết. Hơn nữa, những phương pháp thủ công này tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Phần mềm quản lý nhà hàng rất dễ để thao tác. Giao diện của chúng cũng được thiết kế để sử dụng đơn giản, mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên nhà hàng. Nó cũng làm giảm chi phí đào tạo, cả về thời gian lẫn tiền bạc bởi sự dễ dàng làm quen, thành thạo khi sử dụng chúng.

Phân tích và báo cáo

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu khách hàng, đồng thời cũng giúp bạn hiểu sâu hơn về hành vi của họ. Với vai trò điều hành, quản lý, bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt, nhạy cảm hơn nhờ việc tích hợp dữ liệu vào báo cáo phân tích.

Bất kỳ hệ thống phân tích nào cũng đều có mục tiêu cốt lõi là làm sáng tỏ những gì đang đem lại hiệu quả và những gì không, để từ đó mà rút ra những suy luận có giá trị và tính toán được lợi nhuận từ nỗ lực vận hành.

Do vậy, phần mềm quản lý nhà hàng phải bao gồm các ứng dụng cần thiết, không chỉ cho các tính toán trước mắt, mà còn lâu dài với những chức năng nội bộ như báo cáo tồn kho, theo dõi tài chính…

Bảo mật

Rò rỉ dữ liệu nội bộ là một trong những rủi ro lớn nhất mà nhà hàng, quán bar… đều có thể gặp phải. Tuy nhiên, bất chấp điều đó thì nhiều giải pháp vẫn không có động thái rõ ràng để ngăn ngừa tổn thất: sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. Khi sử dụng, chúng phải được xây dựng để chống lại tất cả các loại tấn công.

Một trong những gợi ý hoàn hảo giúp nhà hàng tránh khỏi hành vi trộm cắp, đó là máy POS, khi dòng tiền được số hóa và chuyển thẳng vào ngân hàng. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý nhà hàng của bạn là một kho lưu trữ thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh cũng như thông tin tài chính của nhà hàng. Chính vì vậy, phần mềm quản lý nhà hàng cần đảm bảo dữ liệu của bạn và khách hàng đều được giữ riêng và an toàn.

Phần mềm quản lý nhà hàng cung cấp một bộ công cụ toàn diện. Dù là máy POS trên đám mây được cập nhật liên tục, nền tảng đặt bàn trực tuyến, công cụ tích hợp vào bên thứ 3 hay hệ thống CRM… tất cả chúng đều bao hàm trong phần mềm quản lý nhà hàng.

Các phần mềm quản lý nhà hàng liên tục cải tiến và phát triển. Và khi các giải pháp ngày một phụ thuộc vào công nghệ, thì cần phải có nhiều hơn sự tích hợp giữa hệ thống POS, hồ sơ khách hàng, lịch sử giao dịch và những dữ liệu khác. Dù rằng bạn đang điều hành một quán cafe nhỏ, hay một bếp ảo nổi tiếng, điều quan trọng cần phải nhớ là luôn cập nhật những thay đổi mới nhất trong lĩnh vực này. Phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp là phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc bằng cách sắp xếp hợp lý các quy trình, hoạt động trong nhà hàng của bạn.