Những lợi ích khi áp dụng thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt trong khách sạn

Thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt đang là xu hướng được sử dụng rộng rãi. Với các khách sạn, áp dụng thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực. Cùng tìm hiểu những điều ấy trong bài viết sau.

Thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt là gì?

Trước đây, các khách sạn thường sẽ ghi lại các khoản thu chi vào sổ giấy, và giữ tiền riêng một ngăn với chìa khóa an toàn, hết ca trực phải kiểm đếm rồi ghi lại để chắc chắn không có thất thoát giữa các ca.

Hiện tại, điều ấy đã thành dĩ vãng, bởi các khách sạn đã chuyển sang thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt, mọi ghi chép đều không cần bởi các giao dịch được tự động lưu lại, rủi ro thất thoát hay trộm cắp cũng hiếm hơn bởi tiền đã ở trong ngân hàng.

Rõ ràng, giải pháp này đã đem lại nhiều lợi ích, vô cùng thiết thực cho các khách sạn. Thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt là thông qua công nghệ để giao dịch tài chính, dòng tiền được luân chuyển giữa các tài khoản thanh toán được định danh như tài khoản ngân hàng, ví điện tử… giúp giảm bớt lượng tiền mặt lưu thông trong thị trường. Đây là cách đơn giản, nhanh và an toàn nhất để đưa tiền đến mọi người, mọi nơi trên thế giới.

Đặt trong bối cảnh hậu đại dịch, với minh chứng sự tổn thương vô cùng dễ dàng của ngành khách sạn, thì việc đáp ứng xu hướng thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt là một điều bắt buộc, và cần thiết để giúp giao tiếp, tiếp xúc giữa nhân viên và khách hàng trở nên an toàn, hiệu quả hơn.

Điều này dần được củng cố, khi phương pháp thanh toán tiền mặt bộc lộ nhiều hạn chế, khuyết điểm như là:

– Tốn thời gian bởi quy trình tương tác giữa người mua và bán thường kéo dài.

– Dịch vụ cung ứng chậm hơn.

– Nguy cơ giao dịch tiền giả, tiền bất hợp pháp.

– Không đáp ứng, tương thích với các xu hướng, công nghệ mới.

Những điều trên dần cho thấy thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt là xu hướng tất yếu, và nếu khách sạn nào không tham gia sẽ tự loại mình khỏi sự phát triển.

Các lợi ích của thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt trong khách sạn

Bây giờ, chúng ta hãy cùng đi vào chi tiết, về những lợi ích của giải pháp thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt trong các khách sạn. Cụ thể, có 4 lợi ích của giải pháp này, liên quan đến 4 khía cạnh quan trọng của khách sạn:

– Tiết kiệm thời gian cho khách hàng, và nâng cao trải nghiệm cho họ.

– Nhân viên làm việc tập trung, chính xác, và hiệu quả hơn.

– Quản lý khách sạn chặt chẽ, ít sai sót và minh bạch hơn.

– Các chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng tiếp cận đúng đối tượng, trúng thông điệp hơn.

Và giờ, chúng ta hãy cùng đi vào chi tiết từng lợi ích.

Tiết kiệm thời gian cho khách hàng, và nâng cao trải nghiệm cho họ

Thanh toán không tiếp xúc sẽ đem lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, bởi đơn giản giải pháp này sẽ giúp họ bớt phải sử dụng tiền mặt và thanh toán nhanh chóng hơn.

Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, quy trình trao đổi sẽ như sau:

– Lễ tân thông báo số tiền cần phải thanh toán.

– Khách hàng kiểm tra ví, đếm số tiền và cung cấp cho lễ tân.

– Lễ tân kiểm tra số tiền đã nhận, nếu thừa thì phải gửi lại phần dư ra, nếu thiếu thì phải thông báo lại để khách hàng cung cấp thêm.

– Khách hàng kiểm tra lần cuối, và nhận số tiền thừa nếu có.

Với quy trình trên, sai sót có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, với bất kỳ đâu. Và với mỗi một sai lầm, dù nhỏ như là đưa tiền thừa, hay lớn hơn là tính sai tiền thì cũng đều kéo dài thời gian cho mỗi lượt thanh toán, dẫn đến phiền hà cho khách hàng hiện tại, đang xếp hàng ở sau lẫn nhân viên lễ tân.

Vấn đề này có thể nghiêm trọng hơn, nếu quy trình không được tối ưu và cải thiện tốc độ thanh toán, khiến khách hàng phải chờ đợi lâu hơn – dần sẽ mất kiên nhẫn, cảm thấy không đáng phải chờ như vậy và nhanh chóng rời đi. Đó là những vị khách mà bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy ở khách sạn của mình nữa.

Trong ngành dịch vụ, phục vụ nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn thì doanh thu sẽ lớn hơn. Và điều ấy cũng tương tự như trong ngành khách sạn, bởi sự nhanh chóng sẽ kéo theo cảm giác hài lòng và khiến họ chi tiền nhiều hơn. Khảo sát vào năm 2016 của Clearscore đã chứng minh điều này, khi có đến 72% người tiêu dùng thừa nhận thanh toán trực tuyến khiến họ nóng vội hơn, và 59% là chi tiêu quá mức cần thiết.

Nhân viên làm việc tập trung, chính xác, và hiệu quả hơn

Thanh toán không tiếp xúc, hoặc qua thẻ tín dụng giúp nhân viên khách sạn có một trải nghiệm công việc dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt là trong những lúc bận rộn với 20 – 30 khách đang đứng đợi trước quầy lễ tân.

Chúng giúp họ thanh toán nhanh nhạy và đáng tin cậy hơn, chỉ cần một mã QR, hoặc máy cà thẻ POS, là khách đặt phòng có thể thanh toán nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và các thao tác thừa cho nhân viên.

Chúng cũng giúp họ bớt các đong đếm, tính toán thu chi khi hết ca trực, bởi tất cả những điều đã được tự động hệ thống hóa, thống kê đầy đủ và không sai sót thủ công trong suốt ca trực.

Và cũng đừng quên những kẻ biển thủ, gian lận dưới quầy sẽ không còn tồi tại vì mọi biến động giao dịch đều sẽ được lưu lại, không thể xóa dấu vết. Điều này cũng đồng nghĩa rằng – các vụ tấn công, trộm cắp sẽ ít gây nguy hại hơn, bởi tiền mặt không có sẵn, và không có khoảng trống cho những rủi ro như vậy.

Quản lý khách sạn chặt chẽ, ít sai sót và minh bạch hơn

Nếu khách sạn ưu tiên thanh toán tiền mặt trong giao dịch, thì cuối ngày hoặc cuối tháng sẽ phải nộp tiền vào tài khoản, rút tiền ra để chi trả các khoản phát sinh. Trong suốt quá trình vận hành, họ phải kiểm kê, tính toán thu chi trong từng ngày, và luôn cẩn trọng để tránh sai sót.

Nếu khách sạn thông minh, ưu tiên thanh toán trực tuyến và không dùng tiền mặt, dòng tiền sẽ luân chuyển giữa các tài khoản ngân hàng, vừa an toàn lại tiện lợi, và mọi biến động đều được ghi chép cụ thể, không thất thoát hay mất mát gì.

Đặc biệt là khi khách sạn áp dụng các giải pháp, công cụ thanh toán hiện đại như quét mã QR, ví điện tử, thanh toán một chạm, quét POS… Những giải pháp này không thay đổi cách kết nối giữa khách hàng và khách sạn, cũng như bản chất của việc thanh toán, nhưng sẽ giúp quá trình ấy diễn ra nhanh hơn, an toàn và hiệu quả hơn.

Các chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng tiếp cận đúng đối tượng, trúng thông điệp hơn

Trong ngành dịch vụ, thông tin khách hàng đóng vai trò quan trọng, giúp các giải pháp hiểu và xây dựng chiến lược chính xác và hiệu quả hơn, khi tiếp cận đúng và cung cấp đủ thông tin đến khách hàng tiềm năng. Cũng là dịch vụ, nhưng khác với các ngành khác, khách sạn tương đối dễ dàng thu thập dữ liệu khách hàng, được lấy tự động từ nhiều nguồn như kênh đặt phòng, khách check in, hay mua vé dịch vụ…

Nếu khách sạn tích hợp thêm các kênh thanh toán trực tuyến, khả năng thu thập và khai thác thông tin khách hàng sẽ tăng lên đáng kể. Ví dụ, khi khách thanh toán bằng quẹt thẻ, thông tin chủ thẻ sẽ hiển thị, giúp nhân viên lễ tân có thể sử dụng chúng (tên chủ thẻ) để xem liệu vị khách này đã từng đặt phòng hay chưa, và nếu có thì đó là hạng phòng nào. Hoặc như thanh toán bằng chuyển khoản, ví điện tử… đều lưu lại thông tin chính xác người gửi, khác với việc thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng có thể ẩn danh hoặc khai tên giả.

Những thông tin như vậy giúp khách sạn có thể cá nhân hóa trải nghiệm tốt hơn, như gửi những email, tin nhắn quảng bá được tùy chỉnh cho phù hợp với từng khách hàng. Với bất kỳ giải pháp nào, không riêng khách sạn hay dịch vụ, việc theo dõi khách hàng đến từ đâu và có nhu cầu gì là rất quan trọng. Điều này sẽ khó đạt được nếu khách sạn không chấp nhận thanh toán trực tuyến, hoặc ưu tiên thanh toán tiền mặt.

Bên cạnh việc thu thập và khai thác thông tin, khách sạn có thể triển khai và áp dụng các chính sách khuyến mãi dành riêng cho các chủ thẻ, như quẹt thẻ hoàn tiền của ngân hàng, giảm giá trực tiếp của khách sạn… những chính sách đó vừa khuyến khích họ chi tiêu nhiều hơn, và khách sạn cũng được hưởng lợi tốt hơn.

Song song với những lợi ích nên trên, hệ thống thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt còn thêm nhiều lợi ích khác nữa. Rõ ràng, cung cấp tùy chọn thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt giúp khách sạn của bạn phù hợp hơn với các xu hướng hiện đại, cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tương thích với những công nghệ mới trong tương lai. Chúng cũng giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, và như đã nêu ở trên – cải thiện trải nghiệm khách hàng, tránh thất thoát và dòng tiền minh bạch an toàn hơn.

Các kênh thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt cho khách sạn

Để triển khai thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt trong khách sạn, hãy nghiên cứu và áp dụng một, hoặc nhiều trong các kênh thanh toán được liệt kê dưới đây.

Tài khoản ngân hàng

Vào quý I năm 2020, toàn cầu có 1,1 tỷ thẻ VISA thì đến quý IV cùng năm đã lên đến 2,3 tỷ thẻ. Điều này cho thấy mức độ phổ biến, và gần như ai cũng có trong tay 1 thẻ tín dụng. Bằng cách sử dụng máy cà thẻ, POS hoặc cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng, khách sạn có thể giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn bất kỳ phương thức nào khác, với quy trình phổ biến là:

– Lễ tân yêu cầu, nhập số tiền cần thanh toán.

– Khách hàng quẹt, chuyển khoản và nhập thông tin bảo mật (mã PIN với máy POS, mã OTP với chuyển khoản).

– Xác nhận và hoàn tất.

Chính vì vậy, đây là giải pháp lý tưởng, rất nên có với các khách sạn, song song với những giải pháp bên dưới đây.

Ví điện tử

Ví điện tử là ví tiền kỹ thuật số, được định danh chính chủ và có chức năng thanh toán, chúng thường được tích hợp thêm tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch rút, nạp và chuyển tiền.

Các ví điện tử có thể giao dịch trực tiếp với nhau bằng số tài khoản (thường là số điện thoại), hoặc mã QR Code. Vậy là, thay vì yêu cầu khách hàng quẹt thẻ hoặc chuyển khoản, khách sạn chỉ cần một mã code được trích xuất từ ví điện tử, để khách hàng quét mã và thanh toán.

Một số ví điện tử phổ biến tại Việt Nam như là: MoMo, Viettel Pay, VN Pay…

Cổng thanh toán

Cổng thanh toán hoạt động tương tự như tài khoản eBanking của các ngân hàng, cũng được định danh người dùng và liên kết thẻ ATM như ví điện tử, giúp người mua và người bán có thể giao dịch trực tiếp với nhau. Chúng vừa là ngân hàng trực tuyến, vừa là thẻ ATM, vừa là ví điện tử và giúp người dùng thanh toán theo mọi cách.

Một số cổng thanh toán phổ biến tại Việt Nam là: Ngân lượng, OnePay, Zalo Pay…

Tóm lại, có rất nhiều hình thức thanh toán cho khách sạn áp dụng, không cần giấy tờ, hạn chế tiếp xúc giúp nhân viên khách sạn lẫn khách hàng cảm thấy an toàn và tiện ích hơn, cho nên – khách sạn có thể linh hoạt áp dụng để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Những lưu ý cần nhớ khi chuyển sang thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt

Không thể một sớm một chiều mà chuyển sang hoàn toàn thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt bởi giải pháp này liên quan đến rất nhiều khía cạnh, cần một kế hoạch và sự đầu tư bài bản. Chính vì vậy, hãy lưu ý các điều sau khi chuyển sang thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt:

– Xác định các khu vực, địa điểm trong khách sạn của bạn thường xuyên có hoạt động giao dịch, ví dụ như quầy lễ tân, nhà hàng, khu vực spa…

– Đánh giá với những khu vực đó, thì kênh thanh toán nào là phù hợp, bao gồm cả thanh toán bằng tiền mặt. Ví dụ, nếu ở quầy lễ tân thì quẹt thẻ, khu vực spa thì ví điện tử…

– Không giới hạn bất kỳ một kênh thanh toán nào, bao gồm cả thanh toán bằng tiền mặt. Rõ ràng, thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt là xu thế; nhưng nếu từ chối thanh toán tiền mặt là một điều không nên, bởi có rất nhiều người ngoài kia vẫn không có tài khoản ngân hàng, hay bất kỳ ví điện tử nào cả.

– Dù lựa chọn kênh thanh toán nào, yếu tố bảo mật cũng cần được đề cao, đặc biệt là liên quan đến tiền bạc như kênh thanh toán.

Những lưu ý trên giúp khách sạn của bạn khai thác thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt hiệu quả hơn, giúp nâng cao trải nghiệm cho khách hàng lẫn tối ưu việc vận hành của khách sạn.

Khi càng sớm triển khai giải pháp thanh toán trực tuyến, không dùng tiền mặt trong khách sạn thông qua phần mềm quản lý khách sạn từ giải pháp, thì sẽ càng sớm nhận được nhiều giá trị tích cực, không chỉ dành riêng cho khách sạn mà còn cả với khách hàng của bạn. Chính vì vậy, không nên chần chừ trong giai đoạn này, bởi các khách sạn đối thủ cũng đang áp dụng chúng nhằm đem lại hiệu quả cho họ.