Giải pháp Channel Manager nào tốt nhất cho khách sạn vừa và nhỏ?

Channel Manager là một lựa chọn cần thiết, giúp nhiều khách sạn tối ưu hoạt động và kinh doanh tốt hơn. Với các khách sạn vừa và nhỏ khi chi phí được cân đo đong đếm từng chút một, việc chi tiền cho công cụ này cũng là một vấn đề tốn kém. Hãy cùng đi tìm đâu là giải pháp Channel Manager phù hợp cho các khách sạn vừa và nhỏ trong bài viết sau.

Phương thức hoạt động của Channel Manager có thể là gì?

Channel Manager là một công cụ quan trọng trong ngành du lịch và khách sạn, giúp các cơ sở lưu trú quản lý việc phân phối phòng trên nhiều kênh đặt phòng trực tuyến (OTA – Online Travel Agency) một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ đi sâu vào các phương thức hoạt động của Channel Manager, từ việc cập nhật thông tin phòng trống, quản lý giá cả, đồng bộ đặt phòng đến việc phân tích dữ liệu và báo cáo.

Cập nhật thông tin phòng trống

Một trong những chức năng chính của Channel Manager là cập nhật thông tin về tình trạng phòng trống trên tất cả các kênh đặt phòng. Khi có bất kỳ thay đổi nào về số lượng phòng trống, Channel Manager sẽ tự động cập nhật thông tin này lên các OTA và các kênh bán hàng khác.

– Đồng bộ thông tin: Khi một phòng được đặt trên một kênh, Channel Manager sẽ tự động cập nhật tình trạng phòng trống trên các kênh khác. Điều này giúp tránh tình trạng overbooking (đặt quá số lượng phòng) và đảm bảo rằng thông tin phòng trống luôn được cập nhật chính xác.

– Tự động hóa quy trình: Việc tự động hóa quy trình cập nhật thông tin phòng trống giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công cho nhân viên, đồng thời tăng độ chính xác và hiệu quả trong quản lý phòng.

Quản lý giá

Channel Manager cung cấp khả năng quản lý giá phòng một cách linh hoạt và hiệu quả trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Việc này bao gồm:

– Định giá động: Các khách sạn có thể thay đổi giá phòng theo thời gian thực dựa trên nhu cầu thị trường, sự kiện đặc biệt, hoặc theo mùa. Channel Manager giúp áp dụng các chính sách giá này trên tất cả các kênh một cách đồng bộ.

– Tối ưu doanh thu: Bằng cách sử dụng các thuật toán thông minh, Channel Manager có thể đề xuất các mức giá tối ưu để tăng doanh thu. Ví dụ, khi cầu tăng cao, hệ thống có thể tự động tăng giá phòng để tối đa hóa lợi nhuận.

– Chính sách khuyến mãi: Các khách sạn có thể dễ dàng triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc các gói ưu đãi đặc biệt trên nhiều kênh cùng một lúc thông qua Channel Manager.

Đồng bộ kênh đặt phòng

Channel Manager không chỉ cập nhật thông tin phòng trống mà còn đồng bộ tất cả các đặt phòng từ các kênh khác nhau vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS – Property Management System).

– Xử lý đặt phòng nhanh chóng: Khi có một đặt phòng mới, Channel Manager sẽ tự động cập nhật thông tin vào PMS, giúp nhân viên lễ tân có thể theo dõi và quản lý dễ dàng.

– Giảm thiểu lỗi thủ công: Việc tự động hóa đồng bộ đặt phòng giúp giảm thiểu các sai sót do con người gây ra, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

– Quản lý đặt phòng từ nhiều nguồn: Channel Manager giúp quản lý các đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau (OTA, website của khách sạn, đặt phòng trực tiếp…) vào một hệ thống duy nhất, giúp tăng cường hiệu quả quản lý và theo dõi.

Phân tích dữ liệu và báo cáo

Channel Manager cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết giúp khách sạn có thể hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của mình.

– Phân tích hiệu suất kênh: Hệ thống có thể cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất của từng kênh bán hàng, giúp khách sạn biết được kênh nào mang lại nhiều doanh thu nhất và kênh nào cần được cải thiện.

– Dự báo doanh thu: Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và các xu hướng thị trường, Channel Manager có thể dự báo doanh thu trong tương lai, giúp khách sạn lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.

– Báo cáo tùy chỉnh: Các báo cáo có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của khách sạn, cung cấp các thông tin cụ thể về tỉ lệ lấp đầy phòng, giá trung bình mỗi phòng, doanh thu theo từng kênh, và nhiều chỉ số khác.

Tích hợp với các hệ thống khác

Channel Manager thường được tích hợp với các hệ thống quản lý khác trong khách sạn để tạo ra một quy trình làm việc liên tục và hiệu quả.

– Tích hợp PMS: Channel Manager được tích hợp chặt chẽ với hệ thống PMS, giúp đồng bộ dữ liệu đặt phòng, tình trạng phòng và giá cả.

– Tích hợp hệ thống quản lý doanh thu (RMS): Việc tích hợp với RMS giúp tối ưu giá phòng và chiến lược phân phối, tăng cường khả năng tối ưu doanh thu.

– Tích hợp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Kết nối với hệ thống CRM giúp theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, từ đó cung cấp các dịch vụ cá nhân hóa và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Quản lý tồn kho và khuyến mãi

Channel Manager giúp quản lý tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời triển khai các chương trình khuyến mãi trên nhiều kênh.

– Quản lý tồn kho thông minh: Bằng cách tối ưu phân phối tồn kho giữa các kênh, Channel Manager giúp giảm thiểu rủi ro overbooking và underbooking.

– Chương trình khuyến mãi tự động: Khách sạn có thể thiết lập các chương trình khuyến mãi tự động, áp dụng cho một số kênh hoặc tất cả các kênh bán hàng cùng một lúc.

Tối ưu SEO cho Channel Manager

Để đảm bảo bài viết chuẩn SEO về chủ đề Channel Manager, từ khóa chính Channel Manager và các từ khóa phụ như phần mềm quản lý kênh phân phối, quản lý kênh đặt phòng, tối ưu doanh thu khách sạn cần được phân bổ hợp lý trong tiêu đề, các heading và nội dung bài viết.

Lợi ích của Channel Manager

Channel Manager mang lại nhiều lợi ích cho các khách sạn, từ việc tăng cường hiệu quả quản lý, tối ưu doanh thu đến việc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

– Tăng cường hiệu quả quản lý: Việc tự động hóa các quy trình quản lý kênh giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, tăng độ chính xác và hiệu quả.

– Tối ưu doanh thu: Channel Manager giúp tối ưu giá phòng và chiến lược phân phối, từ đó tăng cường khả năng tối ưu doanh thu.

– Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Bằng cách đồng bộ dữ liệu và cung cấp các dịch vụ cá nhân hóa, Channel Manager giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo ra sự hài lòng và lòng trung thành.

Xu hướng phát triển của Channel Manager

Trong tương lai, Channel Manager sẽ tiếp tục phát triển với các tính năng và công nghệ mới nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành du lịch và khách sạn.

– Trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ được tích hợp vào Channel Manager để cung cấp các dự báo và phân tích thông minh hơn, giúp tối ưu chiến lược kinh doanh.

– Tích hợp sâu hơn với các hệ thống khác: Channel Manager sẽ tiếp tục tích hợp sâu hơn với các hệ thống quản lý khác trong khách sạn, tạo ra một hệ sinh thái quản lý liên tục và hiệu quả.

– Tính năng tự động hóa cao hơn: Việc tự động hóa sẽ được nâng cao hơn nữa, giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng cường hiệu quả quản lý.

Các khách sạn vừa và nhỏ đang hoạt động như thế nào?

Để cạnh tranh với các khách sạn lớn, các khách sạn vừa và nhỏ đang cung cấp cho khách đặt phòng những trải nghiệm địa phương, được cá nhân hóa và đề cao sự đa dạng. Trên thực tế, hướng tiếp cận này đáp ứng được nhu cầu của một tệp khách hàng nhất định, đó là du lịch trải nghiệm địa phương. Vậy cho nên, dù lưu lượng khách không cao, nhưng vẫn đủ để các khách sạn vừa và nhỏ kinh doanh ổn định.

Tệp khách hàng lân cận cũng là lựa chọn không tồi khi họ thường có nhu cầu đặt phòng ngắn hạn, ví dụ ở qua đêm hoặc thuê theo giờ. Với tệp khách hàng này, lợi nhuận sau khi trừ chi phí cũng không hề thấp nên rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ ưu tiên bán phòng theo hình thức này.

Song song giải pháp bán phòng trực tiếp và thu hút khách lân cận trong khu vực, các khách sạn vừa và nhỏ cũng đưa phòng lên các kênh bán phòng trực tuyến, như là Expedia, Airbnb và Booking… Các trang này thường cạnh tranh với nhau, nên thường chi hàng tấn tiền để quảng bá phòng cho các khách sạn, nên chúng từ lâu cũng đã trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho chiến lược doanh thu của các khách sạn.

Về tổng thể, các khách sạn vừa và nhỏ thường xây dựng chiến lược bán phòng ngắn hạn, thu hút tệp khách hàng ngách và tránh cạnh tranh trực tiếp với các khách sạn lớn. Điều này giúp các khách sạn không chỉ sống tốt, mà còn xây dựng được thương hiệu và nhiều người biết đến hơn.

Tuy nhiên, chiến lược ngắn hạn không phải lựa chọn đúng đắn trong bối cảnh thị trường có nhiều biến động, đặc biệt là hậu dịch bệnh và nguy cơ suy thoái kinh tế sắp tới. Chiến lược kinh doanh phù hợp với các khách sạn vừa và nhỏ trong bối cảnh hiện nay, đó là tìm kiếm và sử dụng một công cụ Channel Manager phù hợp, tốt nhất cho khách sạn của bạn.

Channel Manager là gì?

Channel Manager (Trình quản lý kênh bán phòng là công cụ quản lý danh sách kênh OTA (Kênh bán phòng trực tuyến) của các khách sạn, đây là cổng kết nối với PMS (Property Management System – hệ thống quản lý tài sản) với tài khoản kênh OTA của khách sạn, giúp đồng bộ và cập nhật thông tin tự động, tức thời. Channel Manager giúp khách sạn cập nhật giá phòng, tình trạng phòng (đóng mở, phòng trống hay đã đặt…) nhanh chóng và tức thời, tránh tình trạng tình trạng phòng bị chồng chéo khi sử dụng nhiều kênh OTA.

Nếu khách sạn của bạn đang bán phòng trên nhiều kênh, hẳn bạn sẽ thấy khó như thế nào trong việc quán xuyến, quản lý tình trạng phòng trên từng kênh cụ thể. Với những đầu mục công việc như là cập nhật giá phòng, xác nhận thông tin phòng hay lập báo cáo thu chi… đều tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Nhưng khi có một Channel Manager và áp dụng chúng vào quản lý khách sạn, bạn sẽ thấy yên tâm hơn khi mọi hoạt động trong khách sạn đều được kiểm soát chặt chẽ, và giảm đi rất nhiều những rủi ro không đáng có. Thời gian tiết kiệm được, bạn có thể sử dụng chúng để chăm sóc khách hàng tốt hay tạo ra những chiến lược kinh doanh khách sạn tốt hơn.

Những tính năng cần có trong Channel Manager tốt nhất cho các khách sạn vừa và nhỏ

Với muôn vàn lựa chọn đang có trên thị trường, tìm được một gợi ý Channel Manager phù hợp với khách sạn của bạn là không hề đơn giản. Nhưng đừng vì vậy mà lo lắng, hãy tập trung vào những tính năng và tìm kiếm những phần mềm đáp ứng được hiệu quả mà bạn cần.

Khả năng tích hợp đơn giản, thân thiện với người dùng

Đầu tiên, Channel Manager cần thân thiện, dễ thao tác và dễ làm quen, giúp người mới đầu sẽ không tốn quá nhiều thời gian để hiểu cách vận hành và vận hành hiệu quả. Phần mềm cũng có thể tích hợp với PMS nhanh chóng và linh hoạt, không có nhiều thao tác rắc rối và thủ tục phiền hà.

Channel Manager cũng sẽ loại bỏ rất nhiều tác vụ thường phải thao tác, nhưng dù có vậy thì bạn vẫn phải thao tác chúng một cách thường xuyên. Vậy cho nên, tính dễ sử dụng là điều cần phải có, giúp mọi người dù là nhân viên hay quản lý thì khi thao tác cũng đề có thể thao tác một cách dễ dàng.

Nếu Channel Manager bạn đang áp dụng không thể tích hợp, hoặc chúng quá rắc rối – hãy suy nghĩ đến việc sử dụng một Channel Manager khác, ví dụ như giải pháp. Chúng sẽ giúp bạn tránh một trải nghiệm và hiệu quả trong quản lý khách sạn vào một Channel Manager không ổn định.

Hiệu quả

Tính hiệu quả của Channel Manager được thể hiện ở 2 khía cạnh quan trọng, đó là:

– Đồng bộ thông tin, trạng thái phòng nhanh chóng: Khi khách book phòng ở kênh A, thì hiện trạng phòng ấy ở các kênh B, C… đề được đồng bộ trạng thái theo, giúp tránh việc overbooking, khách đặt phòng trùng.

– Cập nhật thông tin chính xác: Với từng thời điểm thì giá phòng sẽ khác nhau, ví dụ như cuối tuần hoặc mùa du lịch cao điểm, hoặc đơn giản là nằm trong chiến lược giá bán phòng của khách sạn. Nếu khách sạn phải quản lý nhiều kênh bán phòng, việc điều chỉnh giá trên từng ấy kênh sẽ rất tốn thời gian, thay vào đó thì khách sạn chỉ cần thao tác trên Channel Manager để các kênh bán phòng sẽ được cập nhật giá phòng theo.

Dù rằng với từng Channel Manager thì sẽ từng cách vận hành và hoạt động khác nhau, nhưng tất cả chúng đều hướng tới sự hiệu quả. Và cách tốt nhất để kiểm tra xem Channel Manager nào đem lại hiệu quả như mong muốn, phù hợp với khách sạn thì hãy trực tiếp trải nghiệm, dùng thử sản phẩm rồi đánh giá. Channel Manager giải pháp có thời gian dùng thử đến 10 ngày với đầy đủ tính năng, giúp các khách sạn nhanh chóng xác định được mức độ phù hợp khi trải nghiệm.

Chi phí vừa phải, phù hợp với khách sạn

Như phần đầu bài viết đã đặt vấn đề, chi phí là rào cản quan trọng khiến nhiều khách sạn ngần ngại đầu tư vào Channel Manager, vậy nên phải tìm kiếm giải pháp có chi phí vừa phải, phù hợp. Đây là một khoản đầu tư và giúp khách sạn của bạn vận hành tốt hơn, nên việc cân nhắc chi phí là một yếu tố vô cùng quan trọng.

Hiện tại, trên thị trường có 2 hình thức tính phí Channel Manager phổ biến, và phù hợp tương ứng với từng tình hình kinh doanh của các khách sạn, cụ thể:

– Thuê bao hàng tháng: khách sạn phải trả định mức hàng tháng một số tiền nhất định. Chi phí có thể tăng hoặc giảm dựa trên số lượng kênh bán phòng, nhưng không thay đổi theo số lượng booking đổ về. Lựa chọn này phù hợp với các khách sạn có lượng khách cố định, không thay đổi theo mùa hoặc theo thời gian.

– Hoa hồng trên mỗi lượt booking: tương tự như hoa hồng cho kênh OTA, khách sạn phải trả cho mỗi lượt booking một số tiền nhất định, và chi phí không thay đổi dựa trên số kênh bán phòng. Lựa chọn này phù hợp với các khách sạn bán phòng theo mùa, hoặc lượng khách không cố định.

Hỗ trợ kỹ thuật

Trong quá trình sử dụng, hẳn sẽ gặp những vấn đề phát sinh và bạn không biết cách để giải quyết. Lúc này đây, vai trò của hỗ trợ kỹ thuật từ đơn vị cung cấp phần mềm sẽ phát huy, và bạn cũng sẽ biết liệu họ có quan tâm đến khách hàng của mình hay không khi Channel Manager gặp vấn đề.

Chính vì vậy, cần phải tìm hiểu, và chọn đúng công ty phần mềm quản lý khách sạn, như giải pháp để nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật tức thời, hiệu quả mỗi khi không thể thao tác Channel Manager như ý muốn. Đơn vị này cũng cung cấp phần mềm quản lý khách sạn, nên khi sử dụng Channel Manager thì khả năng tích hợp, hỗ trợ sẽ tốt hơn khi sử dụng các sản phẩm từ bên ngoài.

Trên đây là những gì cần biết để các khách sạn vừa và nhỏ tìm và chọn Channel Manager phù hợp với mô hình, hình thức hoạt động của khách sạn mình. Dù việc tìm kiếm và xác định sự phù hợp là điều không hề dễ dàng, nhưng chúng hoàn toàn xứng đáng với thành quả mà bạn nhận được.