20 cách tốt nhất để chào đón khách tại khách sạn hoàn hảo

Ấn tượng đầu tiên có thể quyết định thành bại của trải nghiệm khách hàng, và cách bạn chào đón khách là yếu tố quan trọng trong lần tiếp xúc đầu tiên tại khách sạn. Lời chào của bạn là cách để khách hàng cảm thấy như ở nhà ngay lập tức, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện tốt điều này.

Đây là cơ hội để bắt đầu cuộc trò chuyện và phá vỡ rào cản do sự xa lạ tạo ra, cũng như cơ hội kết nối với khách hàng và tạo mối quan hệ cá nhân.

Một số mẹo đơn giản để cung cấp một lời chào đón tuyệt vời bao gồm mỉm cười, chú ý đến khách ngay khi có thể, và nếu bạn đang bận, hãy thừa nhận sự hiện diện của họ rồi quay lại công việc của mình cho đến khi có thể giúp họ. Hỏi và dự đoán các câu hỏi mà họ có thể có sẽ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và tin tưởng rằng họ đã chọn đúng nơi để nghỉ lại.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về 20 cách tốt nhất để chào đón khách hàng nhằm mang đến trải nghiệm khách sạn hoàn hảo.

20 phương pháp chào đón khách hàng tốt nhất tại khách sạn của bạn

Chúng tôi đã đề cập ngắn gọn một số chiến lược chào đón khách, nhưng bây giờ chúng ta sẽ xem xét chi tiết hơn về một số cách tốt nhất để chào đón họ.

Thiết lập giao tiếp bằng mắt

Một trong những phương pháp đầu tiên (và có lẽ quan trọng nhất) trong việc chào đón khách hàng là thiết lập giao tiếp bằng mắt. Hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ này giúp khách hàng cảm thấy được công nhận ngay cả khi bạn đang bận điện thoại hoặc tham gia vào các hoạt động khác.

Chỉ cần nhìn vào mắt họ và ra hiệu rằng bạn đã thấy họ và sẽ đến với họ ngay khi có thể. Hãy tiếp tục làm điều này khi bạn tương tác với họ, vì giao tiếp bằng mắt thiết lập một kết nối ngay từ đầu.

Ăn mặc ấn tượng

Vì ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nên việc đảm bảo nhân viên của bạn ăn mặc ấn tượng là điều cần thiết. Một cách để làm điều này là cung cấp đồng phục cho nhân viên để khách hàng có thể nhanh chóng nhận biết ai là người họ cần tìm đến khi cần giúp đỡ. Đồng phục cũng mang lại cảm giác chuyên nghiệp mà khó có thể thể hiện khi mọi người ăn mặc khác nhau.

Về mặt tâm lý, khi nhân viên của bạn cảm thấy hài lòng về những gì họ đang mặc hoặc vẻ ngoài của họ, họ sẽ có cảm giác tự tin, điều này phản ánh trong công việc của họ. Điều này có thể giúp họ cung cấp dịch vụ tốt nhất và làm việc một cách suôn sẻ hơn, đơn giản vì họ cảm thấy tự tin và có thể đại diện cho thương hiệu của khách sạn một cách tốt nhất. Nếu phong cách và thương hiệu của khách sạn bạn là không chính thức hơn và một bộ đồng phục truyền thống không phù hợp, hãy đảm bảo rằng nhân viên có một bảng tên rõ ràng, dễ nhìn hoặc một vật dụng khác để ngay lập tức xác định họ.

Đặt câu hỏi

Câu hỏi luôn là một cách tốt để kết nối với khách hàng. Mọi người thích nói về bản thân mình nên cho họ cơ hội để làm điều này giúp khách hàng cảm thấy như ở nhà ngay lập tức. Vì thường có rất nhiều giấy tờ cần giải quyết khi đến nơi, đặt câu hỏi về hành trình của họ và kế hoạch của họ trong khi họ đến thăm có thể làm cho trải nghiệm này trở nên dễ chịu hơn. Bằng cách này, bạn cũng có thể tận dụng cơ hội để bán các dịch vụ, tour du lịch và tiện nghi của mình. Đặt câu hỏi thực sự là một cách nhanh chóng để thực hiện nghiên cứu thị trường và tìm hiểu những gì khách hàng của bạn muốn.

Một nụ cười có thể làm thay đổi mọi thứ

Câu nói khi tôi cười, thế giới cũng cười với tôi không bao giờ lỗi thời. Hãy áp dụng lối sống này vào lời chào đón của bạn. Không có gì tuyệt vời hơn khi được chào đón bằng một nụ cười ấm áp và một câu hỏi chân thành về tình trạng của bạn sau một chuyến đi dài. Đây cũng là cách tốt để phá vỡ sự ngại ngùng ban đầu.

Đề nghị giúp đỡ

Đưa ra sự trợ giúp, ngay cả khi nó bị từ chối một cách lịch sự, luôn được đánh giá cao. Xem khách hàng của bạn có muốn giúp đỡ với hành lý của họ hoặc nếu họ muốn được dẫn dạo quanh cơ sở. Những cử chỉ chu đáo này là cách tuyệt vời để vượt qua mong đợi và để lại ấn tượng lâu dài.

Lịch sự ngay cả khi bạn bận rộn

Ngành khách sạn có tốc độ cực kỳ nhanh, vì vậy dễ dàng bị choáng ngợp bởi tất cả công việc mà bạn cần làm. Đừng để căng thẳng ảnh hưởng đến bạn, và quan trọng nhất, đừng để khách hàng thấy sự căng thẳng của bạn. Ngay cả khi bạn đang bận, hãy lịch sự với khách hàng và cho họ biết bạn đang bận và sẽ cố gắng đến với họ nhanh nhất có thể. Bằng cách này, họ sẽ cảm thấy yên tâm và không ngại chờ đợi.

Làm cho khách hàng cảm thấy đặc biệt

Luôn có đủ thời gian để làm cho khách hàng của bạn cảm thấy đặc biệt. Kiểm tra thông tin đặt phòng để xem có phải họ đang kỷ niệm sinh nhật hoặc sự kiện đặc biệt nào không. Nếu có, hãy ghi nhận điều này khi họ đến nhận phòng. Điều này sẽ có tác động rất lớn. Nếu bạn muốn làm nhiều hơn nữa, tại sao không đặt một chai rượu sâm banh hoặc hoa trong phòng để chào đón họ?

Chỉ ra các điểm quan trọng trong khách sạn

Làm cho khách hàng cảm thấy thuộc về khi họ nhận phòng bằng cách cung cấp thông tin về các điểm quan trọng trong khách sạn như quầy bar, nhà hàng, hồ bơi và các dịch vụ, tiện nghi khác mà bạn cung cấp. Thông tin này có thể dễ dàng được truyền đạt mà không cảm thấy như một sự chào bán, nhưng đồng thời, đây là cách thông minh để thông báo cho khách hàng rằng các dịch vụ này có sẵn.

Dự đoán các câu hỏi mà khách hàng sẽ hỏi và trả lời chúng trước khi họ làm điều đó

Mọi người đều yêu thích cảm giác bạn đọc được suy nghĩ của họ. Khách du lịch đều có những thắc mắc và câu hỏi tương tự, vì vậy hãy đảm bảo trả lời những câu hỏi phổ biến nhất khi bạn chào đón khách mới đến. Concierge ảo của Mews là một trong những cách mà bạn có thể khiến khách hàng của mình cảm thấy rằng nhu cầu của họ có thể được đáp ứng mọi lúc.

Với concierge kỹ thuật số, khách hàng có thể kiểm soát hoàn toàn trải nghiệm của họ. Họ có thể liên hệ với bạn thông qua tin nhắn thời gian thực, điều này có nghĩa là bạn có thể cung cấp dịch vụ tuyệt vời chỉ bằng cách trực tiếp trả lời các câu hỏi của họ và phản hồi một cách kịp thời. Thêm vào đó, việc nhận và trả phòng có thể được dự đoán, cho phép khách hàng nhận và trả phòng từ điện thoại di động và máy tính xách tay của họ, giúp giảm hàng đợi tại quầy lễ tân khách sạn.

Cung cấp thời gian chờ đợi chính xác

Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn không bao giờ quá bận để cho khách hàng biết bạn cần bao lâu trước khi có thể phục vụ họ. Bằng cách cung cấp thời gian chờ đợi chính xác, khách hàng ít có khả năng trở nên thiếu kiên nhẫn và có thể quyết định xem họ có thời gian để làm những việc khác như nói chuyện với concierge hoặc đi vệ sinh trong khi chờ đợi hay không. Giao tiếp là chìa khóa để làm yên lòng khách hàng và đảm bảo rằng họ biết bạn quan tâm.

Thiết lập một kết nối giữa bạn và khách hàng

Những lời khen ngợi có thể làm cho ngày của ai đó trở nên tốt đẹp hơn, vì vậy nếu bạn thích đôi bông tai của ai đó hoặc họ đang mặc một chiếc áo có logo của trường đại học bạn, hãy nói với họ. Khen ngợi người khác là cách chắc chắn để bắt đầu một cuộc trò chuyện và thiết lập một điểm kết nối. Đây cũng là cách để làm cho họ cảm thấy vui vẻ.

Cung cấp đồ uống hoặc món ăn chào đón

Sau một chuyến đi dài, luôn là điều tuyệt vời khi một khách sạn cung cấp đồ uống hoặc món ăn chào đón miễn phí. Dù đó là cà phê, trà, nước hoặc một chiếc bánh quy ấm, việc cung cấp cho khách hàng một thứ gì đó

để chào đón họ ngay khi họ đến nhận phòng sẽ làm tăng trải nghiệm của họ.

Luôn biết tên của khách hàng

Khi bạn chào đón khách hàng mới, bạn có thể thiết lập một kết nối tuyệt vời ngay từ đầu chỉ bằng cách biết tên của họ. Cách này có thể dễ dàng thực hiện nếu bạn có quyền truy cập vào các tài liệu đặt phòng của họ, nhưng sẽ rất tuyệt vời nếu bạn dành thời gian để ghi nhớ những cái tên này. Một cách tuyệt vời khác để làm điều này là lặp lại tên của họ khi họ kiểm tra và sử dụng nó suốt thời gian lưu trú. Điều này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của các hệ thống quản lý khách sạn như Mews, cho phép bạn ghi chú lại sở thích của khách hàng và sử dụng những thông tin này để cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Chuẩn bị sẵn sàng cho những điều bất ngờ

Khi bạn chào đón khách hàng mới, bạn cần phải luôn sẵn sàng cho những điều bất ngờ có thể xảy ra. Khách hàng có thể đến sớm hơn dự kiến, hoặc có thể có sự nhầm lẫn về đặt phòng của họ. Bạn phải luôn có một kế hoạch dự phòng để đối phó với những tình huống bất ngờ này. Điều này có thể bao gồm việc chuẩn bị sẵn một vài phòng trống, hoặc có sẵn một số tiện ích mà bạn có thể cung cấp cho khách hàng trong khi họ chờ đợi.

15. Hãy đảm bảo rằng phòng của họ đã sẵn sàng

Không có gì tệ hơn việc phải chờ đợi để vào phòng sau một chuyến đi dài. Hãy đảm bảo rằng phòng của khách hàng đã sẵn sàng và sạch sẽ trước khi họ đến. Nếu phòng chưa sẵn sàng, hãy thông báo cho khách hàng biết và đề nghị họ nghỉ ngơi ở khu vực tiếp khách hoặc quầy bar của khách sạn.

Luôn luôn nói lời cảm ơn

Đừng bao giờ quên nói lời cảm ơn. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để thể hiện lòng biết ơn của bạn đối với khách hàng đã chọn ở lại khách sạn của bạn. Hãy cảm ơn họ vì đã chọn khách sạn của bạn, cảm ơn họ vì đã kiên nhẫn chờ đợi, và cảm ơn họ vì bất kỳ phản hồi nào mà họ có thể đưa ra.

Hãy sẵn sàng lắng nghe

Khách hàng có thể có những yêu cầu đặc biệt hoặc muốn chia sẻ về trải nghiệm của họ. Hãy sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng những yêu cầu của họ. Lắng nghe là một phần quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ tuyệt vời và giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.

Đừng quên những điều nhỏ nhặt

Những chi tiết nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Điều này có thể bao gồm việc chuẩn bị sẵn khăn tắm và dép đi trong phòng, cung cấp bản đồ địa phương hoặc đề nghị dịch vụ giặt là. Những điều nhỏ nhặt này có thể làm cho khách hàng cảm thấy được chăm sóc và đánh giá cao.

Hãy linh hoạt

Khách hàng có thể có những yêu cầu đặc biệt hoặc có thể cần thay đổi kế hoạch của họ. Hãy linh hoạt và sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu này. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi thời gian nhận phòng, cung cấp dịch vụ phòng ngoài giờ, hoặc giúp đỡ với việc tổ chức các chuyến tham quan hoặc hoạt động.

Hãy nhớ rằng sự chào đón không kết thúc sau khi khách nhận phòng

Chào đón khách hàng không chỉ dừng lại ở việc nhận phòng. Hãy đảm bảo rằng bạn tiếp tục cung cấp dịch vụ tốt trong suốt thời gian lưu trú của họ. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp dịch vụ phòng, giúp đỡ với các yêu cầu đặc biệt, và luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng những nhu cầu của họ.

Kết luận

Chào đón khách hàng là một phần quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm khách sạn hoàn hảo. Bằng cách thực hiện những phương pháp trên, bạn có thể đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ cảm thấy được chào đón, thoải mái, và sẽ có một trải nghiệm đáng nhớ tại khách sạn của bạn.