Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ vận hành cho các khách sạn 5 sao như thế nào?

Bạn cần một giải pháp để quản lý khách sạn 5 sao của mình hiệu quả? Khi các công nghệ khách sạn hiện tại chưa đáp ứng được, hoặc chưa đồng bộ để hỗ trợ, tương tác với nhau? Đừng lo lắng, bài viết sau sẽ gợi ý cách dùng phần mềm quản lý khách sạn để vận hành khách sạn 5 sao hiệu quả.

Phần mềm quản lý khách sạn vận hành khách sạn 5 sao hiệu quả như thế nào?

Lý do mà phần mềm quản lý khách sạn giúp các khách sạn 5 sao vận hành tốt hơn là bởi, chúng áp dụng các công nghệ mới nhất, giúp khách sạn tự động hóa quy trình, hợp lý hóa các thao tác nhằm cải thiện hiệu quả và tăng cường hoạt động, hệ thống của khách sạn.

Nhân viên cảm nhận rõ vai trò, và hưởng lợi nhiều nhất tại khách sạn là lễ tân khách sạn, bởi các thông tin đặt phòng và trạng thái nhận phòng, yêu cầu từ phòng ở hay các dịch vụ phát sinh… đều được cập nhật trên dashboard, hiển thị và gợi ý chuyển trạng thái cho bộ phận liên quan nhằm cùng hỗ trợ.

Ngoài ra, các bộ phận khác cũng sẽ nắm được đầu việc, có tiến trình hỗ trợ và chuyển trạng thái nhằm đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu của khách đặt phòng. Từ đó hiệu quả tổng thể sẽ được cải thiện và nâng cao, đáp ứng nhanh nhạy nhu cầu và mong muốn của khách đặt phòng.

Nhìn chung, các vấn đề phổ biến mà các khách sạn cần áp dụng các công nghệ khách sạn để giải quyết, tự động hóa quy trình như là:

– Tiếp nhận và xử lý lượt đặt phòng.

– Quản lý khách đơn, khách đoàn.

– Tiếp nhận và chuyển tiếp yêu cầu phòng đến bộ phận liên quan.

– Đồng bộ kênh bán phòng.

– Quản lý dòng tiền, hóa đơn và thu chi.

– Thống kê, xuất báo cáo nội bộ lẫn khách hàng.

– …

Dù chỉ là một vài tính năng hoặc sử dụng tất cả, thì phần mềm quản lý khách sạn đều cần thiết và hữu ích cho việc vận hành, quản lý khách sạn hiệu quả, tiết kiệm nhiều thời gian và công sức cho cả hệ thống nhân sự hơn.

Phần mềm quản lý khách sạn giúp được những gì cho khách sạn 5 sao

Bây giờ, hãy cùng đi vào chi tiết cách mà phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ quản lý, vận hành tại khách sạn 5 sao như thế nào.

Quản lý hiệu quả với tự động hóa các tác vụ

Trong khách sạn 5 sao, các tác vụ cần xử lý vừa phức tạp về tính chất lại lớn về số lượng, do vậy nếu sử dụng độc lập các công cụ, giải pháp thì chưa chắc việc vận hành đã hiệu quả. Một phần mềm quản lý khách sạn được xem là phù hợp với khách sạn 5 sao chính là giải quyết được vấn đề này, nhằm đảm bảo hoạt động nội bộ diễn ra suôn sẻ, và trải nghiệm của khách hàng luôn ổn định và tích cực.

Ví dụ, khách sạn nhận khách đoàn, với nhiều thành viên và thời gian checkin và checkout khác nhau. Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả là khi tính đến phương án này, độc lập cho phép thành viên nhận, trả phòng với các thời điểm khác nhau; nhưng vẫn tổng hợp hóa đơn của tất cả lại làm một để gửi đến trưởng đoàn.

Tùy vào quy mô mà với từng khách sạn 5 sao sẽ có mức độ phức tạp về yêu cầu, nhưng tổng thể thì chúng luôn không dễ dàng giải quyết nếu quản trị thủ công, hoặc sử dụng các công cụ, công nghệ khách sạn đơn giản, lỗi thời. Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn phần nào khắc phục những sai sót do con người, thao tác thủ công hoặc hiệu suất khi đáp ứng.

Chúng cũng kiêm nhiệm luôn việc tương tác, phản hồi hoặc follow (theo dấu khách hàng) để đề xuất đánh giá, khi nhận sự trở lại khi họ truy cập website khách sạn. Những giải pháp này về ngắn hạn sẽ giúp khách sạn phục vụ khách đặt phòng tốt hơn; còn về dài hạn sẽ dự đoán và đưa ra những gợi ý để đi đầu các xu hướng phục vụ khách đặt phòng, loại trừ rủi ro không đáng có trong hệ thống, quản lý.

Nhìn chung, phần mềm quản lý khách sạn sẽ tự động hóa các quy trình, thao tác và hỗ trợ nhân viên khách sạn tương tác tích cực hơn với khách đặt phòng, từ đó cải thiện trải nghiệm khi họ lưu trú tại khách sạn của bạn.

Chăm sóc và giữ chân khách hàng tốt hơn

Quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng luôn là vấn đề phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức tại mỗi khách sạn. Nhưng khi các tác vụ phổ biến trong khách sạn được thực hiện tự động, quỹ thời gian bạn có sẽ dư ra nhiều hơn, và dùng chúng để phục vụ khách hàng của mình được tốt hơn.

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, khách hàng luôn có trải nghiệm tích cực khi:

– Đặt phòng: Các thông tin phòng, trạng thái phòng sẽ được đồng bộ và cập nhật tức thời. Điều này giúp khách hàng khi đặt phòng thành công sẽ có phòng để nhận, tránh tình trạng overbooking vì khách sạn không kiểm soát được lượt đặt phòng.

– Thanh toán: Có 2 lợi ích thiết thực mà khách hàng nhận được khi khách sạn áp dụng phần mềm quản lý khách sạn. Đầu tiên, phương thức thanh toán linh hoạt và đa dạng, giúp khách hàng dễ dàng và thuận tiện trong việc chọn kênh thanh toán phù hợp. Thứ hai, các hóa đơn dịch vụ, mua kèm trong thời gian lưu trú sẽ được tổng hợp, hệ thống và khách hàng chỉ cần thanh toán 1 lần duy nhất, tránh phát sinh nhiều hóa đơn và nhiều lần thanh toán.

– Dịch vụ: Khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ thêm, khách sạn dựa vào các dịch vụ liên kết và cung cấp mà đáp ứng nhanh nhạy, quản lý thông tin khách hàng đã đăng ký để theo dõi và tính phí dịch vụ cho phù hợp. Ngoài ra, lịch sử sử dụng dịch vụ cũng hữu ích để sau này khi khách hàng quay trở lại và khách sạn phục vụ họ được tốt hơn.

– Quản lý thông tin khách hàng: Khi khách hàng truy cập và đặt phòng trên website, để lại thông tin hoặc check in khách sạn… thì các thông tin đều sẽ được thu thập và quản lý trong hệ thống nhất quán, đồng bộ, giúp việc quản lý và hỗ trợ khách hàng trở nên hiệu quả, dễ dàng.

– …

Quản lý doanh thu hiệu quả hơn

Khi mọi thứ trong khách sạn đều vận hành hiệu quả, khách hàng hài lòng với trải nghiệm, thì là lúc bạn cần quan tâm đến doanh thu khách sạn. Cũng đừng lo lắng vì chúng quá nhiều con số và tài liệu, bởi phần mềm quản lý khách sạn biết cách để hệ thống hóa, hỗ trợ cho khách sạn 5 sao của bạn trong việc quản lý doanh thu, cụ thể là:

– Xây dựng chiến lược giá phù hợp với thời điểm, nhu cầu của thị trường: Tùy vào biến động của thị trường mà nhu cầu đi lại, đặt phòng và chi tiết của du khách sẽ có sự thay đổi, nhưng sự thay đổi ấy cũng tương đồng biến động trong quá khứ. Dựa vào sự thay đổi ấy, phần mềm quản lý khách sạn dễ dàng cung cấp các đánh giá, chiến lược để khách sạn tham khảo, áp dụng chiến lược cho phù hợp với tình hình khách sạn hiện tại.

– Xây dựng ưu đãi, khuyến mãi phù hợp với từng dịch vụ, sản phẩm và cạnh tranh tốt nhất: Phần mềm quản lý khách sạn sẽ so sánh, đề xuất mức giá phù hợp với từng sản phẩm, dịch vụ hiện có của khách sạn, giúp các gói giá trở nên hấp dẫn, có tỷ lệ thanh toán cao hơn. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn còn hệ thống hóa đơn, tích hợp vào từng hóa đơn tổng của khách đặt phòng, giúp việc quản lý và thanh toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

– Giảm chi phí vận hành, bán phòng trên các kênh bán phòng trực tuyến: Phần mềm quản lý khách sạn kết hợp với Channel Manager, giúp đồng bộ thông tin, giá và tình trạng phòng trống của khách sạn; từ đó mà giảm sự lệ thuộc vào các kênh bán phòng trực tuyến, vốn thường tốn khá nhiều chi phí cho mỗi lượt bán phòng thành công.

Nhận báo cáo hàng ngày chính xác

Và một tính năng không thể thiếu trong việc quản lý là tạo báo cáo trong phần mềm quản lý khách sạn. Các báo cáo sẽ đa dạng từ tài chính, công suất phòng cho đến nguyên liệu kho… và được cập nhật tùy vào nhu cầu của người quản lý như theo ngày, tháng hoặc quý, năm… nhằm tối ưu việc đo lường, đánh giá và dự báo trong tương lai gần các biến động, thay đổi để điều chỉnh các chiến lược cho phù hợp.

Công nghệ mới nhất được sử dụng trong khách sạn 5 sao là gì?

Các xu hướng công nghệ mới liên tục xuất hiện, có cái lụi tàn nhưng cũng có có cái thay đổi cách vận hành của cả thế giới. Với ngành khách sạn cũng như vậy, nhiều công nghệ mới xuất hiện và giúp ích cho việc vận hành, quản lý khách sạn hiệu quả hơn. Điểm nhanh thì các công nghệ khách sạn mới đang được nhiều khách sạn áp dụng như là:

– Thanh toán không chạm/ không tiếp xúc

– Tự động hóa thao tác

– Chatbot trực tuyến, trả lời tự động

– Thực tế ảo

– Thao tác nhận, trả phòng trên thiết bị di động

– Tìm kiếm bằng giọng nói

– An ninh mạng

– Dịch vụ khách sạn thông minh

– Nhận dạng khuôn mặt

– Trí tuệ nhân tạo

– Wifi 6

– NFT

– …

Phần mềm quản lý khách sạn nào đang được sử dụng phổ biến trong các khách sạn 5 sao?

Hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn được nhiều khách sạn 5 sao lẫn các cấp độ khác như bình dân, homestay hay tổ hợp khách sạn từ 3 đến 5 sao… tin dùng đó là Giải pháp. Sự tin tưởng này đến từ việc các tính năng phong phú và thiết thực với nhu cầu sử dụng hàng ngày, quá trình thao tác và sử dụng luôn được sự hướng dẫn hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, cùng mức phí cạnh tranh và đảm bảo lợi ích hài hòa giữa các bên.

Giải pháp này được ứng dụng nhiều trong các giải pháp ngành khách sạn, lữ hành. Hệ thống này cũng đảm bảo việc vận hành, làm việc hiệu quả cho hệ thống, giúp các khách sạn 5 sao kinh doanh hiệu quả và tối ưu doanh thu hơn.