Property Management System (PMS) là gì và tầm quan trọng trong khách sạn

Khởi đầu kinh doanh homestay, nhà nghỉ hay khách sạn thì việc cần quan tâm chính là sử dụng Property Management System phù hợp và tận dụng hiệu quả giá trị từ chúng. Dù vậy, nhiều chủ khách sạn vẫn chưa biết Property Management System là gì và tầm quan trọng của trong khách sạn. Bài viết sau cung cấp thông tin chi tiết, liệt kê và hướng dẫn những điều qua trọng liên quan đến quản lý thuê phòng khi vận hành.

Những điều cần biết về quản lý tài sản trong ngành khách sạn

Property Management System là gì, hay ai sẽ sử dụng công cụ quản lý tài sản trong khách sạn là những vấn đề, nội dung phổ biến thường gặp khi mới bắt đầu tìm hiểu về PMS Hotel. Những câu hỏi đó sẽ được giải thích cụ thể trong nội dung dưới đây.

Hệ thống quản lý tài sản khách sạn (PMS) là gì?

Hệ thống quản lý tài sản khách sạn (Property Management System Hotel – PMS Hotel) là công cụ, phần mềm giúp các khách sạn tổ chức, lập kế hoạch và quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày tại khách sạn một cách hiệu quả. Chúng cho phép các khách sạn, dù là chuỗi khách sạn, hay là độc lập như nhà nghỉ, homestay… xử lý các quy trình, tác vụ công việc như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, chỉ định phòng, dọn dẹp hay thanh toán…

Hệ thống quản lý tài sản khách sạn áp dụng công nghệ được gọi là phần mềm quản lý khách sạn, giúp tự động hóa và hợp lý hóa các tác vụ, quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và công sức của các nhân viên và phục vụ khách đặt phòng tốt hơn.

Ai sẽ sử dụng PMS Hotel?

Có thể là quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân, nhân viên dọn dẹp hay cả nhân viên tại điểm bán hàng (POS)… Tổng quan lại, hầu như tất cả, mọi nhân viên trong khách sạn đều cần, và có thể làm việc trên PMS Hotel, cũng như PMS Hotel hỗ trợ các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân sử dụng PMS Hotel để tiếp nhận, sắp xếp và cập nhật thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng và thanh toán, cũng như tác yêu cầu từ khách đặt phòng đến các bộ phận như dọn dẹp, bếp, thuê xe… trong khách sạn. Có thể nói, nhân viên lễ tân đóng vai trò quan trọng – như cầu nối giữa khách đặt phòng và các bộ phận trong khách sạn, nên việc sử dụng, thao tác trên PMS Hotel là nhiều nhất.

Kết luận

Nhân viên dọn dẹp

Dọn dẹp vệ sinh là một công việc quan trọng, ảnh hưởng đến trải nghiệm và sự hài lòng của khách khi đặt phòng. Quá trình tương tác và sử dụng PMS Hotel của nhân viên dọn dẹp được thực hiện như sau:

– Khách A1 checkout, trả phòng A.

– PMS Hotel đánh dấu phòng A trống và cần dọn dẹp.

– Nhân viên dọn dẹp tiếp nhận thông tin từ hệ thống, và thực hiện công việc, làm sạch phòng A.

– Ngay khi xong công việc, nhân viên dọn dẹp thao tác trên hệ thống.

– Phòng A sẵn sàng nhận check in của khách A2.

Quá trình trên đơn giản hóa thao tác, khi chỉ có 1 căn phòng cần dọn dẹp. Nếu khách sạn có nhiều căn phòng cần dọn, ví dụ như B, C… tiếp theo đó và các căn phòng này chuẩn bị nhận khách (B2, B3, C1, C2…), thì chúng sẽ được ưu tiên trên hệ thống, phân công công việc để việc dọn dẹp được thực hiện nhanh chóng, kịp thời.

Nếu không có PMS Hotel, thứ tự ưu tiên được phân phối ngẫu nhiên hoặc cái nào đến trước sẽ làm trước, điều này gây ra phiền hà khi các phòng cần checkin sớm lại không được dọn dẹp trước.

Nhân viên tại điểm bán hàng

Khách khi lưu trú, họ không chỉ ở trong khách sạn mà còn sử dụng các dịch vụ như nhà hàng, quán bar, gym, spa… Nếu các điểm bán hàng ấy thuộc khách sạn, một trải nghiệm mua hàng tốt là khi họ không cần phải thanh toán trước, biên lai sẽ được tích hợp vào hệ thống và xuất ngay khi họ checkout.

Vì vậy, nhiều khách sạn đang sử dụng PMS Hotel và cấp quyền cho nhân viên tại điểm bán hàng của khách sạn, để họ dễ dàng gửi hóa đơn thanh toán lên danh sách biên lai của khách hàng. Về mặt quản lý, việc cập nhật tự động, tức thời và ít lỗi giúp mọi thao tác được trơn tru và dễ dàng hơn. Về mặt chi phí, khi khách hàng không phải chi tiền trước, họ dễ dàng ra quyết định mua hàng và sẽ mua nhiều hơn mức có thể.

Nhân sự quản lý, điều hành khách sạn

Là người có chức vụ cao nhất, cấp Quản lý và điều hành khách sạn sử dụng PMS Hotel để giảm sát, đảm bảo sự thành công của hoạt động kinh doanh trong khách sạn thông qua các biểu mẫu báo cáo, như báo cáo tài chính, doanh thu hay KPI giao xuống cho từng nhân viên khách sạn… để họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý của khách sạn.

Kết luận

Lợi ích khi khách sạn sử dụng PMS Hotel

Khi sử dụng PMS Hotel sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho khách sạn, chúng có thể kể đến như là:

– Gom toàn bộ tài sản của khách sạn vào trong 1 hệ thống, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện.

– Đồng bộ trạng thái, thông tin phòng khách sạn nhanh chóng, tức thời khi có thay đổi trên hệ thống.

– Bán phòng tốt hơn, tăng tỷ lệ lấp đầy và hạn chế tròng trống, rủi ro noshow khi bán phòng.

– Tiết kiệm thời gian và công sức của các nhân viên, quản lý trong việc vận hành, thực hiện các tác vụ.

– Cầu nối thông tin, giúp xử lý nhanh và hiệu quả các yêu cầu, thắc mắc… của nhân viên, khách hàng khi yêu cầu.

Dù với từng PMS Hotel sẽ có từng tính năng, cách tiếp cận để giải quyết các vấn đề là khác nhau, nhưng tựu trung thì chúng đều giúp việc quản lý trong khách sạn diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, hiệu quả hơn.

PMS Hotel trên nền tảng đám mây là gì?

Tính năng cơ bản và quan trọng nhất, PMS Hotel nào cũng có là tự động hóa, hợp lý hóa các hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban trong khách sạn. Nhưng đó chưa phải là tất cả những gì mà PMS Hotel có thể làm được. PMS Hotel còn có thể giúp các khách sạn tăng khả năng hiển thị, cải thiện thương hiệu trực tuyến, tiếp cận nhiều đối tượng tiềm năng và bán phòng tốt hơn, để từ đó cải thiện doanh thu tổng thể.

Để làm được những điều đó, PMS Hotel cần phải hoạt động dựa trên nền tảng đám mây (cloud), tức vận hành trên một server nhất định chứ không phải cục bộ trên một phần cứng cố định tại khách sạn. Bởi lẽ, PMS Hotel trên nền tảng đám mây được xây dựng với những chuẩn, giao thức riêng, có thể tích hợp các API, giải pháp của bên thứ 3 như liệt kê dưới đây để vận hành đa năng, toàn diện và hiệu quả hơn.

Kết luận

Trình quản lý kênh

Trình quản lý kênh (Channel Manager là công cụ kết nối giữa các kênh bán phòng trực tuyến (Kênh OTA, Google Hotel…) và khách sạn, giúp khách sạn quản lý giá, tình trạng phòng trống và đóng mở phòng trên nhiều kênh. Khi được tích hợp trong PMS Hotel, trình quản lý kênh sẽ cập nhật toàn bộ trạng thái, thông tin phòng sẽ được cập nhật tức thời, giúp tiết kiệm thời gian cập nhật thủ công và xử lý nhanh chóng, kịp thời các vấn đề hơn.

Quản lý doanh thu

Khi được tích hợp vào PMS Hotel, công cụ quản lý doanh thu khách sạn sẽ đồng bộ các hoạt động thu chi của khách sạn như bán phòng, bán dịch vụ, mua sắm, thanh toán phí, trả lương… nhằm cân đối dòng tiền, dự đoán nhu cầu và khả năng sinh lời của từng lần đặt phòng, và quan trọng nhất là định giá phòng phù hợp với từng thời điểm, với từng khách hàng của khách sạn.

Quản lý danh tiếng trực tuyến

Khác với kinh doanh truyền thống, tận dụng mặt tiền hoặc đông dân cư để bán hàng; ngày nay, các giải pháp cần tận dụng sức ảnh hưởng trên internet, như mạng xã hội, website… để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng và bán hàng tốt hơn. Trong kinh doanh khách sạn, thương hiệu trực tuyến lại càng hết sức quan trọng bởi khách hàng có thể đến từ mọi nơi, và họ đang tham khảo trên mạng những thông tin về khách sạn của bạn, như các mô tả, hình ảnh hay đánh giá để ra quyết định.

Việc sử dụng phần mềm quản lý doanh thu, tích hợp trong PMS Hotel giúp khách sạn gợi ý đánh giá, chia sẻ trải nghiệm sau khi khách checkout; tự động hóa quy trình thu thập đánh giá để có thể phân tích, thấu hiểu hành vi và cảm nghĩ của khách khi họ đến ở tại khách sạn của bạn.

Trí tuệ giải pháp

Trí tuệ giải pháp (Business Intelligence) là bộ các kỹ năng, quy trình, công nghệ hay ứng dụng giúp quản lý khách sạn tốt hơn, cụ thể là hỗ trợ ra quyết định, hành động và dự đoán trong tương lai. Trí tuệ giải pháp là hoạt động kết hợp giữa phân tích kinh doanh, khai thác và hệ thống hóa dữ liệu, cơ sở hạ tầng để giải pháp ra quyết định phù hợp với thực tế hơn.

Một số tài sản trí tuệ giải pháp (loại hình, công cụ, phần cứng) phổ biến như là:

– Khóa cửa thông minh.

– Truyền hình tương tác.

– Thanh toán trực tuyến.

– Hệ thống trả lời tự động, thư thoại.

– Máy bán hàng tự động, POS.

– Máy check in, checkout tự động.

– Máy EDC.

– …

Với từng khách sạn, sẽ có từng tài sản trí tuệ giải pháp phù hợp tương ứng, đáp ứng yêu cầu thực tế và kỳ vọng kinh doanh của từng khách sạn.

PMS Hotel có những tính năng quan trọng nào?

Trước đây, các khách sạn chỉ dùng PMS Hotel để giải quyết các tác vụ, công việc đơn giản như nhận, trả và dọn phòng. Ngày nay, yêu cầu cao hơn, và mức độ đáp ứng của PMS Hotel mạnh mẽ hơn, ngoài những tính năng cơ bản như trên, chúng còn hỗ trợ và đảm bảo tương tác với người dùng luôn là tốt nhất. Bên cạnh đó, chúng còn hỗ trợ các công việc nội bộ như quản lý nhân sự, thu chi hay xây dựng thương hiệu cho khách sạn.

Quản lý lịch sử đặt phòng

Là tính năng cơ bản, PMS Hotel giúp khách sạn quản lý toàn bộ các hoạt động, tác vụ liên quan đến giao dịch đặt phòng như là:

– Lưu trữ, truy xuất lịch sử giao dịch, như dịch vụ sử dụng, đánh giá, dự báo hành vi…

– Điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu, công suất phòng, giá của đối thủ hay thay đổi theo mùa.

– Điều chỉnh giá phòng dựa trên số lần lưu trú, thời gian lưu trú hay số người ở mỗi phòng…

Quản lý tài chính khách sạn

Quản lý tài chính khách sạn là quản lý dòng tiền ở 3 nhóm chính: khách hàng, khách sạn và hậu cần. Với từng nhóm khách hàng, việc quản lý và theo dõi tài chính lại hỗ trợ theo một khía cạnh khác nhau, cụ thể như sau:

– Quản lý hóa đơn khách hàng: thu thập và quản lý các hóa đơn bổ sung như dọn dẹp, bữa ăn sáng, minibar, phòng dịch vụ…

– Lập danh sách và theo dõi dòng tiền trong ngày; quản lý giá phòng và số lượng phòng bán trong ngày; quản lý hóa đơn thu chi, hóa đơn bán lẻ cũng như hóa đơn của khách… để đối chiếu và cập nhật vào hệ thống.

– Lập các bản báo cáo, như chi tiết phòng, quầy, doanh thu hay thuế… để việc quản lý thêm dễ dàng và hiệu quả.

Quản lý hậu cần khách sạn

– Tự động hóa toàn bộ quy trình, xử lý các nguyên vật liệu, sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho sự vận hành ổn định và trải nghiệm tuyệt vời của khách sạn.

– Theo dõi và quản lý nguyên liệu thô để có kế hoạch sử dụng hiệu quả hơn, tránh lãng phí hay hết sạn.

– Tính toán và thống kê chi phí mua hàng, bán hàng trong kho.

– Lập báo cáo kho, sản phẩm, doanh thu… theo từng thời điểm.

– Quản lý và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ giao, nhận hàng.

Kết luận

Quản lý điểm bán hàng (point of sales)

Điểm bán hàng (POS – point of sales) là các điểm bán dịch vụ trong khách sạn, như nhà hàng, bar, spa, gym, đặc sản… để tăng doanh thu cho khách sạn. Như đã nói ở phần trên, khách đặt phòng sẽ có trải nghiệm tốt hơn khi mua hàng mà không phải thanh toán trước, và mọi biên lai đều sẽ được cập nhật vào biên lai tổng.

Việc sử dụng PMS Hotel cho POS khách sạn cũng giúp quản lý sản phẩm, điều chỉnh giá và tính toán doanh thu, biến động bán hàng hiệu quả và chắc chắn hơn. Do vậy, nếu khách sạn của bạn chưa có PMS Hotel, đây là thời điểm thích hợp để triển khai chúng.