Dịch vụ tổ chức tiệc cưới tại khách sạn, cách khai thác hiệu quả để tăng doanh thu cho khách sạn

Lên kế hoạch cho đám cưới có thể là một nhiệm vụ thú vị và khó khăn, đặc biệt là với những cặp đôi thường tìm kiếm các địa điểm đặc biệt và đáng nhớ cho ngày trọng đại này. Nếu bạn sở hữu một khách sạn, bạn có thể đang ngồi trên một mỏ vàng khi biến chúng thành một địa điểm tổ chức tiệc cưới. Với sự phổ biến ngày càng tăng của các khách sạn tiệc cưới và mong muốn cho những trải nghiệm cá nhân hóa, khách sạn của bạn hoàn toàn có thể cung cấp một khung cảnh lãng mạn và thân mật cho các cặp đôi và khách của họ.

Tuy nhiên, việc tiếp thị khách sạn tiệc cưới cần lập kế hoạch và có chiến lược tiếp thị bài bản để thu hút đúng đối tượng. Trong bài này, chúng ta sẽ khám phá những cách để tiếp thị hiệu quả cho khách sạn tiệc cưới, từ nổi bật các tính năng cho đến tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Vì vậy, dù bạn là chủ host đầy kinh nghiệm và đang tìm cách mở rộng kinh doanh, hay một host đang cân nhắc phát triển khách sạn thành khách sạn tiệc cưới thì cũng cần đọc bài viết này, để hiểu hết giá trị và biến một khách sạn bình thường thành địa điểm tổ chức tiệc cưới hoàn hảo.

Vì sao nên biến khách sạn của bạn thành một địa điểm tổ chức tiệc cưới?

Việc tiếp thị khách sạn tiệc cưới là một cơ hội kinh doanh tiềm năng, mang lại một số lợi ích hấp dẫn. Với một kế hoạch kinh doanh mạnh mẽ và các nỗ lực tiếp thị có chiến lược, khách sạn của bạn có thể trở thành một địa điểm tổ chức đám cưới được săn đón, thứ mang lại những trải nghiệm đáng nhớ cho các cặp đôi và khách của họ đồng thời tối đa hóa doanh thu tiềm năng của bạn.

Lợi ích của việc biến khách sạn của bạn thành một địa điểm tổ chức tiệc cưới

Gia tăng lợi nhuận

Đám cưới là một sự kiện quan trọng và chỉ có một lần trong đời, cô dâu chú rể dịp thường muốn mọi thứ tốt nhất, nên sẽ chọn những điều tốt nhất cho đám cưới của mình, vậy nên đám cưới thường là sự kiện trọng đại với số lượng khách mời, kéo dài nhiều ngày và ngân sách cao hơn. Với việc biến khách sạn thành địa điểm tổ chức tiệc cưới, bạn có thể tham gia vào thị trường tiệc cưới tiềm năng, bán phòng đắt hơn và các dịch vụ với giá cao hơn. Điều này có thể dẫn đến sự tăng doanh thu khách sạn khi so với đặt phòng truyền thống, làm cho chúng trở thành một chiến lược kinh doanh có lợi nhuận cao hơn.

Kéo dài thời gian thuê phòng

Xu hướng chung của các khách sạn thông thường là thời gian đặt phòng thường không cố định, ngắn dài tùy vào nhóm đối tượng, và chúng thường rất đa dạng. Ngược lại, với các khách sạn tiệc cưới, khách đặt phòng thường thuê phòng nhiều hơn, lâu hơn để đáp ứng nhu cầu chuẩn bị cho hôn lễ, và tiện chỗ nghỉ cho khách mời.

Hơn nữa, các tiệc cưới thường được lên kế hoạch từ trước, do đó, bạn có thể nhận được đặt phòng trong vài năm tới, cho phép khách sạn lập kế hoạch từ trước, và tài chính ổn định hơn rất nhiều.

Tạo ra khác biệt, tăng sức cạnh tranh với đối thủ

Các cặp đôi luôn tìm kiếm những địa điểm cưới đặc biệt và đáng nhớ, nơi mang đến trải nghiệm cá nhân hóa. Việc tiếp thị khách sạn là địa điểm tổ chức tiệc cưới cho phép bạn cung cấp một thứ gì đó đặc biệt và khác biệt, đây có thể là chiến lược bán hàng thú vị đối với các cặp đôi đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức tiệc cưới khác biệt.

Đa dạng doanh thu

Cho thuê khách sạn tiệc cưới của bạn làm địa điểm tổ chức tiệc cưới cũng cho phép bạn đa dạng hóa nguồn doanh thu của mình. Điều này giúp khách sạn của bạn cạnh tranh tốt hơn, bán phòng được nhiều hơn và giảm bớt sự lệ thuộc vào lượng khách đặt phòng tự nhiên, mùa du lịch, hay những yếu tố khác.

Tăng độ phủ và nhận diện thương hiệu

Việc tổ chức tiệc cưới tại khách sạn có thể mang lại cơ hội tiếp cận và tiếp thị truyền miệng nhiều hơn. Các cặp đôi hạnh phúc và khách của họ thường có xu hướng chia sẻ trải nghiệm của họ trên mạng xã hội, để đánh dấu một trải nghiệm tích cực mà họ vừa mới tham gia. Những bài viết, tin bài như vậy là miễn phí, tiếp cận tự nhiên nhiều hơn và có khả năng tạo ra nhiều đặt phòng hơn trong tương lai.

Tạo ấn tượng tích cực, xây dựng tệp khách hàng trung thành

Xây dựng mối quan hệ với các cặp đôi chọn tổ chức tiệc cưới tại khách sạn của bạn có thể dẫn đến việc kinh doanh lặp lại và lâu dài. Các cặp đôi hạnh phúc có thể chọn quay lại vào những ngày kỷ niệm hoặc giới thiệu địa điểm của bạn cho bạn bè và gia đình của họ, tạo nên tệp khách hàng trung thành.

Checklist để biến khách sạn của bạn thành một địa điểm tổ chức tiệc cưới lý tưởng

Biến khách sạn thành địa điểm tổ chức tiệc cưới có thể là một cơ hội kinh doanh béo bở cho những người có khả năng làm điều đó. Để thu hút khách hàng tiềm năng và mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho cặp đôi và khách của họ, có một số tiện nghi và tính năng mà bạn có thể cần cân nhắc triển khai trước khi bắt đầu quảng cáo. Để mang lại cho bạn cơ hội thành công cao nhất, bạn nên có càng nhiều điều sau đây càng tốt.

Có không gian tổ chức sự kiện phù hợp

Cơ sở của bạn nên có nhiều không gian tổ chức sự kiện trong nhà và/hoặc ngoài trời để có thể tổ chức các tiệc cưới với quy mô khác nhau. Khu vực này có thể bao gồm sảnh tiếp tân, khu vườn, nhà kho hoặc các khu vực thích hợp khác để tổ chức các buổi lễ, tiệc cocktail và tiệc chiêu đãi…

Có đủ chỗ ngồi và bàn ghế công suất lớn

Cung cấp chỗ ngồi rộng rãi và bàn cho số lượng khách mà địa điểm của bạn có thể phục vụ. Điều này có thể bao gồm ghế, bàn, khăn trải bàn và bất kỳ đồ nội thất cần thiết nào khác cho cả buổi lễ và tiệc chiêu đãi.

Bãi đậu xe rộng rãi

Cần có đủ chỗ đậu xe cho khách và nhân viên. Đảm bảo rằng có đủ chỗ cho các phương tiện đi lại, dễ dàng tiếp cận và đủ ánh sáng để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho khách của bạn.

Nhà vệ sinh ở vị trí phù hợp

Nhà vệ sinh sạch sẽ và được bảo trì tốt là điều bắt buộc. Tùy thuộc vào quy mô địa điểm của bạn, bạn có thể cần cung cấp phòng vệ sinh riêng cho nam và nữ, đồng thời đảm bảo nó ở nơi dễ tiếp cận và dự trữ các vật tư cần thiết.

Cung cấp thực phẩm và đồ ăn cho tiệc cưới

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, bạn có thể cần cung cấp các cơ sở phục vụ ăn uống tại chỗ hoặc có thỏa thuận với các nhà cung cấp ưu tiên. Điều này có thể bao gồm nhà bếp thương mại, khu vực chuẩn bị thức ăn hoặc không gian được chỉ định cho nhân viên phục vụ ăn uống làm việc.

Âm thanh và ánh sáng

Hệ thống âm thanh và ánh sáng đầy đủ là rất quan trọng để tạo ra một bầu không khí sôi động và thú vị. Cân nhắc lắp đặt thiết bị âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp hoặc có thỏa thuận với các nhà cung cấp đáng tin cậy có thể cung cấp các cơ sở này.

Những tiện nghi khác dành cho khách

Cân nhắc việc cung cấp các tiện nghi cho khách như Wi-Fi, máy điều hòa không khí và hệ thống sưởi, phòng cô dâu hoặc phòng thay đồ riêng… cũng như các tiện nghi khác nhằm nâng cao sự thoải mái và trải nghiệm của họ.

Những nhân sự cần phải có để khách sạn tiệc cưới hoạt động hoàn hảo hơn

Nếu bạn đang cung cấp tổ chức tiệc cưới tại khách sạn của mình, bạn cũng sẽ cần suy nghĩ về các cơ sở bổ sung cần thiết cho ngày đặc biệt. Cách thực hiện đó là cung cấp trải nghiệm hoàn chỉnh cho khách của bạn với các cơ sở được thiết kế riêng. Nếu điều này được thực hiện, bạn đang tăng khả năng tổ chức sự kiện thành công cũng như tối đa hóa lợi nhuận của mình. Hãy bắt đầu với các nhân sự, vai trò cần phải có để khách sạn tiệc cưới trở nên hoàn hảo hơn.

Tài xế, lái xe dịch vụ

Trong một đám cưới, toàn bộ quan khách không chỉ đứng yên một chỗ, họ đi từ nhà thờ hoặc gia đình 2 bên, rồi đến lễ đường, xong là khách sạn để dự tiệc… Bạn có thể lập kế hoạch, đề xuất và tổ chức đưa đón khách, để trải nghiệm của toàn bộ quan khách diễn ra thuận lợi và thoải mái hơn

Chuyên gia hôn lễ (wedding planner) và stylist

Tổ chức một đám cưới có thể căng thẳng với nhiều công việc cần phải thực hiện. Nếu bạn muốn cho khách sạn tiệc cưới là một nơi tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp, hãy giúp khách hàng đỡ căng thẳng và bận rộn với một số công đoạn. Ví dụ như liên hệ với các chuyên gia tổ chức tiệc cưới, những người có thể đảm nhận tất cả các chi tiết hậu cần, từ sắp xếp bàn ăn đến giao đồ trang trí. Ngoài ra, một stylist sẽ giúp lựa chọn màu sắc và chất liệu vải, sắp xếp hoa và vô vàn việc khác, để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn trong ngày đặc biệt.

Thợ quay phim và chụp ảnh

Quay phim và chụp hình là 2 nhân sự quan trọng, bắt buộc phải có trong bất kỳ tiệc cưới nào. Bởi lẽ, họ ghi lại và lưu giữ những khoảnh khắc quan trọng, đẹp nhất cuộc đời cô dâu và chú để, để họ thoải mái chia sẻ và nhắc về chúng trong tương lai. Bạn có thể đề xuất những chuyên gia chụp hình, quay phim tốt nhất đang có tại khách sạn tiệc cưới của mình, để đảm bảo rằng mọi khoảnh khắc quan trọng đều được ghi lại.

Đầu bếp và phục vụ ăn uống

Điều quan trọng khi xây dựng khách sạn tiệc cưới đó là cung cấp nhiều lựa chọn thực phẩm, món ăn khác nhau cho cô dâu chú rể lựa chọn. Hãy chuẩn bị các gợi ý tốt nhất, phù hợp với từng nhóm khách hàng để cung cấp nhiều lựa chọn thực đơn cho tiệc cưới, và cũng tạo ra một trải nghiệm ẩm thực đa dạng, phong phú tại khách sạn của bạn hơn.

Thợ làm tóc, makeup, spa…

Hãy đặt vấn đề đối tác với các giải pháp địa phương và giới thiệu cơ sở của họ cho sự kiện. Bạn cũng nên tìm một thợ làm tóc tài năng, một makeup để trang điểm cho cô dâu và một spa địa phương để hỗ trợ tốt nhất cho sự kiện.

DJ, người hỗ trợ kỹ thuật âm thanh và ánh sáng

Khi bạn nói đám cưới, người khác sẽ nghe thấy tiệc tùng. Để làm cho trải nghiệm khách hàng của bạn trở nên khó quên, vì thế mà đừng ngần ngại cung cấp cho họ các tùy chọn giải trí và nhạc sống. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần các ổ cắm điện có sẵn bên ngoài hoặc trong hội trường hôn lễ. Hãy nghĩ đến việc cung cấp các trò chơi cho trẻ em như bóng, trò chơi ngoài trời và trò chơi trên bàn, hoặc bóng bàn cho những người lớn tuổi hơn.

Những việc cần làm trước khi quảng cáo khách sạn tiệc cưới

Một khi bạn tự tin rằng khách sạn của mình đủ điều kiện để tổ chức tiệc cưới, thì đã đến lúc thực hiện bước tiếp theo, cũng như phân tích cách bạn sẽ quảng cáo cơ sở của mình một cách phù hợp. Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào thị trường ngách này, điều quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để bạn có thể thu được những hiểu biết có giá trị giúp bạn duy trì tính cạnh tranh trong ngành tiệc cưới. Vì vậy, hãy xem qua những lĩnh vực quan trọng nhất để tập trung vào nghiên cứu của bạn.

Xác định thị trường mục tiêu của khách sạn

Xác định thị trường mục tiêu cho nghiên cứu của bạn. Điều này có thể bao gồm vị trí địa lý nơi bạn hoạt động hoặc nơi có khách tiềm năng của bạn. Xem xét các yếu tố như nhân khẩu học, sở thích và ngân sách để thu hẹp thị trường mục tiêu của bạn.

Thu thập dữ liệu về giá cả và các gói của các đối thủ, thị trường trong khu vực

Thu thập dữ liệu về giá cả và các gói được cung cấp bởi các địa điểm tiệc cưới khác nhau. Điều này có thể bao gồm thông tin về phí thuê, chi phí ăn uống, cơ sở bổ sung và bất kỳ khoản phí hoặc lệ phí nào khác.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Nghiên cứu và phân tích đối thủ cạnh tranh của bạn. Kiểm tra các địa điểm tổ chức tiệc cưới của Airbnb và cơ sở cho thuê tiệc cưới của Vrbo để hiểu điểm mạnh, điểm yếu, giá cả và chiến lược tiếp thị của họ. Đặc biệt, hãy cố gắng tìm các cơ sở cho thuê trong khu vực của bạn và luôn kiểm tra các đánh giá từ khách hàng của họ để biết các mẹo và cảm hứng. Điều này sẽ giúp bạn xác định các cơ hội mà giúp bạn tạo sự khác biệt trên thị trường.

Tìm hiểu và bắt kịp xu hướng của ngành

Luôn cập nhật các xu hướng, tin tức và sự phát triển mới nhất của ngành trong thị trường tổ chức tiệc cưới. Theo dõi các ấn phẩm trong ngành, chẳng hạn như The Knot, WeddingWire… và tham dự các sự kiện trong ngành và tham gia các mạng lưới chuyên nghiệp để được cập nhật thông tin về các xu hướng, thách thức và cơ hội mới nhất trong ngành tổ chức tiệc cưới.

Một vài chuẩn bị cần có cho khách sạn tiệc cưới

Một số yếu tố khác, liên quan đến an toàn, hậu vần và quản lý mà bạn cần lưu ý khi nhận tổ chức tiệc cưới tại khách sạn tiệc cưới của mình.

Các biện pháp an toàn

Đảm bảo rằng địa điểm của bạn đáp ứng tất cả các quy định và quy tắc an toàn của địa phương, bao gồm an toàn cháy nổ, khả năng tiếp cận cho khách khuyết tật và bất kỳ yêu cầu liên quan nào khác.

Bảo hiểm

Cân nhắc mua bảo hiểm trách nhiệm pháp lý để bảo vệ bản thân và tài sản của bạn trong trường hợp xảy ra tai nạn hoặc thiệt hại trong các sự kiện.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Có một đội ngũ nhân viên được đào tạo và chuyên nghiệp để hỗ trợ thiết lập, phân bố, điều phối và các nhiệm vụ khác liên quan đến sự kiện để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho cặp đôi và khách mời của họ.

Đồ trang trí

Có phông nền trung tính, được bảo trì tốt để các cặp đôi có thể cá nhân hóa không gian bằng đồ trang trí của riêng họ. Điều này có thể bao gồm một khung vẽ trống để họ tự trang trí theo cách riêng hoặc cung cấp một số đồ trang trí cơ bản có thể được sử dụng như một phần của gói cho thuê.

Để quảng cáo khách sạn tiệc cưới hiệu quả thì cần làm gì?

Giờ đây, bạn có thể bắt tay vào thực hiện ý tưởng của mình. Để giúp bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã nhấn mạnh các bước quan trọng nhất trong tiếp thị và quảng cáo khách sạn tiệc cưới của bạn.

Xây dựng website khách sạn

Khi xác định khách sạn tiệc cưới là một địa điểm tổ chức tiệc cưới, sẽ có nhiều thứ cần phải liệt kê chi tiết hơn. Nhưng đừng lo quá, bởi bạn có thể sử dụng công cụ xây dựng website từ giải pháp để dễ dàng tạo một website dành riêng cho khách sạn tiệc cưới của mình.

Ngoài việc là nền tảng hoàn hảo để giới thiệu chỗ nghỉ và cơ sở của mình, bạn còn có thể chấp nhận đặt phòng trực tiếp, cho phép bạn tránh mọi khoản phí hoa hồng kênh OTA. Đảm bảo website khách sạn của bạn hấp dẫn về mặt hình ảnh, dễ điều hướng và có tất cả thông tin liên quan về chỗ nghỉ.

Thêm vào đó, bạn có thể làm cho website của mình dễ dàng hơn đối với khách hàng tiềm năng bằng cách triển khai chiến lược SEO hiệu quả. Nhắm mục tiêu các từ khóa nhất định, chẳng hạn như địa điểm tổ chức tiệc cưới ở Đà Nẵng… để thử và tạo ra nhiều lưu lượng truy cập website nhất có thể.

Đăng bán phòng trên kênh OTA phù hợp

Hơn 4.400 người ở Mỹ tìm kiếm Địa điểm tổ chức đám cưới Airbnb hàng tháng và gần 600 người tìm kiếm Địa điểm tổ chức đám cưới Vrbo mỗi tháng. Rõ ràng, nhu cầu của thị trường là rất lớn về khách sạn tiệc cưới cho tiệc cưới.

Liệt kê cơ sở của bạn trên các kênh OTA hàng đầu, như Airbnb, Vrbo và Booking.com… cũng như các kênh OTA thích hợp chuyên về tiệc cưới, bao gồm Wedding Booking System và Weddingly là một điều nên làm, và không nên chần chừ.

Hãy nhớ rằng nếu liệt kê trên nhiều kênh OTA khác nhau, bạn cần có một Channel Manager để giúp bạn đồng bộ hóa và quản lý các đặt phòng của mình trên tất cả các nền tảng.

Đăng tải, chia sẻ tin tức trên mạng xã hội

Mạng xã hội là công cụ mạnh mẽ để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tạo tài khoản mạng xã hội trên Facebook, Instagram, TikTok hay YouTube… cho khách sạn tiệc cưới của bạn. Rồi sau đó là đăng ảnh, video và thông tin về khách sạn cũng như lời chứng thực và đánh giá từ những khách hàng hài lòng sẽ tăng cơ hội tiếp cận, sự tin cậy và tìm đến của nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Làm việc, hợp tác với chuyên gia hôn lễ

Xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia hôn lễ địa phương và cung cấp cho họ các ưu đãi để quảng cáo cho khách sạn tiệc cưới của bạn. Cân nhắc đưa ra mức giá chiết khấu hoặc phí giới thiệu để khuyến khích họ quảng bá cơ sở của bạn.

Tham dự các hội nghị tiệc cưới

Tham dự các triển lãm tiệc cưới và triển lãm thương mại tại địa phương để giới thiệu khách sạn tiệc cưới của bạn, ở đó hãy cung cấp tài liệu quảng cáo, tờ rơi hoặc danh thiếp cho các cặp đôi quan tâm và các nhà tổ chức tiệc cưới.

Làm nổi bật các tiện nghi của bạn

Đảm bảo làm nổi bật bất kỳ tiện nghi nào giúp cơ sở cho thuê của bạn trở thành địa điểm tổ chức tiệc cưới tuyệt vời, chẳng hạn như không gian ngoài trời cho các buổi lễ, bãi đậu xe rộng rãi hoặc nơi ở tại chỗ cho khách dự tiệc cưới.

Chụp ảnh chuyên nghiệp và đẹp mắt về khách sạn của bạn

Chụp ảnh chất lượng cao là điều cần thiết để thể hiện tiềm năng của cơ sở kinh doanh của bạn như một địa điểm tổ chức tiệc cưới. Cân nhắc việc thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để chụp ảnh cơ sở kinh doanh và sử dụng những bức ảnh này trong tài liệu tiếp thị của bạn.

Hãy xây dựng các chiến lược tiếp thị để tập trung vào các tính năng, lợi ích độc đáo của khách sạn tiệc cưới của bạn. Khi nhắm mục tiêu tới các khách hàng tiềm năng trong ngành tiệc cưới, bạn có thể tăng khả năng hiển thị của khách sạn tiệc cưới của mình và thu hút nhiều lượt đặt trước hơn với tư cách là địa điểm tổ chức tiệc cưới, từ đó gia tăng nhận diện và cải thiện doanh thu một cách có hiệu quả.