Lễ tân trực đêm và tầm quan trọng của nó trong ngành khách sạn

Lễ tân trực đêm là quá trình khi một khách sạn đối chiếu các giao dịch tài chính hàng ngày của mình vào những giờ khuya hoặc sáng sớm. Người phụ trách lễ tân trực đêm xác minh các tài khoản của khách, chuẩn bị báo cáo cho ban quản lý và đảm bảo tính chính xác tài chính của khách sạn.

Hãy cùng khám phá lễ tân trực đêm bao gồm những gì, tại sao nó quan trọng, các loại lễ tân trực đêm khác nhau và các bước quan trọng nhất trong quá trình này.

Lễ tân trực đêm trong khách sạn là gì?

Lễ tân trực đêm là một quá trình quan trọng được sử dụng trong các khách sạn để đảm bảo sự chính xác tài chính, hiệu quả hoạt động, tuân thủ quy định và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng các hoạt động và giao dịch hàng ngày của khách sạn trong những giờ ít hoạt động, các khách sạn có thể duy trì tính chính xác tài chính, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu suất.

Tại sao lễ tân trực đêm quan trọng trong ngành khách sạn?

Lễ tân trực đêm phục vụ một số mục đích quan trọng:

Độ chính xác tài chính

Đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn tài chính trong hồ sơ của khách sạn là mục tiêu chính của lễ tân trực đêm. Nó bao gồm việc đối chiếu các nguồn doanh thu, chẳng hạn như phí phòng, doanh thu từ thực phẩm và đồ uống, và các khoản phát sinh khác. Điều này giúp ngăn ngừa sự khác biệt có thể ảnh hưởng đến uy tín và khả năng sinh lời của khách sạn.

Xem xét tài khoản của khách

Người lễ tân trực đêm xem xét các tài khoản của khách để kiểm tra sự chính xác của việc thanh toán. Điều này cho phép điều chỉnh kịp thời bất kỳ sự bất thường nào trong phí phòng hoặc giá, duy trì sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

Hiệu quả hoạt động

Giữa những hoạt động bận rộn hàng ngày của khách sạn, các nhiệm vụ đôi khi có thể bị bỏ qua. Người lễ tân trực đêm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu các quy trình hoạt động bằng cách cập nhật tồn kho, tạo báo cáo và đảm bảo các yêu cầu bảo trì được xử lý, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể.

Quản lý rủi ro và tuân thủ quy định

Các khách sạn phải tuân thủ các yêu cầu quy định khác nhau, bao gồm quy định về thuế và tiêu chuẩn kế toán. Lễ tân trực đêm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự tuân thủ bằng cách thường xuyên xem xét các giao dịch tài chính và tài khoản của khách. Quá trình này giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn như thanh toán gian lận, đặt phòng đáng ngờ hoặc đánh cắp nội bộ.

Các loại lễ tân trực đêm

Có hai loại lễ tân trực đêm chính: kiểm toán thủ công và kiểm toán tự động.

Lễ tân trực đêm thủ công

Trước khi công nghệ tự động hóa ra đời, lễ tân trực đêm được thực hiện thủ công. Nhân viên đối chiếu giao dịch, xác minh tài khoản của khách, cập nhật tồn kho và chuẩn bị báo cáo bằng phần mềm kế toán cơ bản. Các kiểm toán thủ công dễ bị lỗi và sai sót.

Lễ tân trực đêm tự động

Với sự phát triển của công nghệ như Mews, các khách sạn hiện có thể tự động hóa lễ tân trực đêm vào những giờ khuya. Các kiểm toán tự động rút báo cáo, đối chiếu giao dịch tài chính, cập nhật tài khoản của khách và tạo báo cáo cần thiết. Tích hợp lễ tân trực đêm vào một hệ thống PMS giúp đồng bộ dữ liệu và báo cáo theo thời gian thực, giảm thiểu rủi ro do lỗi con người. Các khách sạn hưởng lợi từ hiệu quả hoạt động được cải thiện bằng cách tự động hóa các công việc thường xuyên.

Các bước quan trọng trong quá trình lễ tân trực đêm

Các bước chính trong quá trình lễ tân trực đêm bao gồm:

– Đóng các giao dịch hàng ngày.

– Xác minh tài khoản của khách.

– Cập nhật tồn kho phòng.

– Xử lý thanh toán và phát hành hoàn tiền cần thiết.

– Đối chiếu tiền mặt và các phương thức thanh toán khác.

– Tạo báo cáo.

– Đóng ngày và chuẩn bị cho ngày tiếp theo.

Người lễ tân trực đêm có trách nhiệm tài liệu và xem xét tất cả các quy trình lễ tân trực đêm, duy trì hồ sơ chính xác và đảm bảo tính chính xác tài chính, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành.

Cách phần mềm quản lý khách sạn hoạt động mà không cần lễ tân trực đêm

Mỗi đêm vào lúc nửa đêm, phần mềm quản lý khách sạn tự động chuyển sang ngày tiếp theo, phản ánh cách các ngày trôi qua. Quá trình này diễn ra liên tục, không cần can thiệp thủ công với nút ‘thực hiện lễ tân trực đêm’. Mọi thứ hoạt động tự động trên đám mây – tất cả thông tin cần thiết được xử lý ngay lập tức. Nếu cần điều chỉnh, chẳng hạn như nhận khách sau nửa đêm, bạn vẫn có thể thực hiện các thay đổi đó một cách dễ dàng.

Vậy thực tế nó hoạt động như thế nào?

Về mặt tài chính, các khoản phí được ghi nhận khi một đặt phòng hoặc dịch vụ được tạo ra và xử lý ngay lập tức mà không cần lễ tân trực đêm chuyên dụng. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra lỗi. Việc ghi nhận ngay lập tức cho phép báo cáo theo thời gian thực không chỉ cho các ngày trước mà còn cho các khoảng thời gian tương lai, giúp bạn dễ dàng kiểm tra doanh thu dự kiến cho các tháng tới.

Tuy nhiên, không phải ai cũng nhận phòng trước nửa đêm. Mews có một giải pháp gọi là cửa sổ lịch sử có thể chỉnh sửa. Bạn có thể định nghĩa khoảng thời gian cho cửa sổ này, trong thời gian đó bạn có thể sửa đổi bất kỳ đặt phòng nào trong phần mềm quản lý đặt phòng, thường cho phép thay đổi lên đến bảy ngày trước đó. Khả năng này hoạt động như một chuyến du hành thời gian, giúp bạn sửa lỗi và duy trì hồ sơ chính xác.

Ví dụ, nếu một khách dự kiến nhận phòng vào ngày 1 tháng 8 nhưng đến sau nửa đêm, Mews tự động chuyển sang ngày tiếp theo (không cần lễ tân trực đêm). Tuy nhiên, vào lúc 1 giờ sáng khi khách đến để nhận phòng, bạn chỉ cần nhấp vào ‘nhận phòng’ trên đặt phòng, điều chỉnh ngày đến thành ngày 1 tháng 8. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn chính xác và được cập nhật ngay lập tức cho mục đích báo cáo.

Nói về báo cáo, bạn xem xét các báo cáo lễ tân trực đêm hàng ngày như thế nào?

Các báo cáo của chúng tôi có thể được lọc theo ngày và giờ, cho phép bạn tùy chỉnh tần suất của chúng dựa trên quy trình làm việc của bạn. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch báo cáo được gửi hàng giờ, hàng ngày hoặc hàng tuần đến bất kỳ địa chỉ email nào, loại bỏ nhu cầu in ấn và tạo điều kiện dễ dàng chia sẻ với nhóm của bạn.

Cách Koncept Hotels có được lợi ích từ việc không có lễ tân trực đêm

Koncept Hotels là chuỗi khách sạn tiên tiến với các tài sản phong cách tại ba quốc gia. Trước khi chuyển sang Mews, quy trình lễ tân trực đêm đã gây ra nhiều vấn đề cho họ. Những khách không đến trước 10 giờ tối được nhận phòng thủ công bất kể thời gian thực sự của họ, dẫn đến số liệu dọn phòng không chính xác do không chắc chắn về các phòng đã được dọn dẹp. Thêm vào đó, trong một số khách sạn không có nhân viên, các thành viên trong đội phải thực hiện lễ tân trực đêm từ nhà của họ.

Giờ đây, chúng tôi không thực hiện lễ tân trực đêm, chúng tôi có số liệu dọn phòng chính xác 100% vào cuối tháng. Chúng tôi biết có bao nhiêu người đã nhận phòng, chúng tôi biết có bao nhiêu người không đến.

Daniel Hrkać, Trưởng Bộ Phận Vận Hành, Koncept Hotels

Tự động hóa là rất quan trọng đối với Koncept Hotels, đặc biệt là trong các tài sản không có nhân viên, nơi không cần sự hiện diện vật lý để thực hiện các nhiệm vụ lễ tân trực đêm hoặc kiểm tra tài chính.

Chấp nhận một cách nghĩ mới

Chỉ vì lễ tân trực đêm như chúng ta biết đã tồn tại từ lâu, không có nghĩa là đó là cách đúng hoặc tốt nhất để thực hiện. Thực tế là không phải vậy. Chúng tôi hiểu rằng thay đổi có thể hơi đáng sợ, nhưng đó là cách duy nhất để chúng tôi tiếp tục thúc đẩy ngành của chúng ta tiến về phía trước.