Tìm hiểu về tự động hóa và cách áp dụng cho khách sạn của bạn

Công nghệ tự động hóa nói chung đã dần thay thế các công việc thủ công theo thời gian, như là bạn không còn thấy ai đó giặt quần áo bằng tay nữa. Trong ngành khách sạn, công nghệ tự động hóa đang tạo ra nhiều thay đổi tích cực trong những năm gần đây, giúp các chủ và quản lý khách sạn tiết kiệm được nhiều tiền bạc lẫn công sức, cải thiện quy trình, tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bài viết sau sẽ nói về tự động hóa trong khách sạn, cách hoạt động và làm thế nào để áp dụng chúng trong cơ sở lưu trú của bạn.

Tự động hóa khách sạn là gì?

Tự động hóa trong khách sạn là tự động thực hiện các thao tác, công việc vốn thường được thực hiện thủ công, hoặc phải có sự can thiệp của con người. Thông thường, tự động hóa khách sạn được thực hiện qua các phần mềm và công nghệ, để đem lại lợi ích cho cả chủ khách sạn lẫn du khách – để tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng trong khách sạn.

Ngoài ra, tự động hóa khách sạn còn là tối ưu các hoạt động, quy trình thủ công bằng cách áp dụng công nghệ để hoàn thành nhanh nhiệm vụ mà không phải tốn quá nhiều công sức, nhân sự để thực hiện. Bằng cách này, khách sạn sẽ đạt được hiệu quả chi phí, cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của du khách, cụ thể là giảm bớt thời gian chờ tại quầy lễ tân và xử lý các giao dịch nhanh chóng, thuận tiện hơn.

Khách sạn có thể áp dụng nhiều hình thức tự động hóa nhằm tăng sự hài lòng cho du khách và cải thiện hoạt động khách sạn. Với du khách, đó là tích hợp quầy check in tự động để nhận phòng, các công nghệ thông minh trong phòng (điều khiển từ xa, thông qua giọng nói, tự động thực hiện yêu cầu…) hay các dịch vụ và tính năng công nghệ… để giúp họ trải nghiệm tốt nhất những gì đang có tại khách sạn. Với hoạt động quản lý khách sạn, đó là tự động lên lịch, quản lý bao quát hoặc đánh giá hiệu quả hoạt động, cải thiện quy trình dọn phòng khách sạn…

Tự động hóa trong khách sạn là tự động thực hiện các thao tác, công việc vốn thường được thực hiện thủ công, hoặc phải có sự can thiệp của con người.

Tự động hóa khách sạn có thể mang lại lợi ích cho khách sạn nhỏ của bạn?

Với các nội dung nêu trên, các khách sạn có thể khai thác tự động hóa để đem lại hiệu quả, và hãy cùng đi vào chi tiết những lợi ích từ chúng trong các mục dưới đây.

Giảm bớt căng thẳng cho nhân viên khách sạn

Tự động hóa giúp giảm bớt căng thẳng cho nhân viên khách sạn, khi các công việc thủ công, phải lặp lại hàng ngày đều được thực hiện tự động, giúp giảm thời gian và đỡ nhàm chán. Điều này giúp họ có thể dành thời gian để tập trung vào các công việc đem lại hiệu quả tốt hơn, như tạo ra những trải nghiệm tích cực cho du khách. Điều này vừa gián tiếp tạo nên sự tích cực cho công việc, vừa khiến họ cảm thấy bản thân như một phần trải nghiệm của du khách.

Hoạt động khách sạn diễn ra ổn định hơn

Một trong những mục tiêu chính khi áp dụng tự động hóa trong khách sạn là cải tiến các quy trình vận hành. Cải thiện quy trình vận hành ở đây có nghĩa là mọi thứ (công việc, công việc, yêu cầu…) đều vận hành ổn định xuyên suốt cả quá trình khi khách nhận phòng, gửi yêu cầu đến khi họ trả phòng.

Cụ thể, khách sạn có thể tự động hóa quầy lễ tân, dọn phòng cho đến các hoạt động tổng thể trong khách sạn. Chúng sẽ giúp các dịch vụ phòng vận hành nhanh hơn, kiểm soát chặt chẽ việc đặt phòng và theo dõi doanh thu, hoạt động của lễ tân lẫn dọn phòng và các hoạt động khác trong khách sạn.

Khi sử dụng công cụ, phần mềm phù hợp, khách sạn có thể giảm bớt những rủi ro, sai sót, giúp việc lập kế hoạch và vận hành khách sạn diễn ra nhanh chóng, trơn tru và hiệu quả. Chính vì thế, chúng ta có thể nói rằng – tự động hóa đem lại lợi ích cho tất cả mọi người, cả nhân viên khách sạn lẫn du khách tại khách sạn.

Cải thiện quy trình check in

Khi áp dụng tự động hóa, khách sạn có nhiều cách để cải thiện quy trình check in. Điều này giúp giảm thiểu sự chờ đợi, tạo ấn tượng tích cực cho du khách khi đặt chân đến khách sạn của bạn. Đây cũng là lý do tại sao, việc áp dụng tự động hóa là vô cùng cần thiết và quan trọng, cần áp dụng ngay cho khách sạn của bạn.

Khách sạn có thể cung cấp dịch vụ nhận phòng linh hoạt, để du khách có thể checkin vào khung giờ nào họ có thể đến. Đây cũng là cách hữu hiệu để bán kèm dịch vụ và thu thập thêm dữ liệu của khách hàng.

Một cách khác để tự động hóa quy trình là tích hợp quầy chick tự động, giúp du khách kiểm tra thông tin và xuất trình giấy tờ, nhận chìa khóa và thanh toán tự động, liền mạch, giúp đẩy nhanh quá trình thực hiện các thủ tục.

Thu thập dữ liệu khách hàng và thông tin về thị trường

Khi bạn không có nhiều thời gian và nguồn lực để kinh doanh khách sạn hiệu quả, bạn cần thu thập dữ liệu về thị trường lẫn du khách để hiểu rõ, đáp ứng tốt các sự thay đổi về nhu cầu, biến động lẫn xu hướng du lịch trong hiện tại lẫn tương lai.

Thông qua các công cụ, công nghệ khách sạn hiện hành, bạn có thể thu thập để hiểu rõ hơn về khách sạn của mình – đang hoạt động tốt đến đâu và trải nghiệm của du khách đang ở mức độ nào, nhằm đưa ra những đánh giá và đo lường, điều chỉnh thích hợp để tạo nên sự vận hành phù hợp, hiệu quả.

Kiểm soát toàn bộ hoạt động trong khách sạn

Khi áp dụng tự động hóa, khách sạn vừa kiểm soát được hoạt động, và du khách cũng được trao quyền để có thể cá nhân hóa trải nghiệm của bản thân. Như vậy, khi có công cụ tự động hóa phù hợp, khách sạn có thể đáp ứng yêu cầu và mong muốn của du khách mà không cần nhiều nguồn lực và nỗ lực.

Cụ thể, khi tích hợp công cụ tự động hóa vào phần mềm quản lý khách sạn, nhân viên khách sạn có thể xử lý mọi hoạt động mọi lúc mọi nơi, từ giải quyết các công việc và nhiệm vụ, cho đến đáp ứng yêu cầu của du khách, cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách giảm bớt các thao tác thừa thãi, không cần thiết.

Cuối cùng, các khách sạn theo chuỗi đang áp dụng công nghệ nhiều hơn là các khách sạn vừa và nhỏ. Đây là cơ hội để bạn vượt lên các đối thủ cùng phân khúc, khi áp dụng công nghệ và tự động hóa để tạo ra khác biệt cho khách hàng. Và nếu như khách sạn của bạn từ chối áp dụng tự động hóa lẫn công nghệ khách sạn, các vấn đề và rủi ro thường gặp khi vận hành khách sạn sẽ có nguy cơ xảy ra cao hơn, ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh của khách sạn lớn hơn.

Từ những điều trên, tự động hóa sẽ giúp khách sạn và từng nhân viên có thể tập trung vào những công việc quan trọng, và tạo nên trải nghiệm tích cực cho du khách.

Tự động hóa trong khách sạn và trải nghiệm của du khách

Ngoài các thao tác, công việc mà khách sạn có thể áp dụng tự động hóa như đã nêu ở trên, thì tự động hóa còn có thể áp dụng ở việc quản lý thông tin và trạng thái phòng. Du khách là người hưởng lợi lớn nhất khi khách sạn thực hiện điều này, bởi họ sẽ ít phải chờ đợi khi làm thủ tục nhận phòng hơn. Sau một quá trình dài di chuyển cùng mớ hành lý lỉnh kỉnh, sự thuận tiện và nhanh chóng sẽ giảm đi rất nhiều cảm giác bực bội, khó chịu.

Đầu tiên là trong phòng khách sạn, tự động hóa có thể áp dụng cho các thiết bị, đồ dùng nhằm nâng cao trải nghiệm. Ví dụ, du khách có thể dễ dàng điều khiển ánh sáng, lò sưởi, điều hòa, quạt, tivi hay rèm… để tạo nên sự thoải mái và tiện ích.

Tiếp theo, du khách có thể yêu cầu dịch vụ, hỗ trợ thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại di động, máy tính bảng… thay vì phải gọi qua quầy lễ tân khách sạn.

Và cuối cùng, trong thời gian lưu trú lẫn khi du khách rời đi, khách sạn có thể thông qua thông tin liên lạc để yêu cầu họ đánh giá trực tuyến hoặc thực hiện khảo sát về trải nghiệm tại khách sạn.

Các công cụ tự động hóa cho khách sạn

Các giải pháp từ các nhà cung cấp hiện nay đều tương tự, giúp ích cho việc quản lý và vận hành khách sạn hiệu quả. Cùng tìm hiểu về những giải pháp tiêu biểu và cách chúng đem lại hiệu quả cho khách sạn.

Phần mềm lễ tân

Phần mềm lễ tân là hệ thống trung tâm, là nơi kiểm soát và tự động hóa toàn bộ công việc của quầy lễ tân khách sạn, từ cập nhật thông tin và giá phòng, xử lý đặt phòng cho đến quản lý thông tin khách hàng, duy trì liên lạc, lên lịch dọn phòng, lập hóa đơn và xuất báo cáo…

Channel Manager

Channel Manager cho phép khách sạn kết nối với các kênh đặt phòng ưu thích, quảng bá và tiếp thị toàn bộ danh sách phòng cùng lúc. Khi chúng được kết nối với quầy lễ tân khách sạn, công cụ này sẽ tự động cập nhật trạng thái phòng ngay lập tức khi phòng được bán, hủy diễn ra.

Kênh bán phòng trực tiếp

kênh bán phòng trực tiếp cho phép tiếp nhận và xử lý thông tin đặt phòng trực tiếp thông qua website, hoặc fanpage khách sạn. Chúng ít, hoặc không phải tốn phí hoa hồng, chi phí cho bên thứ 3 hoặc các chi phí khác. Khách sạn cũng có thể thiết lập, setup các chương trình khuyến mãi, ưu đãi và chính sách giá ngay trên kênh bán phòng trực tiếp. Du khách được hưởng lợi khi không phải tốn thêm chi phí, mà thao tác đặt phòng cũng diễn ra nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện.

Như vậy, tự động hóa đem lại nhiều lợi ích và hiệu quả cho khách sạn khi áp dụng, vận hành. Việc cập nhật, khai thác các công cụ và công nghệ khách sạn để tự động hóa cũng đang là xu thế và khách sạn của bạn nên thực hiện để tạo nên những trải nghiệm tích cực, và cải thiện doanh thu cho khách sạn của mình.