Quản lý khách sạn trong mùa du lịch cao điểm

Bất cứ khi nào khách sạn của bạn có một giai đoạn đặc biệt bận rộn sắp tới, bạn cảm thấy như thế nào?

A: Hào hứng.

B: Căng thẳng.

C: Cả hai.

Đối với hầu hết các chủ khách sạn, câu trả lời thường là C, nhưng trong thế giới lý tưởng, ai cũng sẽ chọn A. Tin vui là, có những giải pháp giúp điều này trở thành hiện thực.

Mùa du lịch cao điểm là gì?

Trước khi đi vào cách khắc phục, hãy cùng nhìn lại vấn đề. Mùa cao điểm, mùa bận rộn – dù bạn gọi nó là gì, hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ khách sạn đều có một (hoặc nhiều) mùa cao điểm, tùy thuộc vào loại tài sản, vị trí và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Mùa du lịch cao điểm là khoảng thời gian trong năm khi nhu cầu cao nhất và tỷ lệ lấp đầy tăng vọt (hy vọng rằng doanh thu trên mỗi khách (RevPAM) cũng vậy), có thể kéo dài trong vài tháng, vài tuần, hoặc thậm chí chỉ trong vài ngày ngắn ngủi. Giai đoạn này cũng có thể đòi hỏi phải tuyển thêm nhân viên, trừ khi bạn sử dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động.

Khi nào là mùa cao điểm của các khách sạn?

Thông thường, mùa cao điểm rơi vào những tháng mùa hè (đặc biệt là trong kỳ nghỉ hè của học sinh), và những giai đoạn bận rộn thường trùng với các sự kiện địa phương, chẳng hạn như một giải đấu thể thao, sự kiện dài như Eurovision, hoặc khi một chuyến lưu diễn lớn đến thành phố – như tour diễn của Taylor Swift chẳng hạn.

Tất nhiên, cũng có nhiều ngoại lệ. Các khu nghỉ dưỡng trượt tuyết và các điểm đến tương tự có thể đạt đỉnh trong các tháng mùa đông, và khoảng thời gian Giáng sinh và Năm mới thường có mức giá phòng cao nhất trong năm.

Chiến lược quản lý tài sản trong mùa cao điểm

Có rất nhiều bước mà bất kỳ doanh nghiệp dịch vụ khách sạn nào cũng có thể thực hiện để đảm bảo thành công trong mùa cao điểm. Dưới đây là mười chiến lược bạn nên áp dụng:

Tự động điều chỉnh giá

Tăng nhu cầu là điều tốt, nhưng sẽ tuyệt vời hơn nếu bạn có thể chuyển hóa nhu cầu đó thành nhiều doanh thu hơn. Tự động điều chỉnh giá có nghĩa là bạn có thể thiết lập các tham số để tối đa hóa giá phòng dựa trên nhu cầu. Bạn có thể làm điều này trực tiếp trong hệ thống quản lý tài sản (PMS), trong khi các công cụ quản lý doanh thu chuyên dụng sẽ sử dụng thuật toán dựa trên các yếu tố thay đổi như giá của đối thủ cạnh tranh và dữ liệu lịch sử.

Giải pháp tự phục vụ cho việc nhận và trả phòng

Những giai đoạn bận rộn không nhất thiết phải tạo ra hàng dài chờ đợi tại quầy lễ tân. Hãy cho khách hàng tùy chọn cách họ muốn nhận và trả phòng. Đó có thể là nhận phòng trực tuyến hoặc tại một ki-ốt tự phục vụ ở sảnh, hoặc thậm chí cả hai. Bất kể lựa chọn nào, nó sẽ giúp khách đến phòng nhanh hơn và giảm bớt áp lực cho nhân viên lễ tân.

Bảng điều khiển và dòng thời gian để theo dõi phòng và đặt chỗ nhanh chóng

Đừng bắt nhân viên của bạn phải điều hướng qua nhiều tab để tìm thông tin cần thiết. Hãy chọn một hệ thống PMS với bảng điều khiển dễ sử dụng hoặc dòng thời gian đặt chỗ để họ có thể xem những gì cần thiết ngay lập tức, giúp khách không phải chờ đợi và đội ngũ của bạn có thêm thời gian để tương tác sâu hơn với khách hàng.

Cập nhật tình trạng phòng trên ứng dụng di động

Một ứng dụng là cần thiết cho hoạt động dọn phòng hiệu quả và hiện đại. Nó cho phép đội ngũ dọn phòng cập nhật trạng thái phòng ngay khi họ hoàn thành, và sau đó hệ thống PMS sẽ tự động cập nhật. Không cần làm phiền lễ tân bằng các cuộc gọi, cũng không cần đợi đến cuối ca để cập nhật trạng thái phòng hàng loạt. Hơn nữa, nó mang lại cơ hội để cung cấp nhận phòng sớm cho khách.

Quy trình đào tạo nhân viên nhanh chóng

Nếu bạn cần tuyển dụng nhân viên mới trong thời gian bận rộn, bạn cần có khả năng đào tạo họ nhanh chóng và hiệu quả. Hãy chọn một hệ thống PMS dễ học, với các chương trình đào tạo tự hướng dẫn toàn diện mà không yêu cầu nhân viên hiện tại của bạn phải mất nhiều thời gian trong ngày bận rộn của họ.

Bán thêm kỹ thuật số

Hãy nói về việc tối đa hóa doanh thu. Nhiều khách hơn đồng nghĩa với nhiều cơ hội bán thêm và bán chéo hơn, vì vậy bạn cần một phương thức để tích hợp liền mạch điều này vào hành trình của khách hàng. Đừng chỉ giao việc này cho nhân viên lễ tân, vì họ có thể cảm thấy quá bận rộn để thực hiện – hãy đưa bán thêm vào sớm hơn trong quá trình, chẳng hạn như trong khi đặt phòng và nhận phòng trực tuyến. Khi họ đã ở tại khách sạn, các ki-ốt và tin nhắn trong suốt thời gian lưu trú cung cấp thêm nhiều cơ hội khác.

Công cụ đặt phòng trực quan

Nói về việc đặt phòng, hãy đảm bảo rằng khách sạn của bạn đã sẵn sàng nhận đặt phòng trực tiếp. Tỷ lệ khách hàng bạn chuyển đổi trên trang web của mình càng cao, số tiền hoa hồng bạn phải trả cho các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) sẽ càng ít. Tùy chỉnh công cụ đặt phòng của bạn để nó đồng bộ với thương hiệu, với hình ảnh và mô tả hấp dẫn. Đây cũng là nơi bạn có thể cung cấp bán thêm và thanh toán an toàn, trên cả máy tính và di động.

Công cụ đặt phòng cho nhiều tài sản

Nếu thương hiệu của bạn có nhiều khách sạn, hãy sử dụng công cụ đặt phòng để giới thiệu các cơ sở khác của bạn. Bằng cách đó, nếu khách chọn những ngày đã kín chỗ, bạn có thể dễ dàng gợi ý những ngày tương tự tại khách sạn khác.

Thanh toán an toàn

Khi thời gian eo hẹp, điều cuối cùng bạn muốn là phải dành hàng giờ để truy đuổi các khoản thanh toán hoặc ghi nhận thông tin thẻ bằng tay. Hãy chọn một nền tảng có tích hợp thanh toán đầy đủ để bạn biết rằng mỗi giao dịch của khách đều an toàn, và bạn có thể nhận thanh toán chỉ với một cú nhấp chuột trong suốt quá trình lưu trú của họ.

Hệ thống điểm bán hàng (POS) tích hợp cho dịch vụ ăn uống (F&B)

Một giải pháp POS tích hợp cũng là một cách tiết kiệm thời gian quý giá trong các giai đoạn bận rộn nhất. Các lựa chọn như đặt hàng kỹ thuật số giúp giảm thời gian chờ đợi của khách, trong khi quản lý tồn kho trực tuyến giúp bạn theo dõi những gì còn sẵn. Khi đến lúc thanh toán, hãy đảm bảo hóa đơn có thể được ghi trực tiếp vào hồ sơ khách trong hệ thống PMS.