Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhà hàng

Một trong những yếu tố thành công trong kinh doanh của các nhà hàng, đó sử dụng phần mềm quản lý. Nhiều chủ sở hữu, quản lý dễ bị cuốn vào khía cạnh con người của việc vận hành, nhưng nếu phần mềm không đáp ứng đủ sự thân thiện thì việc sử dụng sẽ tạo ra bất lợi.

5 vấn đề mà phần mềm quản lý nhà hàng giúp bạn quản lý tốt hơn

Tầm quan trọng của hệ phần mềm quản lý, tính tiền nhà hàng thường bị xem nhẹ trong quá trình kinh doanh. Đôi khi, chúng được xem là máy tính tiền, quẹt thẻ tự động, và chỉ đơn giản là vậy. Tuy nhiên, phần mềm quản lý của nhà hàng còn làm được nhiều hơn thế.

Chúng giúp các hoạt động vận hành trôi chảy hơn, tiết kiệm thời gian của nhân viên và thực khách hơn, đem đến sự trải nghiệm tích cực của khách hàng, và những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của nhà hàng. Giờ, hãy cùng đi vào chi tiết, là những lợi ích của việc sử dụng phần mềm.

Nhà hàng vận hành có tổ chức hơn

Phần mềm quản lý quán ăn, nhà hàng giúp nhà hàng quản lý hàng tồn kho, thay đổi thực đơn linh hoạt, hỗ trợ lập lịch hẹn và thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng khác.

Gia tăng mức độ trung thành của khách hàng

Một số phần mềm còn có khả năng cung cấp mã giảm giá, quà tặng kèm… để tạo ra sự bất ngờ, tăng cường tương tác với khách hàng để giữ chân họ.

Tối ưu hệ thống

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp cải thiện hiệu quả của hệ thống, góp phần tối ưu không gian truy cập khi sử dụng các trạm nhỏ và hiệu quả hơn.

Phục vụ, dịch vụ nhanh hơn

Phục vụ bàn nhanh hơn là giảm nhiều hơn những sai sót, và cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận tiền sảnh (lễ tân, phục vụ bàn…) và hậu sảnh (kế toán, nhân sự, kỹ thuật…).

Thanh toán tự động

Nếu không có phần mềm quản lý khách sạn, việc thanh toán sẽ trở nên khó khăn, chậm chạp, thiếu an toàn.

Trên đây là những tóm tắt cơ bản về lợi ích mà một phần mềm quản lý nhà hàng như giải pháp đem lại – một nền tảng quản lý kinh doanh hoàn chỉnh, vận hành dựa trên đám mây với bộ ứng dụng riêng. Ngoài những điểm nêu trên, thì lượng giao dịch mỗi ngày của nhà hàng cũng đủ lý do cho việc cần một công cụ để hỗ trợ. Tuy vậy, không phải phần mềm quản lý nào cũng được tạo ra như nhau.

Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý chất lượng

Chúng ta đều thống nhất với nhau rằng, việc quản lý thời gian trong ngành nhà là điều vô cùng quan trọng. Công nghệ hiện nay đã có mặt ở khắp các lĩnh vực, nên việc sử dụng chúng để xử lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian các công việc là điều nên làm. Nếu nhà hàng không áp dụng, khách hàng sẽ phát hiện ra.

Một nhà hàng vận hành chậm chạp, kém hiệu quả thì đồng nghĩa tốn thời gian. Hệ thống tốn thời gian đặt hàng, thanh toán, sắp xếp lịch đặt của thực khách… do giao diện không thân thiện hoặc kém trực quan đều ảnh hưởng đến trải nghiệm chung của khách hàng.

Ngân sách của bạn có bao nhiêu?

Có rất nhiều khía cạnh khác nhau cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng cho tiệm của bạn. Một trong số đó chính là ngân sách được sử dụng.

Trước tiên, bạn cần biết mức chi cho phần mềm quản lý nhà hàng của bạn là bao nhiêu. Điều này giúp bạn cân đối, điều chỉnh phạm vi các phần mềm, tính năng nào có thể tiếp cận. Hãy nhớ điều quan trọng, rằng bạn cũng cần trả phí sử dụng hàng tháng, cũng như đáp ứng yêu cầu cơ bản về phần cứng khi sử dụng phần mềm.

Các tính năng chất lượng

Ngoài yếu tố chi phí sử dụng, nhà hàng cũng cần tìm hiểu về các tính năng có trong phần mềm, đặc biệt là các tính năng nâng cao. Nếu ngân sách cho phép, hãy sử dụng nhiều tính năng nhất có thể, bởi chúng sẽ rất hữu ích – không ở hiện tại, mà là sau này.

Tích hợp phần mềm kế toán

Hầu hết các nhà cung cấp giải pháp nhà hàng đều tích hợp tính năng này. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu các nhà cung cấp liệu họ có tích hợp khả năng thời gian thực – giúp nhà hàng tiếng kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Đặt hàng trực tuyến

Phục vụ khách mua đem đi, một số phần mềm tích hợp việc đặt hàng trực tiếp trên hệ thống, hoặc thông qua các ứng dụng từ bên thứ 3 như là Grab, Now…

Đặt bàn trực tuyến

Phục vụ lượng khách ăn tại chỗ, tính năng này có ở rất nhiều phần mềm, cũng như tích hợp thêm vào bên thứ 3 khác.

Thanh toán qua thẻ tín dụng

Hãy đảm bảo việc tương thích, giữa phần cứng (máy POS, máy tính…) và phần mềm quản lý nhà hàng, bởi không phải lúc nào chúng cũng tương thích. Nếu điều này không được đáp ứng, các giao dịch thanh toán sẽ thực hiện thủ công, điều này vừa gây phiền hà cho khách, lại trông kém chuyên nghiệp cho nhà hàng.

Thanh toán di động

Tương lai thanh toán là đây, khi Apple Pay, Samsung Pay… đang dần phổ biến, các ví điện tử như MOMO, AirPay, Viettel Pay… cũng dần được ưa chuộng.

Tiền Tips

Hệ thống phải chấp nhận tiền boa, bởi điều này giúp tăng tiền boa.

Dễ dàng sử dụng

Thân thiện là yếu tố quan trọng nhất nhì phải có với phần mềm quản lý nhà hàng. Chắc hẳn, một phần mềm có đầy đủ tính năng, hỗ trợ toàn bộ công việc, tương thích mạnh mẽ với các thiết bị; nhưng nó sẽ không có ý nghĩa, và khiến lãng phí thêm thời gian của hệ thống, nếu nó không thân thiện, dễ dùng với mọi người.

Để kiểm tra mức độ thân thiện của các phần mềm, hãy thông qua bản dùng thử miễn phí, để xem việc sử dụng trong thực tế sẽ như thế nào. Để đảm bảo điều này, hãy chắc chắn việc bản dùng thử có đầy đủ tính năng như bản chính thức, và tâm thế sử dụng của nhà hàng cũng như đang dùng chính thức. Đây là khoảng thời gian tuyệt vời, giúp nhà hàng xác định mức độ phù hợp, các vấn đề hoặc điểm yếu không phù hợp của phần mềm. Cũng cần nói thêm rằng, hãy kiểm tra mọi tính năng, thử mọi kịch bản có thể xảy ra, để sau này không bị bất ngờ khi nó đến.

Một hệ thống không có nhiều vấn đề khi vận hành, tích hợp là ước mơ của nhiều người. Vai trò quản lý, cũng như nhân viên sẽ không phải lo lắng về việc phần mềm mà họ tin tưởng lại hoạt động không đúng như họ mong muốn. Điều quan trọng là phần mềm phải giúp tiết kiệm thời gian, giải quyết được vấn đề ngay cả trước khi nó xảy ra. Đáp ứng được điều này, không chỉ nhân viên mà khách hàng của bạn cũng sẽ hài lòng, từng bước tạo nên thành công cho nhà hàng, và sự hài lòng cho bản thân người quản lý.